Como efetuar uma melhor redução de custos operacionais na indústria?

A redução de custos operacionais na indústria é uma prioridade de muitos gestores, especialmente dos líderes da área financeira, da produção e do setor de compras.

No entanto, esse objetivo não é fácil de ser atingido, já que requer planejamento, controle e capacidade estratégica de fazer cortes sem prejudicar a qualidade e a eficiência da empresa.

Para ajudar você nesse desafio, separamos algumas dicas de como conseguir diminuir gastos sem afetar negativamente a produtividade do negócio. Confira!

A importância da redução de custos operacionais na indústria

Antes de partirmos para as dicas, é preciso destacar que a redução de custos operacionais pode trazer vantagens competitivas para a empresa. Afinal, com menos gastos é possível praticar preços mais competitivos, além de aumentar o lucro.

Isso é fundamental em setores com margem de lucratividade baixa, em que qualquer economia repercute significativamente nos resultados, os quais são muito suscetíveis às variações de custo, de preços e de competição.

Vantagens da redução de custos operacionais

A diminuição de custos operacionais agrega maior rentabilidade à empresa, além de colaborar para o aumento do lucro bruto e, consequentemente, do líquido.

Como mencionado acima, os preços também podem ser reduzidos para atrair mais clientes, sem que seja preciso diminuir a qualidade das matérias-primas e das mercadorias finais.

O corte de custos ainda ajuda a tornar mais enxuta e eficiente a estrutura operacional, eliminando desperdícios e gastos supérfluos, que apenas oneram a operação.

5 dicas para reduzir custos operacionais

1. Revise e analise fornecedores

É preciso ter uma boa visão de mercado, mapeando e analisando todos os seus possíveis fornecedores. Também é fundamental checar se o seu atual parceiro está entregando aquilo que seu empreendimento demanda. Esse acompanhamento envolve duas estratégias:

• monitoramento preciso e adequado dos principais indicadores-chave de desempenho (KPIs) relacionados ao fornecedor. É preciso avaliar o que você visualiza de valor nesse parceiro e o que ele está oferecendo. Para isso, é possível verificar métricas como o tempo médio de entrega de insumos e o nível de qualidade das matérias-primas;
• proximidade com o fornecedor. É importante entender como funciona o processo do seu parceiro de modo que você tenha base para buscar melhorias que tragam ganhos para ambos. Isso envolve o conhecimento de demandas, da capacidade produtiva, do atendimento comercial oferecido por ele a outros clientes etc.

Dependendo dos resultados obtidos nessas análises, você poderá negociar melhores acordos para o seu empreendimento, possibilitando melhora na qualidade dos serviços e insumos recebidos.

Inclusive, será possível obter uma boa economia de custos ao contratar um fornecedor que venda insumos mais baratos ou ao cortar serviços que você não utiliza junto ao atual parceiro.

2. Defina metas de corte de custos

Se você não mede e não controla suas despesas, nunca conseguirá melhorar sua operação e economizar. Para isso, é possível definir metas de cortes de gastos que sejam condizentes com a realidade e que sejam desafiadoras, mas que não se tornem inatingíveis.

Para tanto, é indicado analisar as performances da indústria em períodos passados para se ter referências. Por exemplo, você pode verificar qual foi o seu custo de frete e o desempenho obtido na área em anos anteriores para tentar reduzir gastos com transporte ou, ao menos, para mantê-los proporcionais às necessidades da operação atual, mesmo que ela tenha crescido.

Uma dica para otimizar sua definição de metas de custos é utilizar o Princípio de Pareto, que indica que 80% dos resultados são provenientes de 20% das causas.

Sendo assim, 80% dos custos são oriundos de 20% dos fatores necessários para a operação, como mão de obra, insumos, depreciação etc. Esse método permite que você se concentre em definir metas de mitigação de gastos para os elementos que têm mais impactos nos resultados da sua operação.

O ideal é que essa definição de metas seja feita no momento em que o orçamento anual é estabelecido, sendo necessário também um acompanhamento mensal delas.

3. Adote uma boa gestão de estoque

É essencial contar com uma boa política de estoque, pois ele vai absorver possíveis impactos de variações de oferta — se houver algum problema que interrompa a produção — e de demanda — caso ocorra um aumento expressivo na procura de produtos.

No entanto, é preciso haver um bom equilíbrio dos produtos armazenados no almoxarifado. Você não pode ter um estoque muito elevado, pois ele gera custos de manutenção e conservação das mercadorias.

Também há possíveis quebras, além de prazos de validade expirados de produtos estocados, que geram prejuízos. Quanto maior o estoque, maiores as chances desses eventos ocorrerem.

Você precisa tomar cuidado com o nível de estoque e o nível de serviço oferecido, ou seja, com a disponibilidade e variedade das mercadorias estocadas para atender o público.

Esses fatores tendem a gerar gastos quando não equilibrados, pois quanto mais você tenta oferecer em termos de serviço, mais você tende a aumentar seus estoques, os quais produzem mais custos.

Para ajudar a harmonizar essa relação, é importante adotar soluções tecnológicas de gestão, como sistemas ERP (Enterprise Resourcing Planning).

Eles dão uma visão dinâmica do que está acontecendo no estoque para o gestor conseguir tomar boas decisões, permitindo, inclusive, a observação em tempo real de qualquer movimentação no almoxarifado, inclusive de filiais.

4. Tenha maquinários e equipamentos com a manutenção em dia

Um bom plano com procedimentos de manutenção é essencial para a redução de custos operacionais, principalmente dos gastos da produção.

Quanto menos interrupções você tiver nesse setor, maior será a sua eficiência enquanto empresa e menor serão as suas despesas inesperadas com manutenções corretivas.

É preciso investir em processos de acompanhamento das condições do maquinário, de reposição de peças e de lubrificação adequados, no intuito de maximizar a vida útil dos equipamentos e evitar paradas inesperadas.

Isso porque elas podem decorrer de quebras de componentes que exigirão trocas onerosas, especialmente em indústrias que trabalham com máquinas que necessitam de elevado investimento para serem adquiridas.

5. Trabalhe sempre com melhorias contínuas dos processos operacionais

É essencial buscar sempre a melhoria contínua dos processos, especialmente das áreas tática e operacional. Para tanto, é preciso ter um planejamento sólido e robusto, uma execução precisa e sempre monitorar os principais KPIs da operação para manter sob controle os custos.

Investir em aprimoramentos constantes não deve ser encarado como gasto, mas, como o próprio termo aponta, como um investimento que, a médio e longo prazo, colaborará para a redução de custos operacionais.

Para isso, você pode aplicar o Ciclo PDCA (Plan, Do, Check, Act ou Planejar, Fazer, Checar e Agir), isto é, uma metodologia de etapas que visa a otimização contínua de processos dentro da empresa. Suas quatro fases permitem criar um círculo virtuoso na organização, promovendo aperfeiçoamentos e maior controle das atividades. Veja o que propõe cada fase:

• planejar — quando se estrutura o projeto de melhoria operacional. Ele leva em consideração os objetivos, a missão e a visão da empresa para definir ações que ajudem a otimizar seu desempenho operacional e gerencial;
• fazer — nessa etapa ocorre a execução do que foi planejado, com direito a treinamento de funcionários e aplicação do que foi estabelecido previamente;
• checar —estágio de verificação das atividades realizadas. Pode ser feita de duas formas: em paralelo aos processos e após o término das ações de melhoria, objetivando obter um panorama mais completo dos resultados;
• agir — etapa em que se analisam os erros ocorridos e se planejam ajustes para preveni-los ou corrigi-los nas demais etapas. A partir dessa fase, o processo se reinicia com as informações colhidas sendo usadas para aprimorá-lo no próximo ciclo.

A redução de custos operacionais envolve uma busca contínua e estruturada, em que todos os líderes e liderados devem participar.

É preciso construir uma cultura organizacional voltada para a maximização da economia e a eliminação de desperdícios, pois somente assim será possível obter resultados positivos. Afinal, de nada adianta aplicar as dicas acima se os colaboradores não cooperarem com elas, continuando a desperdiçar recursos.

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