Gerenciamento de Manutenção: Defina Metas Inteligentes!

Como qualquer operação de uma empresa, o gerenciamento de manutenção é uma área que deve ser orientada por metas e resultados medidos por indicadores de performance.

Nesse sentido, com o suporte da metodologia SMART, é possível construir um plano de objetivos e metas mais inteligente e eficaz.

A metodologia SMART é uma forma de elaborar metas concretas que são específicas, mensuráveis, alcançáveis, relevantes e dentro do prazo. Com essa técnica, é mais fácil expressar e compreender os objetivos da organização.

Neste artigo, falaremos sobre a importância do planejamento do gerenciamento de manutenção e como utilizar a metodologia SMART para definir metas inteligentes e conseguir melhores resultados. Boa leitura!

Comece pelos objetivos do gerenciamento de manutenção

Antes de começar a pensar em metas para o setor de manutenção, é fundamental elaborar um planejamento maior, que vai definir de forma ampla quais são os objetivos que o setor deve alcançar.

Geralmente, esse plano gestor de manutenção — também chamado de plano diretor — é construído pelos gestores e pela diretoria, englobando um horizonte de um ano inteiro e especificando que, com esse planejamento de manutenção, os objetivos da produção poderão ser atingidos.

O plano diretor servirá como diretriz para a elaboração dos planos específicos da manutenção de cada setor da empresa.

Em uma grande mineradora, por exemplo, haverá uma área que cuidará da manutenção de caminhões de transporte de minério, outra para escavadeiras e muitas outras para cada tipo de equipamento utilizado na operação.

Cada um desses departamentos vai definir, com mais precisão, fatores como os dias e as semanas de manutenção, quais equipamentos e peças precisarão de trocas e reparos, quantas pessoas serão necessárias para essa atividade e outros elementos técnicos.

Com esses objetivos definidos, é possível desdobrá-los em metas. Uma meta é algo mais concreto que um objetivo e, geralmente, será uma parte ou fragmento dele.

Então, se existe um objetivo de maximizar a disponibilidade física (DF) dos equipamentos da empresa, ele pode ser dividido em metas que envolvam manutenções preditivas e preventivas que reduzirão a ocorrência de manutenções corretivas, que costumam travar a produção por mais tempo e custam mais.

Aprimore suas metas com a metodologia SMART

Para serem eficientes, as metas precisam ser compreendidas por todos da empresa. Quando todo o time entende o objetivo da operação, seu esforço converge em uma única direção e a eficiência do trabalho é bem maior.

Em uma equipe de remo olímpica, por exemplo, é importante que todos remem de forma sincronizada e no mesmo rumo.

Se um dos remadores falha em compreender as explicações do timoneiro e foge do ritmo, o desempenho de todos é afetado.

O mesmo acontece quando um colaborador de uma empresa não entende uma meta. Por isso, é fundamental desenvolver metas que sejam claras e bem estruturadas, capazes de motivar e conduzir o trabalho da equipe.

Com a metodologia SMART, é possível contemplar todos os elementos de uma meta inteligente e eficaz. O nome SMART é, na verdade, um acrônimo em que cada letra se refere a um aspecto essencial dela que precisa ser considerado. Portanto, para ser bem estruturada, clara e inteligente, uma meta precisa ser:

Specific (Específica)

Diferente de um objetivo ou missão que pode ser mais ampla, metas precisam ser bem específicas e concretas. Se uma meta for muito genérica, ela perde força e clareza. Sem isso, ela não consegue conquistar o comprometimento do time.

Portanto, uma meta não pode ser algo como “melhorar o resultado do time de manutenção”, mas sim “aprimorar em 10% a produtividade medida por determinado indicador para uma tarefa ou rotina única”.

Quanto mais específica for uma meta, melhor compreendida ela será. Além disso, a responsabilidade sobre ela é mais bem absorvida pelo time, pois cada colaborador terá uma visão clara do que está ao seu alcance para que o resultado projetado seja atingido.

Measurable (Mensurável)

O que não pode ser medido também não pode ser gerenciado. Por essa razão, toda meta deve ser atrelada a um ou mais indicadores de performance (KPIs).

Métricas ajudam a equipe a entender se o seu esforço está sendo convertido em resultados reais. Se uma meta não é mensurável, não existe uma forma de acompanhar o seu progresso.

Na maior parte das vezes, uma meta será medida de forma quantitativa. Se existe um objetivo de aumentar o tempo médio entre reparos, aqui, uma meta mensurável seria algo como “aumentar o tempo médio entre falhas de um equipamento específico em 10%”, de acordo com a métrica Mean Time Between Repair (MTTR).

Mas, em alguns casos, uma meta pode ser medida de forma qualitativa, especialmente, quando ela é atrelada a uma avaliação subjetiva.

Para exemplificar, se existe um objetivo de aumentar a qualidade do trabalho de manutenção de um determinado equipamento, uma meta poderia ser atrelada a uma avaliação qualitativa baseada em conversas formais com os colaboradores que lidam com o equipamento especificado em suas rotinas de trabalho, abordando o seu nível de conforto em operar a máquina após a manutenção.

Attainable (Atingível)

Toda meta precisa ser alcançável. Se existe um histórico de melhoria anual de 2% em determinado indicador de performance da empresa, seria irreal estabelecer uma meta de levá-lo para 20% em um ano.

Afinal, uma meta que é impossível de ser atingida deixa de fazer sentido, tanto para a gestão como também para a equipe. Com isso, se perde algo fundamental da meta, que é o envolvimento do time com ela.

Se um colaborador percebe que o resultado desejado está próximo, ele desiste de se esforçar nessa direção, pois tem a sensação de que esse gasto de energia será em vão.

Metas inalcançáveis não inspiram o comprometimento da equipe e perdem o sentido. Portanto, é fundamental analisar históricos e capacidade operacional da empresa na hora de estabelecer uma meta.

Relevant (Relevante)

Metas inteligentes precisam ser relevantes e relacionadas aos objetivos que deram origem a elas. Se uma meta não contribui de forma clara com o plano de manutenção, ela pode direcionar o time de forma equivocada e gerar o desperdício de recursos e esforços que seriam investidos nela.

Além disso, metas que não fazem parte da rotina de manutenção não devem fazer parte daquilo que será acompanhado pelas equipes da área.

Por mais que uma meta de lucro anual possa parecer interessante para a empresa toda, por exemplo, ela não está diretamente ligada com os resultados da manutenção e não é relevante para o seu trabalho.

Time Based (Com prazos)

Por fim, toda meta deve estar relacionada com algum prazo ou medida de tempo. Os objetivos de uma meta devem estar ancorados de alguma forma ao tempo, seja como um limite de entrega de um serviço, seja como a recorrência de uma manutenção durante um período, como um ano.

É importante que as metas estejam atreladas ao tempo para que todos saibam para quando são esperados os resultados.

Ao elaborar uma meta de melhoria na disponibilidade dos equipamentos, por exemplo, é preciso determinar em quanto tempo essa melhoria precisa ser alcançada.

Como vimos neste artigo, com a metodologia SMART, é possível melhorar a eficácia de uma meta e garantir que ela seja clara para todos os envolvidos.

E você? Como faz para planejar e estabelecer metas para o gerenciamento de manutenção? Já utiliza a metodologia SMART? Conte para a gente nos comentários abaixo!