Entenda o impacto do mapeamento de processos na produtividade

Aumentar a produtividade de maneira eficiente e equilibrada com os custos de operação é um objetivo perseguido por todos os gestores. Por isso, é comum que muitos recorram a técnicas e fórmulas que prometem esses resultados, mas nem sempre consigam observar seus benefícios.

Para mudar essa história, a nossa dica é adotar o mapeamento de processos na linha produtiva. Esse conjunto de práticas permite a otimização das rotinas de trabalho do setor produtivo, ganhando tempo e economizando parte de seus recursos.

Quer saber mais? Então continue lendo este post para entender como aplicar o mapeamento de processos na prática e conhecer as suas vantagens para o seu negócio!

O que é o mapeamento de processos

Podemos compreender o mapeamento de processos como uma metodologia de trabalho que busca analisar de maneira crítica e aprofundada os procedimentos adotados em uma empresa ou indústria.

O objetivo dessa análise é identificar possíveis melhorias a serem implementadas na rotina, reduzindo e até mesmo eliminado pontos que prejudicam o processo.

A aplicação de tais práticas é especialmente importante em setores produtivos, pois possibilita que o gestor constate precisamente a forma como cada fase do processo é executada.

Podem ser mapeados processos como compras, logística, transporte, linha de produção, atendimento ao cliente etc. São diversas as possibilidades para se desenvolver uma base mais concreta para formular planos de ação que serão realmente efetivos.

Com uma rotina produtiva devidamente estruturada, fica mais fácil evitar as falhas e atrasos no processo, o que leva diretamente à melhora dos resultados. Tudo isso faz do mapeamento de processos um cuidado praticamente indispensável para as empresas que buscam otimizar a sua produtividade.

Os impactos do mapeamento de processos nas indústrias

Já demos uma ideia de como o mapeamento de processos pode trazer benefícios para o setor produtivo de uma indústria. Veja agora de maneira mais detalhada como isso acontece.

Correção de falhas

Um dos principais objetivos do mapeamento de processos é identificar de maneira precisa as falhas existentes em uma rotina de trabalho e corrigi-las. A técnica permite ainda a localização do exato ponto do processo em que a falha ocorre, o que torna muito mais fácil a tarefa de traçar uma resolução definitiva para o problema.

Desenvolvimento de planos de ação

Com uma estruturação clara dos processos produtivos, o gestor tem em mãos tudo o que precisa para elaborar planos de ação eficazes. Afinal, ele saberá exatamente como cada ação tomada influenciará em cada processo. Assim, ele evita situações inesperadas e prejudiciais que poderiam ocorrer se esse cuidado não fosse tomado.

Redução de desperdícios

Com a adoção do mapeamento de processos, o setor produtivo de uma indústria pode promover a redução de desperdícios em diversas frentes. Uma delas está relacionada ao tempo de produção, que pode ser reduzido consideravelmente quando as práticas são otimizadas.

Também há a possibilidade de diminuir o consumo de matéria prima, ajustando a produção para consumir apenas o necessário. Consequentemente, a utilização dos recursos da empresa, como máquinas, equipamentos e mão de obra, também atuará de maneira efetiva e com a menor ociosidade possível.

Comunicação entre diferentes setores

Quando aplicado aos demais setores de uma indústria, o mapeamento de processos pode tornar mais fácil e assertiva a comunicação entre todos eles. O sistema facilita a implementação de protocolos e convenções específicos para que as informações importantes circulem rapidamente e sem imprecisões.

Mudança nos métodos de trabalho

A medida que ficam evidentes os resultados da implementação do mapeamento de processos, as novas práticas são naturalmente incorporadas à rotina produtiva da empresa. Isso permite que seja estabelecida uma nova cultura entre os colaboradores, sempre no sentido de aprimorar os métodos de trabalho.

Aumento da produtividade

O consequente resultado dessa cadeia de benefícios promovida pelo mapeamento de processos é o desejado aumento da produtividade. Isso porque o gestor pode eliminar da rotina produtiva as tarefas consideradas desnecessárias e garantir a maior eficiência possível na execução das atividades do setor.

Como implementar na prática

A implementação do mapeamento de processos pode ser feita de diversas maneiras. O importante nessa hora é levar sempre em conta as especificidades da atuação da empresa para que os resultados sejam os melhores possíveis.

Uma boa maneira de dar início a esse procedimento é desenvolvendo um formulário que envolva questões importantes sobre o funcionamento do setor ao qual será aplicado. Isso ajudará o gestor a conhecer cada um dos processos adotados e descobrir se eles estão atingindo os seus objetivos.

Compare os dados obtidos com as diretrizes da empresa, avaliando se as práticas estão de acordo com os resultados que são esperados.

É importante incluir nessa avaliação também o desempenho dos seus fornecedores, visto que eles também fazem parte da sua cadeia produtiva. Lembre-se que quanto mais abrangente for o mapeamento, maiores serão as possibilidades de melhorias e aumento na produtividade.

As principais ferramentas de mapeamento de processos

Existem diferentes ferramentas que ajudam a implementar o mapeamento de processos no setor produtivo. Uma das mais conhecidas é o fluxograma, que permite uma fácil esquematização das fases produtivas. Ele pode até mesmo ser desenvolvido à mão, mas também existem bons softwares que ajudam nessa tarefa.

Aliás, os softwares são grandes aliados de quem pretende mapear os processos de produção. Além de agilizarem a produção de fluxogramas, eles facilitam o armazenamento dessas informações e permitem que o gestor tenha uma visão detalhada sobre seus processos e seu pessoal.

Entre as metodologias mais conhecidas para desenvolvimento de um mapa de processos, a Matriz GUT pode ser uma excelente opção para quem deseja priorizar o atendimento das demandas mais importantes. A ferramenta analisa e compara dados relacionados à gravidade, urgência e tendência de agravamento de cada atividade, ajudando em uma tomada de decisão eficiente.

Há também o 5W2H, que foca na organização funcional dos processos. Esse método se estrutura em sete perguntas básicas (“o quê?”, “quando?”, “quem?”, “onde?”, “por que?”, “como?” e “quanto?”). Esse método segmenta os processos em etapas, facilitando a execução das atividades.

O grande segredo para escolher as ferramentas e técnicas corretas de mapeamento de processos para o seu negócio é conhecer a fundo suas particularidades. Assim, você conseguirá envolver todos os colaboradores nas novas práticas e ficará cada vez mais próximo do objetivo de aumentar a produtividade.

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