Cada setor da empresa funciona com uma infinidade de processos que demandam muitos recursos, o que inclui tempo, mão de obra, dinheiro, entre outros. A automação de processos vem como uma solução para esse cenário. Trata-se de uma metodologia de gestão empresarial que utiliza softwares para integrar aplicações, dados, sistemas e aprimorar o fluxo do trabalho.
O setor de compras é uma das áreas mais importantes da companhia. Se não funcionar de forma adequada, o processo produtivo de outros profissionais pode ficar comprometido. Entre suas atribuições, podemos destacar cotações, ordens de compra, negociações com parceiros, comparação de propostas etc. É um departamento que representa as demais áreas frente aos fornecedores.
A automação facilita essa interação, o gerenciamento das informações e a tomada de decisões. Por isso, você vai ver nesse post como a adoção desse tipo de tecnologia pode impactar de forma muito positiva nos processos. Continue a leitura e descubra!
Aumento da lucratividade
A lucratividade indica quanto de receita a empresa consegue gerar a partir do trabalho que desenvolve. Embutido nesse cálculo, temos o lucro, que leva em conta a receita menos as despesas do negócio. Em outras palavras, quanto menor os custos, maior será o lucro e, com isso, maior também a lucratividade.
Se o setor de compras consegue aumentar seu saving, a lucratividade será maior. De fato, a automação ajuda os profissionais da área a fazer estimativas mais precisas sobre a hora e a quantidade certa do que precisa ser adquirido, além de realizar a comparação entre os diversos fornecedores.
Como as informações são de maior qualidade, é possível fazer um controle de estoque mais eficiente, de modo que não haja escassez nem excesso de produtos e matérias-primas. Todas as necessidades do público interno e externo serão atendidas na medida certa.
Tomada de decisões mais estratégicas e eficientes
O uso de planilhas para organizar informações ainda está bem presente no ambiente corporativo. Porém, cada vez mais profissionais têm entendido que esse processo manual de inserção, busca e análise de informações limita bastante, quando precisam tomar decisões.
É certo que, para as decisões do setor de compras serem eficientes, é preciso cruzar diferentes dados. Isso inclui o estoque, o comercial e o pessoal das finanças, só para citar alguns. Se as ações forem tomadas com base em informações precisas e completas, é muito mais provável que os resultados sejam bem mais satisfatórios para todos os envolvidos. E a automação de processos realiza essa integração de forma autônoma e em tempo real.
Estruturações de processos mais ágeis e mais seguros
Quando se fala em dados corporativos, a preocupação com a segurança é sempre um fator relevante. Especialmente o setor de compras, que lida com muitas informações estratégicas e sigilosas sobre a empresa e seus parceiros, precisa garantir processos seguros. Por outro lado, essa preocupação não pode tornar as atividades morosas e com um alto rigor burocrático.
Quando a empresa implementa um sistema de automação de processos, ela tem seus processos estruturados de forma que fluam com segurança e agilidade. Compras, orçamentos, gestão de contratos, cotações e outras operações são gerenciadas dentro de um fluxo pré-definido, e os profissionais não perdem tempo com digitações e retrabalhos desnecessários.
Visão mais estratégica dentro da área de compras
A automação de processos dá uma liberdade maior para os profissionais do setor de compras se dedicarem a tarefas mais estratégicas, o que agrega muito valor ao negócio. Assim, em vez de ficarem mergulhados em cálculos e números, eles podem usar indicadores de desempenho para garantir melhores resultados.
Uma das chaves estratégicas do setor de compras é o indicador de saving. Ele se refere à economia obtida em uma negociação com fornecedores, aumentando a margem entre o que foi orçado e o que foi efetivamente gasto. Isso se traduz em maior lucratividade e competitividade ao negócio.
Redução de custos
Um processo automatizado de cotação contribui para o setor considerar muito mais opções, especialmente em lojas online. O sistema permite ter mais informações de mercado para barganhar com o fornecedor melhores preços e condições mais interessantes e, assim, reduzir os custos. Assim, todo o processo ocorre de forma eletrônica.
Descoberta de novos parceiros
A automação pode ser facilmente integrada ao meio online e o comércio virtual traz um leque muito maior de fornecedores para o seu negócio, evitando que você fique preso ao seu espaço geográfico. Assim, você conhece novas marcas, aumentando o seu portfólio de produtos e expandindo a sua rede de fornecedores. Isso o leva ao próximo grande impacto da automação de processos:
Maior competitividade
Menores custos e maior portfólio e poder de barganha são vantagens que posicionam o seu negócio à frente dos concorrentes. Além disso, processos mais enxutos e ágeis e um controle maior de mercadorias no estoque facilitam o trabalho do time comercial.
Garantia de compliance e transparência
A transparência e o compliance são uma séria preocupação especialmente de empresas de médio e grande portes. Afinal, problemas com o fisco e com a justiça podem comprometer a reputação de uma marca e fazer o negócio perder credibilidade diante de parceiros e clientes. Por isso que nas relações B2B, o cuidado precisa ser redobrado.
A automação permite que todos os processos sejam desenhados conforme as exigências legais. Além disso, o sistema registra todas as operações de modo automático, fornecendo maior clareza para o público interno de outros setores da empresa.
Vale ressaltar que a automação reduz as chances de falhas humanas. Essa interferência poderia gerar resultados e situações indesejadas e prejudicar o negócio. Uma solução desse nível justifica de forma transparente a escolha de um fornecedor específico, sem que haja qualquer tipo de favorecimento impróprio.
Confiabilidade aos dados do setor
Por fim, retirando as incertezas de um processo manual, a automação dá maior confiabilidade aos dados gerados. É possível definir níveis de acesso, de modo que outros setores e profissionais possam visualizar exatamente o que precisam para também conduzirem suas atividades de modo seguro.
A automação de processos já é uma realidade não só no departamento de compras, mas em muitas outras áreas do negócio. É um movimento irreversível, já que com o maior volume de informações torna-se inviável o seu controle de informações por meio de planilhas. Por isso, é fundamental manter a companhia atualizada para que ela não perca as enormes vantagens estratégicas que a tecnologia traz.
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