10 passos para fazer um orçamento de matéria-prima eficiente!

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Matérias-primas são a base da cadeia de produção e precisam ser acompanhadas de perto pela indústria. Mesmo assim, muitas são as empresas que ainda ignoram o cuidado em negociações de suprimentos e insumos essenciais ao funcionamento da linha.

Neste artigo, você vai conhecer 10 passos para um orçamento de matéria-prima eficiente e que garanta ainda mais competitividade ao seu negócio. Para descobrir mais sobre esse universo, conversamos com Pâmela Fonseca, Base Oil Sales Manager PETRONAS e especialista na compra e venda de suprimentos industriais.

Quer descobrir como otimizar a compra de matérias-primas para a indústria? Então, continue lendo!

As vantagens de um orçamento de matéria-prima eficiente

O departamento de compras evoluiu nos últimos anos, tornando-se peça essencial no planejamento de qualquer negócio. “Hoje, o departamento de compras não é mais aquela área documental, de protocolos e colocação de pedidos.

Ele está muito mais ligado aos objetivos estratégicos do negócio — pois é por meio de um supply chain eficiente que você vai atingir seus resultados”, afirma Pâmela Soares.

Segundo a gerente PETRONAS, um bom orçamento de matéria-prima pode trazer benefícios como:

• menor impacto no custo do produto final;
• maior rentabilidade do negócio;
• melhores negociações e parcerias de fornecimento;
• melhores condições comerciais (garantia, prazo de pagamento, entrega etc).

Os principais erros na hora de fazer o orçamento de matéria-prima

Segundo Pâmela, as indústrias incorrem em quatro erros básicos quando o assunto é negociar matérias-primas para a indústria:

• falta de planejamento;
• desconhecimento dos produto cotados;
• má gestão de fornecedores;
• desalinhamento entre os setores da empresa.

“Hoje, é essencial que o setor de compras conheça o perfil de seus clientes e fornecedores, tenha domínio de todo o processo produtivo e mantenha um canal aberto com as outras áreas da empresa”, explica.

Confira os 10 passos que podem ajudar sua empresa a otimizar o orçamento de matérias-primas.

1. Entenda os custos por trás da sua produção

“Compreender a fundo a formulação do produto vai proporcionar a você uma negociação mais eficiente. É preciso saber quais matérias-primas são essenciais a cada item fabricado”, revela a executiva PETRONAS.

Segundo ela, esse direcionamento possibilita melhores parcerias com fornecedores-chave e uma busca mais acertada por alternativas no mercado. “Muitas vezes, você briga em negociações, buscando descontos para uma determinada matéria-prima que, lá na frente, terá uma influência irrisória no custo final do produto”.

2. Estude os preços dos seus insumos

Conheça as demandas dependentes e independentes da sua cadeia de produção, e entenda quais produtos se encaixam em cada uma. “Itens de demanda independente são aqueles que não são relacionados à demanda de outros produtos no seu estoque — como peças e materiais de reposição. São produtos que estão fora do escopo da empresa e são atrelados à flutuações do mercado”, explica Pâmela.

Já os produtos de demanda dependente fazem parte do processo interno da empresa, e podem ser acompanhados de perto. “Itens de demanda dependente estão atrelados a outros produtos disponíveis no seu estoque.

É o caso do óleo básico para lubrificantes, por exemplo. São produtos em que é possível estabelecer uma previsão de compras, otimizando o planejamento da produção”, completa.

3. Qualifique fornecedores e aprenda mais sobre eles

Um bom orçamento exige atenção na avaliação, escolha e monitoramento de fornecedores. “É comum que a indústria tenha um leque grande de parceiros de negócios, mas é importante que todos atendam aos requisitos estabelecidos pela empresa — tanto de qualidade de produto quanto prazo de entrega, atendimento às normas, licenças de operação etc.”, afirma Pâmela Soares.

Segundo a gerente, orçamentos baseados somente no preço podem ser um tiro no pé. “No longo prazo, são parcerias que podem prejudicar a indústria.

Como esse fornecedor se posta quanto a temas ambientais? Quais são suas políticas trabalhistas? Isso tudo precisa ser levado em consideração”.

4. Compare o lead time com seu ritmo de produção

Para a sales manager PETRONAS, lead times bem sincronizados são a chave para uma boa gestão do supply chain. “Quando você consegue combinar prazos de entrega com seu cliente, é possível organizar melhor sua produção.

Produtos importados, por exemplo, podem levar até 90 dias para serem liberados — isso precisa ser levado em conta no ato da compra”, conta.

É importante ainda que haja uma integração com a área comercial — que é de onde virão as demandas do cliente final. Por outro lado, lead times antecipados demais geram estoque parado, o que também acaba por onerar a empresa.

É preciso conhecer os prazos de cada item da cadeia de produção e saber quando negociar cada um.

5. Saiba negociar

Importante em todas as esferas do cotidiano, a arte da negociação é uma característica cada vez mais valorizada pelo mercado. “É preciso trabalhar em uma relação ganha-ganha entre as partes. Às vezes, você não consegue diminuir o preço, mas, por outro lado, tem um prazo de entrega maior, ou melhores condições de parcelamento”, explica.

Segundo ela, é preciso ainda ter uma boa referência de preço do insumo negociado, e quanto você espera pagar pela matéria-prima. “Por isso, é importante conhecer muito bem o produto. E nunca aceitar a primeira oferta”, ressalta.

6. Faça a relação entre insumos e estoques

Estoques bem geridos evitam produtos parados ou a falta de insumos no estoque. Por isso, é primordial que pedidos sejam feitos com antecedência e respeitando os lead times, levando em conta a sincronia entre as áreas de compras e logística.

É importante ainda ter conhecimento das pontes laterais de matéria-prima dos produtos. Pâmela dá a dica: “se sabemos que os EUA recebem furacões frequentes em uma determinada época do ano, precisamos antecipar as compras para garantirmos o estoque durante esse período”. Ela reforça ainda a importância de um bom relacionamento com fornecedores secundários — essenciais em situações de crise.

7. Registre as informações em um sistema

Adote sistemas de gestão integrada que conectem todos os setores de sua cadeia de suprimentos. “Isso possibilita uma comunicação mais eficiente entre as áreas da indústria.

Se você consegue consolidar em um único local todas as informações pertinentes à sua operação, é possível fazer a gestão da sua produção em tempo real”, afirma Pâmela.

Além de um melhor controle da cadeia produtiva, sistemas de gestão integrada permitem economia de custos, transparência e padronização dos processos — fatores essenciais para um bom orçamento de matéria-prima.

8. Saiba lidar com a flutuação de preços

No cenário político-econômico em que vivemos, a elaboração de budgets tem se tornado um desafio diário. “Aqui, o alinhamento é essencial e precisa ser feito com precisão. Afinal, seu orçamento não pode ter folgas demais, nem ficar apertado demais”, ressalta.

“Acompanhar a sazonalidade de produtos, a flutuação do mercado e as paradas programadas de manutenção também é essencial. Já sabendo de tudo isso, tentar se programar ao máximo para encontrar opções que garantam custos similares para o produto desejado”, completa Pâmela Soares.

9. Acompanhe os indicadores do mercado

Fique de olho nos principais indicadores econômicos que podem afetar a cotação do produto desejado: taxas cambiais do dólar e do euro, inflação, IPCA e preço do barril do petróleo são variáveis que influenciam a indústria diariamente.

No caso de lubrificantes, é importante ainda ficar antenado em referências ICIS, que acompanham as flutuações de preço do setor. “Ele acaba sendo uma referência até mesmo para contrato, influenciando eventuais reajustes”, explica a gerente.

10. Formalize um bom contrato

Por fim, bons contratos são a espinha-dorsal de um orçamento de matéria-prima eficiente. “Se você faz uma negociação bem-feita, com um volume fechado de fornecimento, você terá melhores valores do que em casos em que a compra é feita spot”, explica a especialista PETRONAS.

Pâmela ainda reforça que contratos de médio e longo prazo podem contribuir, pois você negocia um volume maior de produto, com melhores condições. “Isso dá mais garantia de entrega, tanto para o fornecedor quanto para seu cliente final. Parceiros de negócio vão investir mais em matérias primas e produção, já sabendo que há uma venda organizada e garantida no futuro”.

Orçar matérias-primas não é tarefa fácil, mas fazê-lo sob a ótica de toda a cadeia de produção é o melhor caminho para alcançar a competitividade da sua indústria. Agora você conhece os 10 passos que não podem ficar de fora na hora de realizar um orçamento de matérias-primas eficiente!

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