O que fazer para aprimorar a comunicação empresarial e promover o alinhamento de setores?

Se considerarmos a empresa como uma máquina, seus diferentes setores seriam as engrenagens que integram esse sistema. Para otimizar seu funcionamento, é importante que essas peças do motor corporativo estejam azeitadas e perfeitamente conectadas.

Tal qual um motor desalinhado, portanto, a corporação cujos setores não se comunicam corre o sério risco de travar processos, prejudicando o objetivo final da companhia.

É importante que os empreendimentos façam a venda de serviços ou produtos ao cliente da melhor forma possível, o que só é alcançado com qualidade e velocidade se todos os colaboradores atuam como uma frente unida.

Além disso, empresas com setores alinhados conseguem fazer ajustes mais rápidos no caso de o mercado passar por mudanças bruscas. E essa é uma qualidade essencial em tempos de volatilidade econômica, quando correções de percurso e adoção de novas estratégias são rotina.

Neste post, você vai conferir as principais estratégias e os maiores desafios rumo ao aprimoramento da comunicação empresarial e à promoção do alinhamento entre os setores. Então vamos lá?

Qual o principal desafio do alinhamento de setores?

Hoje, as organizações têm como seu principal ativo o capital humano — conjunto de pessoas que a compõem, com suas habilidades, experiências, atitudes e conhecimento.

O detalhe é que setores distintos têm em sua composição indivíduos com backgrounds igualmente distintos e características particulares, o que pode resultar na formação das chamadas ilhas de conhecimento.

Não é raro verificarmos equipes que compartilham os mesmos gostos e interesses internamente, mas que são totalmente diferentes de outros setores em uma mesma estrutura organizacional.

É bem provável, por exemplo, que um time comercial seja totalmente diferente da equipe de engenharia e produto de determinada empresa, apesar de funcionários individuais compartilharem interesses semelhantes entre si.

O que você tem que entender é que o surgimento dessas ilhas de conhecimento pode gerar ruídos irreparáveis na comunicação empresarial, resultando, em casos extremos, no isolamento completo de setores.

Por uma questão cultural, esses desgastes podem ser ainda piores em empresas brasileiras, já que, normalmente, temos um pouco mais de dificuldade de separar o relacionamento pessoal do profissional.

Empresas cujos setores não se comunicam ou até são brigados têm que lidar com um gasto excessivo de tempo e de recursos na tentativa de reparar essas relações.

Geralmente, são companhias em que o retrabalho de processos é muito maior, provocando queda na produtividade e qualidade da entrega final.

Como melhorar a comunicação empresarial?

Confira a partir de agora as dicas estratégicas que preparamos para você conseguir alinhar métodos e processos nos diferentes setores da sua empresa!

Defina e divulgue estratégias, objetivos e resultados

É essencial que indicadores de performance, metas e objetivos da empresa sejam conhecidos de maneira sistêmica, do presidente ao porteiro. Isso faz com que todos os colaboradores se enxerguem como peças-chave no crescimento da organização.

Empresas cujas equipes não entendem ou veem sua contribuição para o alcance dos objetivos têm grandes chances de enfrentar problemas na busca por sua realização.

A fim de solucionar esse problema, estabeleça metas mensuráveis e dentro das expectativas, que direcionem as equipes rumo a um mesmo denominador.

Para manter todos os colaboradores na mesma página, agende reuniões periódicas que envolvam toda a estrutura organizacional da empresa. Acredite: companhias que realizam eventos para a apresentação de metas e dos respectivos resultados têm um melhor alinhamento entre os diferentes setores da cadeia produtiva.

Busque sempre a simplificação de processos

Em um mercado extremamente digitalizado, contemporâneo e rápido, simplificar processos é a principal arma para a otimização do tempo produtivo.

Enxugar procedimentos não só agiliza a relação entre setores, mas também gera redução de custos para a empresa. Afinal, quanto mais simples e menos burocráticos são os processos, mais fácil será sua compreensão por parte dos colaboradores.

Um formulário de compra desburocratizado e que melhore a relação entre o procurement e o time operacional, por exemplo, pode ser o caminho mais curto para o ganho de produtividade de uma indústria.

Processos mais simples ainda geram menos ferramentas de controle, que, por sua vez, resultam em um menor índice de retrabalho. Em um círculo virtuoso, a melhoria na relação entre setores pode representar alta na satisfação dos funcionários, com ganhos imensuráveis para a corporação.

Tenha uma alta direção que lidere pelo exemplo

A cooperação entre departamentos deve vir de cima, partindo do exemplo dos funcionários que integram o topo da cadeia organizacional. Empresas cujos diretores trabalham juntos em projetos de melhoria têm maiores chances de alcançar uma integração plena entre os setores.

Nesse sentido, diretores de áreas distintas precisam adotar uma mentalidade de parceria, com reuniões constantes e um bom relacionamento entre si. É preciso ter em mente que o direcionamento pelo exemplo é essencial.

Mantenha um canal de comunicação acessível e transparente

A empresa precisa manter um canal de comunicação bilateral que esteja sempre aberto para os colaboradores. É papel do RH estimular o uso desses canais, incentivando os profissionais a oferecerem feedbacks frequentes sobre seus pares, gestores e liderados.

Além da transparência nesse tipo de comunicação, é essencial que o diálogo nunca esteja sujeito a retaliações por parte da empresa, sob o risco de afastar o engajamento dos times.

Outra estratégia importante para o alinhamento entre os setores é a adoção de tecnologias que institucionalizem o contato entre colaboradores e clientes internos.

O ideal é evitar a informalidade das redes sociais populares (como WhatsApp e Facebook), pois seu uso corporativo pode, em muitos casos, cruzar a linha entre vida profissional e pessoal. Uma boa dica aqui é a adoção de ferramentas e redes de comunicação empresarial, como:

• e-mail corporativo;
• intranet;
• Slack ou similares;
• Skype for business.

Blogs e sites institucionais que informem as últimas atualizações e novidades da empresa também são ótimas ferramentas de engajamento e interação entre setores — principalmente quando contam com a participação ativa dos funcionários na produção dos conteúdos.

Crie eventos que incentivem a interação entre setores

A interação social entre colaboradores é inevitável no meio corporativo. Na prática, os funcionários tendem a ter um melhor relacionamento e uma maior produtividade com aqueles colegas com os quais se identificam e mantêm maior proximidade no ambiente de trabalho. Por isso, incentivar interações entre colaboradores dentro e fora da empresa é crucial para a saúde dos negócios.

Além de engajar diferentes setores, esses eventos motivam a equipe e certificam cada indivíduo de que ele é parte essencial da estrutura organizacional da companhia.

Iniciativas desse tipo devem ser constantes, tornando-se parte da cultura da empresa. Para você ter uma ideia, eventos corporativos podem incluir, entre outros:

• lançamentos de novos produtos ou serviços;
• congressos, workshops e seminários;
• festas de fim de ano;
• encontros entre filiais de diferentes regiões;
• acampamentos ou retiros motivacionais.

É importante frisar que eventos como esses precisam ser agendados antecipadamente, respeitando sempre a individualidade dos colaboradores e a agenda de cada setor.

Adote tecnologias de gestão integrada

Em tempos de transformação digital, as ferramentas de gestão integrada têm se tornado simplesmente essenciais para o bom funcionamento de qualquer empresa.

Por isso, é importante que as companhias adotem alguma forma de sistema integrado de gestão empresarial — o famoso Enterprise Resource Planning (ERP).

Ao aliar a tecnologia à padronização de processos, o ERP facilita a comunicação entre diferentes funções dentro da cadeia produtiva empresarial, da elaboração do budget anual à entrega do produto ao cliente final.

Responsável por automatizar práticas e integrar diversos setores, um bom ERP evita o retrabalho e o ruído nos corredores da empresa, facilitando o cumprimento de metas e a realização de tarefas em prol de um objetivo em comum. É uma ferramenta fundamental principalmente em empresas de grande porte, que contam com um grande número de unidades e filiais.

Agora que você já sabe que passos tomar para aprimorar a comunicação empresarial, aproveite para ler também sobre governança e compliance, conhecendo as melhores estratégias para fortalecê-las!