Manutenção industrial e área de compras: por que integrar?

Promover a integração entre a manutenção industrial e a área de compras é uma estratégia que ajuda a trazer diversos benefícios para a empresa.

Por meio disso, fica mais fácil encontrar saídas para conflitos típicos dessa relação, como preço x qualidade e urgência x procedimentos.

Pensando na relevância que esse trabalho tem para os resultados da organização como um todo, elaboramos este post para mostrar por que integrar é a melhor solução e quais conflitos podem ser solucionados com essa medida. Continue com a leitura para saber mais sobre o assunto!

Exemplo prático de conflito entre a área de compras e a manutenção industrial

O setor de manutenção demanda a compra de determinado item fundamental para a produção. Em seguida, o setor de compras realiza as cotações e encontra um fornecedor que está dentro dos requisitos e ainda oferece um preço satisfatório.

Alguns itens são solicitados para testes e, com a aprovação do pessoal da manutenção, a compra é fechada. Entretanto, depois que os materiais chegam, não apresentam a performance obtida com os testes.

Existem culpados nesse caso? Não necessariamente. Talvez, se a comunicação fosse mais eficaz, todo o trabalho seria feito com base nas especificações e requisitos mínimos e a margem de erro seria consideravelmente menor.

Assim, pode-se dizer que a falha está mais ligada em não trocar as informações necessárias do que a um ou outro setor que não fez o que era esperado. É a integração entre as áreas que ajuda a evitar que esse tipo de situação ocorra.

Nos tópicos a seguir, apresentaremos os principais conflitos que podem ocorrer e o que pode ser feito para evitá-los. Acompanhe!

Urgência do pedido x cumprimento dos procedimentos

Nesse caso, a principal queixa está relacionada ao fato de a área de compras não reconhecer a urgência para a aquisição de determinados itens fundamentais para a operação.

Em contrapartida, o procedimento precisa ser seguido conforme o padrão — coisa que nem sempre o pessoal da manutenção industrial segue à risca.

O problema surge, em grande parte, devido à falta de um planejamento e um cronograma voltado para as manutenções preventivas e preditivas. Se esse trabalho é feito, consegue-se antecipar as necessidades e fazer as solicitações antes que a demanda se torne um caso de urgência.

O importante é parar de agir de forma reativa, esperando a falha surgir, para só então acionar o setor de compras. Com o devido planejamento e a integração entre as áreas, torna-se possível:

• identificar a necessidade de reabastecimento antes que as peças faltem;
• fazer pedidos de compras maiores (ou mais frequentes) em casos nos quais o tempo de espera para a chegada dos itens é grande;
• controle dos itens de inventário.

O uso de um software de manutenções preventivas e a definição de papéis claros para cada setor contribuem para melhorar a gestão de fornecedores, ao mesmo tempo em que o processo é mapeado e melhorado para alcançar mais eficiência — o que ocorre por meio da troca automática de informações.

Preço x qualidade dos produtos

Esse tipo de conflito ocorre quando a gestão de compras é focada no menor preço — o que muitas vezes é uma exigência do setor (ocasionada pela necessidade de reduzir custos) — e a qualidade dos itens é aquém do necessário para garantir eficiência no processo produtivo.

Uma boa solução, nesses casos, é definir os processos de compras e requisitos mínimos para itens de manutenção, reparo e operação (MRO).

Aqui, é de suma importância que as duas áreas entendam a diferença entre preço e custo, sendo que as decisões no momento da aquisição devem ser pautadas no custo de um item durante toda sua vida útil.

Isso ajuda a evitar situações em que itens mais baratos na hora da compra tenham uma durabilidade menor e, por isso, precisem sofrer reposição com mais frequência — o que torna o custo total durante determinado período maior.

Aquisições realizadas fora das especificações técnicas (ou legais)

A principal reclamação gira em torno de a área de compras nunca adquirir os itens que foram especificados pela manutenção. Por outro lado, o time responsável pelas aquisições alega que as informações necessárias nunca são repassadas por completo.

O problema aqui está intimamente ligado a uma falha na comunicação. Mais uma vez, vale ressaltar a importância de trocar informações claras e precisas para que os resultados esperados sejam alcançados.

Uma boa forma de solucionar essa questão é por meio da criação de um formulário padrão, que contempla todas as informações mínimas que um pedido deve conter. Se for o caso de uma compra mais complexa, vale a pena criar um anexo que contenha campos voltados para especificações mais detalhadas.

A culpa pelos problemas é sempre da equipe da manutenção

É muito comum encontramos situações em que a responsabilidade sobre as paradas não programadas — decorrentes da falta de peças — cai sobre a manutenção industrial, enquanto a equipe de compras alega não ter culpa sobre o problema.

Entretanto, não é o caso de apontar culpados, já que esses períodos de inatividade afetam toda a empresa e, por isso, todas as equipes são um pouco responsáveis por evitar que o problema surja.

A melhor solução para esse tipo de conflito é estimular um trabalho colaborativo — em vez de cada setor atuar de forma independente, preocupando-se apenas com os próprios resultados. Para que isso seja possível, vale a pena contar com algumas medidas, como:

• fazer uma classificação com os melhores fornecedores (considerando preço, qualidade e entrega);
• realizar reuniões integradas (com a área de compras e de manutenção industrial) de planejamento de aquisições.

Apesar de ser administrativa, a área de compras é fundamental para que a manutenção industrial execute um trabalho eficiente e eficaz no chão de fábrica. Sendo assim, pode-se dizer que investir na integração e na melhoria da comunicação é a melhor forma evitar os conflitos e também tornar a organização mais competitiva — com custos otimizados, aumento da qualidade dos produtos e eficiência nas operações.

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