Apesar de muitas empresas já terem processos estruturados nesse sentido, a verdade é que a compra de óleo lubrificante continua bastante complexa. Isso porque é preciso levar em consideração diversos aspectos, indo muito além do preço.
Desde a escolha do fornecedor até as condições de entrega, tudo precisa ser bem planejado para garantir o máximo de qualidade e eficiência para as operações. E foi pensando nesse processo que resolvemos mostrar aqui 8 dos principais fatores que devem ser analisados. Confira!
A análise da confiabilidade do fornecedor
Dentre os diversos critérios analisados em uma negociação estão a capacidade e a confiabilidade do fornecedor. Para isso, antes de mais nada, vale a pena pesquisar sobre:
- a tradição da empresa no mercado;
- o que é falado sobre ela na internet;
- quem são os clientes que ela atende.
Se possível, entre em contato com alguns desses clientes para saber mais sobre os serviços e produtos oferecidos. Tendo a opinião de um gestor que lida ou que já lidou com o fornecedor, a tomada de decisão fica mais fácil e certeira.
A negociação como papel determinante
O processo de negociação é essencial para garantir uma boa compra.
É por meio dele que conhecemos as especificações do produto, se ele atende às necessidades da empresa, quais são as condições de pagamento, a capacidade de atendimento do fornecedor, entre outros aspectos essenciais que constroem resultados satisfatórios.
A regulamentação da ANP
Determinada pela Agência Nacional do Petróleo, Gás Natural e Biocombustíveis (ANP), a regulamentação voltada para os óleos lubrificantes no Brasil impõe uma série de resoluções e portarias que estabelecem exigências e regras ligadas, por exemplo:
- à coleta;
- à comercialização;
- à importação;
- à produção;
- ao rerrefino.
Os 8 fatores determinantes para a compra
Vamos citar aqui 8 dos principais fatores que devem ser levados em conta no processo de compra de óleo lubrificante. Acompanhe!
1. Checar se o fornecedor é homologado no sistema da empresa
Sistema homologado é garantia de que fornecedor tem código válido. Nesse modelo, o comprador emite um pedido para uma empresa que será identificada por esse código, que nada mais é que um cadastro. É importante, portanto, certificar-se de que o parceiro de negócios está homologado ou cadastrado.
Você também deve observar se o fornecedor está dentro de uma análise válida. Existem pendências de entrega, algum problema financeiro ou há alguma outra questão legal, como passivos trabalhistas ou processos ambientais? Tudo isso é sinal de que o cenário não é positivo.
Por outro lado, se existe a validação e as condições são favoráveis, sinta-se livre para prosseguir com a negociação sem nenhum impeditivo.
2. Garantir que o fornecedor seja homologado pela engenharia
Isso quer dizer que a sua empresa pode ter um fornecedor homologado para fornecer vários tipos de lubrificantes, mas um deles ainda não foi homologado pelo setor de engenharia. Sem isso, é impossível dar prosseguimento à negociação.
Nesses casos, o comprador deve fazer a submissão de uma requisição de homologação para a área técnica e tentar seguir com essa validação para posterior liberação da compra.
3. Verificar a disponibilidade dos produtos e os prazos de entrega
Avalie a disponibilidade do produto e o prazo de processamento e envio do pedido (lead time) proposto pelo fornecedor. É preciso analisar se as condições atendem à demanda da companhia, visto que podem afetar a produtividade de toda a operação.
Mesmo se os outros fatores estiverem validados, não é possível seguir com a compra se o prazo não for satisfatório. A menos, claro, que sua empresa consiga trabalhar dentro de um planejamento com antecedência estendida e conte com fornecedores altamente confiáveis, sem riscos de atrasos.
4. Obter garantias de prazo de pagamento com o fornecedor
É preciso garantir que a política de pagamento da companhia esteja alinhada com o prazo de recebimento do fornecedor.
Dessa forma, se a condição da sua empresa é para 60 dias, busque um parceiro que aceite tal prazo para receber pelas aquisições realizadas agora, por exemplo.
5. Verificar a existência de variação dos preços acordados
No processo de negociação são definidos os preços praticados. De tempos em tempos, porém, esses valores passam por reajustes. Isso sem falar na possibilidade das flutuações! Agora pense: se essas situações ocorrem com uma frequência muito alta, o contrato pode ficar inviável.
O ideal é, assim, seguir uma fórmula paramétrica, uma equação que usa índices públicos para calcular o comportamento do preço. Isso acontece bastante com commodities.
O que você deve buscar são garantias de que o fornecedor tem uma estrutura de variação de preços bem clara e definida. E vale ressaltar aqui que existem parâmetros públicos no mercado.
6. Assegurar que o fornecedor consegue propiciar o TCO
O Total Cost of Ownership (TCO) é um conceito que vem da área de TI, mas que se ampliou bastante. Basicamente, ele chama a atenção para o custo total das operações.
Contratar um fornecedor que cobra 1 milhão de reais por uma licença e que garante todo o suporte necessário pode sair mais barato que fechar negócio com um que cobra 100 mil reais, mas gera outros custos variáveis, por exemplo.
É de suma importância garantir que o fornecedor tenha um projeto de TCO claro, explicado de forma objetiva e operacionalizado na prática. Os fatores que levam à compensação de preço geralmente são:
- manutenção;
- treinamento;
- período de extensão do uso do lubrificante;
- assistência técnica.
7. Avaliar a competitividade comercial
Não tem como fugir: o preço é um fator determinante para a tomada de decisão em uma compra. Basicamente, é ele que gera a concorrência. Existem, no entanto, aspectos de qualidade que também não podem ser desconsiderados.
Avaliando preço versus qualidade, você conseguirá escolher um fornecedor que pratica a melhor competitividade entre os outros players.
8. Tomar uma decisão que vai além do preço
Como a compra de óleo lubrificante é bem complexa, avaliar apenas o preço do produto nem sempre é a melhor solução. Existem também questões como qualidade, eficiência e quantidade de horas de trabalho, entre outras, que precisam ser consideradas. Só assim será possível tomar uma decisão com base no melhor custo-benefício.
Existem casos em que a compra de óleo lubrificante é um pouco mais cara, mas o item tem uma vida útil consideravelmente maior que a do concorrente mais barato, fazendo com que o custo final seja menor. São questões como essa que precisam ser consideradas nesse momento de decisão.
Por fim, quer saber por que os lubrificantes da PETRONAS apresentam uma excelente relação custo-benefício? Entre em contato conosco e vamos conversar sobre as necessidades e soluções para seu negócio!
