Contratos de longo prazo x compras spot: o que a sua empresa ganha com eles?

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O dia a dia da área de suprimentos, definitivamente, é bastante atribulado. Isso porque, além do grande número de requisições recebidas, nem toda compra é igual. Existem aquelas recorrentes, normalmente, de indiretos, as que exigem um contrato de longo prazo e as chamadas compras spot. Entender a diferença entre elas, quais categorias de negociação que o produto solicitado se encaixa e saber como a empresa pode aproveitar as oportunidades, é um dos trabalhos desse departamento.

E, em cada uma delas, há muitas oportunidades que podem ser exploradas. Para saber melhor quais são e como aprimorar a gestão de compras, tanto as de contrato de longo prazo quanto as spot, continue a leitura. Neste artigo, exploraremos as particularidades de cada modelo e traremos insights importantes para os profissionais de compras 4.0. Acompanhe!

Contratos de longo prazo x compras spot: qual a diferença?

Para elucidar as diferenças entre as modalidades de compras spot e contratos de longo prazo, vamos utilizar o setor sucroalcooleiro como exemplo. Nas usinas, como em qualquer indústria, existem aqueles materiais que, embora imprescindíveis, não refletem em valor ao produto final. Um bom exemplo são os lubrificantes utilizados nos ativos. O custo dos insumos industriais é bastante pesado nesse setor e o saving alcançado nessas compras tem relação direta com a lucratividade. Sendo assim, a aquisição dos fluidos deve ser feita com atenção, uma vez que muita eficiência é conquistada com a escolha certa.

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Porém, as graxas e lubrificantes, mesmo que não tenham impacto no produto final da usina, são utilizados frequentemente. Ou seja, essa é uma demanda recorrente. Algo que não acontece quando falamos em compras spot. Aqui, um bom exemplo seria a aquisição de computadores. Essa não é, nem de longe, simples como a de outros indiretos, como canetas e papel sulfite, mas, também, não tem influência sobre o resultado da produção. Acontece que uma compra spot é pontual, mas envolve um bom investimento.

Então, mesmo os lubrificantes e computadores, ambos categorizados como indiretos ― diferente da cana-de-açúcar, no caso das usinas que não contam com a etapa agrícola ―, têm distinções no processo de compra. No primeiro caso, visto que há uma previsão de volume a ser consumido e calendário de entregas predeterminado, cabe um contrato de longo prazo. Enquanto isso, no segundo, não existe um consumo regular, sendo uma compra esporádica, o que a classificaria como uma compra spot.

Quais as oportunidades em cada uma das modalidades de compra?

Aqui, vale ressaltar que não existe modelo melhor ou pior, mas, sim, o adequado para cada tipo de compra. “É necessário mencionar que os compradores têm sempre um objetivo simples: reduzir seus custos, com a melhor oferta (desempenho, logística, estoque, atendimento) e com o melhor produto”, pontua o gerente comercial da PETRONAS, Maurício Ferreira.

O exemplo da indústria sucroalcooleira ajuda a elucidar essa diferença. Afinal, a compra de lubrificantes, quando feita em maior volume, traz mais oportunidades de redução no preço. Porém, adquirir todo o necessário de uma única vez, definitivamente, não é a melhor opção, já que acarretaria estoques abarrotados e grandes chances de contaminação do fluido. Dessa forma, a escolha acertada é, de fato, um contrato de longo prazo, não uma compra spot.

A seguir, elencamos algumas vantagens que cada modalidade traz para a indústria para que a equipe de suprimentos possa explorá-las de maneira estratégica. Continue a leitura!

Contrato de longo prazo

Esse tipo de negociação, normalmente, é resultante de um BID, uma licitação, ou oferta de compra, aberta pela empresa junto aos fornecedores. O contrato de longo prazo, diferente do acordo comercial, é um documento assinado por ambas as partes, que firma o compromisso de compra e fornecimento. Deverá constar, desde o princípio da negociação, o volume estipulado (o qual o licitante se compromete a cumprir), prazos de entrega e prestação de serviços de assistência técnica.

Esse modelo de transação traz os seguintes benefícios para a indústria:

• fórmula paramétrica: também chamado de breakdown, esse é um dispositivo onde constarão os índices que representam e dão transparência às informações do fornecedor. Estes índices são publicados por entidades terceiras como ICIS, Simepetro, Bacen, INCTF, etc. Ou seja, o cliente está ciente das possíveis alterações que possam ocorrer ao longo do contrato devido à evolução dos custos do parceiro;
• redução de custos: como são negociados grandes volumes, o fornecedor consegue dispor de condições mais atrativas. Mas, aqui, cabe uma ressalva:  essa oferta está diretamente ligada à promessa de aquisição, portanto, o cliente tem obrigação legal de cumprir com a quantidade que foi licitada;
• previsibilidade: com um contrato firmado, há segurança quanto ao recebimento dos produtos e garante-se o abastecimento por um longo período. Como há um lead timeacordado previamente, a empresa ganha prioridade junto ao fornecedor;
• desenvolvimento de parcerias estratégicas: o relacionamento, por ser de longo prazo, ajuda o parceiro a conhecer melhor a realidade da indústria e, assim, adequar seus serviços às necessidades;

Compra spot

Mesmo sem impacto no produto final, é fato que a escolha de um bom lubrificante interfere na produção de uma usina. A confiabilidade e disponibilidade dos ativos aumenta, assim como o intervalo entre as paradas para troca do fluido, o que leva a mais produtividade e menos gastos com correções. Assim, é natural que não somente o valor financeiro do que está sendo negociado seja considerado em uma aquisição desse porte.

Como na situação que apresentamos anteriormente, na compra de computadores, essas são aquisições esporádicas, sem necessidade de vínculo com parceiro. Uma compra spot, assim como o contrato de longo prazo, também traz benefícios para os compradores. Entre os principais, destacamos:

• ciclo de negociação reduzido: diferente de um contrato, onde há uma formalização envolvendo aos departamentos jurídicos das empresas, a compra spoté mais rápida;
• diversificação da base: nem sempre o melhor preço vem do fornecedor que você já trabalha. Dessa forma, a modalidade spotpossibilita que os compradores busquem novas opções de fornecimento;
• burocracia menor: por nos referirmos a indiretos e a compras esporádicas, normalmente, o volume de documentos envolvidos no processo é menor.

Como você pôde perceber, tanto os contratos de longo prazo quanto as compras spot trazem vantagens para a indústria. Entretanto, isso só é conquistado se a equipe de suprimentos souber o momento e a categoria de produtos certos para cada uma das modalidades.

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