Alimentar linhas de produção na indústria não é uma tarefa tão simples como parece: é preciso atenção a um bom planejamento para ser capaz de lidar com os suprimentos necessários em cada atividade da fábrica e os parceiros responsáveis por eles. Parte desse trabalho envolve a gestão de contratos dos fornecedores, que pode dar suporte para o time de compras e auxiliar decisões estratégicas na empresa.
Uma boa gestão de contratos garante um controle melhor dos acordos celebrados entre a indústria e seus muitos parceiros, além de maior segurança jurídica e redução de custos e riscos. Pensando nisso, elaboramos um guia rápido destacando a importância da gestão de contratos com fornecedores na indústria, os benefícios que ela pode trazer ao negócio e as melhores práticas para realizá-la. Confira!
A importância de gestão de contratos com fornecedores
Independentemente do porte ou setor de atuação, qualquer tipo de indústria precisa lidar com uma série de fornecedores diversos, que estão conectados diretamente com a suas linhas produtivas. O papel do departamento de compras de uma fábrica é conseguir qualidade, quantidade, prazo e preço que atendam às demandas estratégicas da diretoria. Falhas em qualquer um desses quatro quesitos podem gerar prejuízos e prejudicar os resultados da organização.
Mas enquanto os problemas internos de uma empresa podem ser facilmente solucionados com ações afirmativas e ajustes da gestão, as compras muitas vezes dependem de fatores particulares de cada fornecedor, o que acrescenta um fator de risco ao negócio. Se, por qualquer razão, o fornecedor falha em uma entrega, por exemplo, o prejuízo inevitavelmente será também do comprador que contou com aquele serviço.
Por essa e muitas outras razões, é crucial contar com um trabalho de gestão de contratos que consiga identificar quem são os parceiros-chave para o sucesso do negócio e como proceder na negociação com cada um deles. Dessa forma, relacionamentos com fornecedores são aprimorados por acordos claros, simples, íntegros e recíprocos.
5 benefícios gerados por uma boa gestão de contratos
A gestão de contratos de fornecedores pode resultar em diversos benefícios para indústria. Selecionamos os 5 mais relevantes, veja abaixo!
1.Otimização das compras
O principal benefício em uma gestão de contratos com fornecedores é a otimização das compras realizadas pela empresa. O desperdício é reduzido e, idealmente, o insumo certo chega no tempo certo, o que minimiza também gastos com estoque e perdas no armazenamento.
Além disso, com uma gestão de contratos bem organizada, fica mais fácil saber quem são os fornecedores que terão capacidade produtiva para suprir uma demanda emergencial ou sazonal, por exemplo, facilitando o planejamento.
2. Relacionamento mais próximo dos fornecedores
A gestão de contratos com fornecedores não se resume a organização de pilhas de papel pelo escritório. Além da parte burocrática, é necessário trabalhar também o relacionamento com esses parceiros, algo essencial para que o acordo seja duradouro.
Entre as responsabilidades de quem faz a gestão de contratos está a identificação dos fornecedores mais estratégicos e a aproximação deles, fortalecendo os laços entre as empresas.
3. Mais segurança jurídica
Acordos celebrados entre parceiros comerciais precisam ficar registrados em contrato, mesmo que o relacionamento entre as duas partes seja excelente. E para evitar que as cláusulas combinadas fiquem obscuras para um dos lados, a gestão de contratos deve se fazer presente ainda na hora de elaborar o material.
Depois disso, é parte da responsabilidade acompanhar e verificar se os signatários do contrato estão cumprindo com o que foi acertado. Dessa forma, as frustrações são reduzidas e a segurança jurídica é maximizada.
4. Redução de riscos
Outro benefício de uma gestão de contratos na indústria é a redução de riscos, especialmente aqueles que envolvem o setor de compras. Se, antes de fechar com um parceiro, existe uma análise aprofundada e qualificada das opções de mercado, as incertezas são minimizadas, simplificando o planejamento. A redução de riscos também acontece com uma elaboração mais clara dos contratos em si, que faz com que o material seja mais objetivo e claro para as partes envolvidas.
5. Vantagem competitiva
Por fim, uma gestão de contratos com fornecedores também pode ser uma vantagem competitiva importante para o negócio, que será capaz de negociar e obter os melhores insumos para sua produção, com as condições de pagamento mais interessantes e as quantidades exatas.
5 boas práticas para a gestão de contratos com fornecedores
Para conseguir construir uma gestão de contratos com fornecedores eficaz, é fundamental realizar algumas boas práticas. Conheça as principais!
1. Desenvolva um sistema para avaliar fornecedores
Para descobrir quais são os fornecedores mais estratégicos do negócio, é essencial construir um sistema de avaliação que considere fatores como: capacidade produtiva, confiabilidade, preço e disponibilidade, além de quesitos como a singularidade do que é entregue pelo fornecedor e o quão decisivamente a qualidade daquele material impacta o resultado final do trabalho.
2. Priorize a organização
Uma boa gestão de contratos depende bastante de um trabalho atencioso de organização. Idealmente, isso é feito em plataformas digitais de gestão de documentos digitalizados, onde é possível armazenar e organizar todos os contratos com segurança. Mas, se a empresa ainda não chegou nesse estágio da transformação digital, é preciso ordenar de forma racional a papelada pelo escritório.
3. Mantenha a comunicação clara e em mão dupla
O melhor contrato é aquele que fica bem claro para os dois lados. Termos ambíguos, responsabilidades mal-esclarecidas e letras miúdas são ruins para todos os envolvidos, afinal, os custos e as dores de cabeça da execução de um contrato na justiça não são poucos.
Além disso, lembre-se sempre de ouvir o que os fornecedores têm a dizer sobre o relacionamento. Conversas unilaterais não desenvolvem o relacionamento. Para progredir aqui, é fundamental que a comunicação seja em mão dupla.
4. Automatize parte do trabalho
Conte com o suporte da tecnologia para automatizar parte do trabalho burocrático. Adote softwares que eliminam tarefas repetitivas e permitem uma atuação mais estratégica do time de contratos, que poderá se preocupar mais em aprimorar os processo de trabalho do que em passar horas lendo cláusulas repetitivas.
5. Centralize a gestão de contratos em um setor
Por fim, tente manter a gestão de contratos com fornecedores em um único setor da empresa, que tenha autonomia para lidar com o material e liberdade para transitar pelas diferentes áreas da organização.
Muito importante para um bom desempenho no setor de vendas, a gestão de contratos de fornecedores pode ser otimizada então com muita organização, sistemas mais modernos e boas práticas aplicadas, como uma classificação de parceiros bem elaborada.
E agora que você aprendeu um pouco mais sobre a gestão de contratos, que tal aproveitar para descobrir mais dicas sobre como lidar com fornecedores na indústria?
