Gestão de compras na indústria: uma questão de sobrevivência

Uma boa gestão de compras é essencial para o desempenho comercial na indústria. Além de o valor pago pelos insumos impactar diretamente o preço final ao consumidor e a competitividade do negócio, os prazos e a qualidade dos fornecedores também são fatores decisivos para a eficiência operacional.

Por essas razões, a responsabilidade nas mãos do gerente de compras e suprimentos de uma empresa é imensa. A rotina de avaliação e relacionamento com os fornecedores somada à negociação de preços e prazos pode se tornar uma jornada exaustiva.

Isso sem contar que ainda é preciso ter preparo para saber como reagir a determinadas situações, como atrasos por greves de caminhoneiros ou aumentos inesperados de demanda. E, claro, tudo isso deve ser feito em compliance.

Pensando em todos esses (e em tantos outros) desafios, trouxemos para este post algumas recomendações e técnicas para a gestão de compras e suprimentos na indústria.

Ainda que muitas práticas sejam velhas conhecidas de quem já é veterano na área, certamente alguma poderá ser interessante para aprimorar os processos no setor.

A verdade é que não existe uma fórmula mágica para garantir o sucesso e a eficiência de uma gestão de compras. Como as condições de trabalho variam de acordo com o setor e com o momento de mercado, a capacidade de adaptação e a própria competência do gestor é que costumam fazer uma enorme diferença.

Além de muito trabalho, existem técnicas que comprovadamente podem contribuir para o sucesso na área. Vamos listar as mais relevantes a seguir. Continue acompanhando para conhecê-las!

Entenda a formulação do seu orçamento

Para negociar com os fornecedores com mais confiança, o gestor de compras deve ter uma compreensão ampla do seu orçamento e não se comprometer financeiramente além do necessário.

É muito importante entender como os valores dos insumos adquiridos impactarão nos preços finais dos produtos e quando a precificação do fornecedor se torna inviável para a operação.

Quando isso acontece, aliás, é fundamental jogar aberto e deixar claro para quem vende que o negócio será frustrado se o preço não atingir um patamar menor.

Qualifique os fornecedores e faça cotações

Uma técnica essencial da gestão de compras é a qualificação de fornecedores. É preciso avaliar a confiabilidade, a capacidade produtiva e até mesmo o relacionamento dos parceiros para saber com quem você pode contar.

Para não fazer comparações entre fornecedores de produtos diferentes, é interessante que o gestor de compras organize e segmente a carteira de parceiros.

Além disso, é fundamental realizar cotações constantes com os fornecedores para ficar por dentro dos valores de mercado e ter mais capacidade de negociação na hora de fechar uma compra.

Conheça seu PCP a fundo

O Plano de Controle de Produção é o mapa logístico de uma indústria compartilhado por diversos setores, sendo que a equipe responsável pelo abastecimento da empresa exerce um papel fundamental na execução desse planejamento.

Para adquirir os suprimentos certos na melhor hora e na quantidade ideal, o gestor de compras deve dominar o PCP, sabendo exatamente quais são os insumos necessários para o bom andamento das operações.

Uma dica é buscar o suporte de um bom software, um recurso que se integre ao ERP da empresa.

Com um software de PCP, é possível gerar ordens de produção automáticas a partir de critérios do plano mestre de produção, gerenciar a compra de insumos na quantidade e na hora certas, além de facilitar a gestão de estoques, entre outras funcionalidades.

Invista em qualidade e saiba negociar

Ao negociar com seus fornecedores, lembre-se de que, muitas vezes, uma redução de preço pode significar também uma queda de qualidade ou até de prioridade. Afinal, se um concorrente se aproxima de um fornecedor com uma disposição financeira maior, o compromisso firmado anteriormente pode ficar em segundo plano.

Para evitar esse tipo de problema, é preciso saber como negociar e exigir garantias na hora de fechar qualquer compra.

Ainda assim, conheça bem os limites de produtividade e orçamento dos seus fornecedores para não extrapolar suas capacidades e correr o risco de provocar atrasos ou quebras de acordo.

Consolide um bom fluxo de trabalho

Para consolidar um bom fluxo de trabalho, é interessante que o gestor de compras procure sempre aprimorar seu conhecimento sobre o operacional da indústria em conversas com pessoas de outros setores. Com isso, é possível entender melhor suas demandas e urgências, além de evitar que atritos no relacionamento prejudiquem o desempenho global da empresa.

Em uma compra de lubrificantes industriais, por exemplo, é interessante entender quais são as demandas dos equipamentos da organização e a periodicidade de reposição do suprimento.

Pode ser interessante conversar com as equipes que efetivamente operam as máquinas para entender melhor como isso acontece.

Correlacione os KPIs de compras e produtivos

Se as vendas são a extremidade final da linha produtiva de uma indústria, a área de compras é a ponta inicial. Por isso, é normal que os indicadores de performance do setor afetem (direta e indiretamente) a performance geral da empresa.

Uma maneira de perceber isso é correlacionando alguns KPIs da operação com aqueles do setor de compras. Insumos que atrasam podem, por exemplo, estar diretamente relacionados ao aumento do lead time — tempo de espera entre o pedido do cliente e a entrega do produto.

Use a matriz de Kraljic

O modelo de Kraljic é uma das metodologias mais consolidadas para a definição da estratégia de compras apropriada para cada produto na indústria. Com essa matriz visual, é possível entender com facilidade as prioridades do setor e os pontos de atenção para a gestão de compras e suprimentos.

Na matriz de Kraljic existem 2 dimensões: impacto sobre o resultado financeiro e incerteza de oferta. A partir delas são gerados 4 quadrantes, que representam categorias de produtos:

1. produtos de rotina, com baixo impacto financeiro e baixa incerteza;
2. produtos de gargalo, com alta incerteza e baixo impacto financeiro;
3. produtos de alavancagem, com alto impacto e baixa incerteza de oferta;
4. produtos estratégicos, com alta incerteza de oferta e alto impacto financeiro.

Enxergar a categoria em que um produto se encontra ajuda na priorização dos processos e até no relacionamento com os fornecedores.

Não cometa estes 4 erros

Para se ter uma boa gestão de compras, é importante não cometer deslizes. Além de atenção com o que deve ser feito, é preciso ainda conhecer alguns erros que devem ser evitados a todo custo. Selecionamos os 4 principais aqui. Confira:

1. poucos orçamentos: mesmo se contar com fornecedores de confiança, nunca deixe de fazer orçamentos com outros para não perder a noção de mercado;
2. falta de planejamento de manutenção: sem um bom plano de manutenção, aquisições emergenciais se tornam mais comuns, prejudicando a gestão de compras;
3. processos indefinidos: ainda que a gestão de compras seja uma área complexa, que demanda ocasionais improvisos, o caos definitivamente não deve ser regra;
4. isolamento do setor de compras: a gestão de compras nunca deve agir como uma ilha na empresa, sendo fundamental o bom relacionamento com outros setores.

Aposte em novas ferramentas

Para ter sucesso como gestor de compras, conte com ferramentas melhores que o papel e a caneta. Que tal adotar softwares especializados que possam maximizar o desempenho da área e facilitar o controle? Além disso, é mais que válido ter aplicativos para catalogar cartões de visita dos fornecedores e usar ferramentas para gerir as tarefas da equipe.

O que você tem que entender o quanto antes é que, com a tecnologia disponível atualmente, é possível render muito mais com bem menos esforço e sem tantos erros. Então o que ainda está esperando para se render à era de compras 4.0?

Por fim, agora que você já conhece as melhores técnicas e dicas para potencializar sua gestão de compras, aproveite o embalo para saber como não errar na escolha de fornecedores para sua empresa!