Como reduzir o lead time de compras na indústria?

A previsibilidade no atendimento dos fornecedores é fator crucial para que a área de compras consiga alinhar os processos e disponibilizar os materiais no prazo e na quantidade necessária para garantir um bom desempenho produtivo.

O tempo entre a abertura de uma requisição e o efetivo recebimento dos itens é chamado de lead time de compras. Quanto menor é esse período, menores são também as chances de surgirem atrasos na produção. Sem falar que, nesse cenário, a resolução de eventuais problemas é bem mais simples.

Neste post, vamos explicar o que é esse lead time e quais ações podem ser tomada para reduzi-lo na sua empresa. Confira!

O que é lead time?

O lead time está diretamente ligado ao conceito de caminho crítico da manufatura — ou Manufacturing Critical-path Time (MCT). Basicamente, ele representa a quantidade total de dias entre a criação de uma ordem de serviço até a entrega de pelo menos um item. É nesse intervalo de tempo que um pedido passa pelo chamado caminho crítico.

Nesse contexto, o lead time de compras envolve toda a burocracia necessária no processo de aquisições, como:

• o registro de uma ordem de serviço;
• a criação de um pedido de compra;
• o acionamento dos fornecedores e a realização de cotações;
• o tempo necessário para o envio dos itens;
• o recebimento e o registro de entrada dos produtos, insumos ou matérias-primas na linha de produção.

Qual a importância para o setor de compras?

Esse indicador contribui para aumentar a eficiência do setor e também do atendimento dos fornecedores, visto que ajuda a otimizar o planejamento e a organização das aquisições.

Dessa forma, com base no giro do estoque e nos prazos necessários para que os parceiros realizem as entregas, a equipe de compras consegue identificar qual é o prazo mínimo necessário para que os materiais sejam disponibilizados a tempo. Evita-se assim o excesso, que eleva os custos operacionais, bem como a falta de itens, que pode gerar paradas na linha.

Como reduzir o lead time de compras na indústria?

Existem algumas medidas que podem ser adotadas para diminuir o lead time de compras. Conheça algumas delas nos próximos tópicos!

Planejamento e alinhamento com a produção

Todo o trabalho de compras precisa ser realizado com base nas necessidades da produção. Logo, a negociação dos prazos de entrega dos fornecedores e o tempo total necessário para a colocação do pedido e o recebimento dos materiais devem ser considerados no lead time total.

É importante incluir uma margem para possíveis atrasos que possam ocorrer, além do tempo para a investigação de defeitos, garantindo assim a resolução de imprevistos sem impactar o desempenho da produção. Nada de gerar paradas desnecessárias na linha!

Redução da burocracia

Um processo cheio de etapas e demandas de autorização contribui para estender o lead time de compras. Dessa forma, ainda que o fornecedor parceiro ofereça um prazo satisfatório, o fluxo de trabalho interno pode fazer com que o tempo total seja maior que o aceitável.

Nesse caso, vale a pena fazer um mapeamento de todo o caminho que o pedido percorre até o momento de acionar o fornecedor, avaliando quais atividades são desnecessárias ou não agregam valor ao resultado. Se não puderem ser eliminadas, o recomendado é procurar por melhorias que promovam maior fluidez aos procedimentos.

Investimento em tecnologia

O investimento em tecnologia é sempre um grande aliado do aprimoramento dos processos e, consequentemente, da melhoria dos resultados. Nesse contexto, existem algumas soluções que podem ser adotadas com o objetivo de contribuir para a redução do lead time em compras.

Enterprise Resource Planning (ERP)

Trata-se de um sistema de gestão integrada que automatiza diversos processos de negócio e os mantém interligados. Dessa forma, uma ordem de serviço aberta pela equipe responsável pelo estoque automaticamente se tornaria uma demanda para a equipe de compras, que, por sua vez, seria responsável por dar continuidade ao procedimento.

Elimina-se assim a realização manual das requisições, mais sujeitas a erros e necessidade de retrabalho, conseguindo reduzir o tempo necessário para a conclusão dos processos, tornando as equipes mais produtivas.

Invetory Management System (IMS)

Como o próprio nome já sugere, o sistema de gestão de inventário automatiza as rotinas de inventário de materiais. Com ele, fica muito mais fácil controlar o fluxo dos itens e as quantidades disponíveis no estoque.

Além de apostar nessa ferramenta, também é importante adotar a prática de inventários cíclicos. Por meio dela, as inconsistências (como a falta de itens que constavam no sistema) são identificadas com mais agilidade, facilitando a resolução do problema e tornando as ações mais eficazes.

Na prática, se a quantidade insuficiente é apontada com antecedência, todos os envolvidos (incluindo o fornecedor) podem trabalhar para fazer a reposição no menor tempo possível e evitar uma possível parada na produção.

Vendor Managed Inventory (VMI)

O estoque gerenciado pelo fornecedor é uma ferramenta por meio da qual a empresa compartilha os dados do estoque com o parceiro de negócios que, por sua vez, fica responsável por monitorar as quantidades e realizar os envios sempre que necessário.

Para isso, considerando o lead time de compras e o prazo de entrega do fornecedor, define-se o estoque de segurança de cada item — o que corresponde às quantidades mínimas de cada material para garantir a produção. É uma medida adotada para sinalizar quando a reposição deve ser imediata.

Assinaturas eletrônicas

Por fim, o uso de assinaturas eletrônicas nos documentos ajuda a diminuir o tempo necessário para resolver a burocracia no setor de compras, visto que, com elas, os documentos podem ser assinados e compartilhados automaticamente.

Desenvolvimento do lead time no contrato com fornecedores

Durante uma negociação, a entrega do fornecedor precisa ser levada em conta, já que está dentro do lead time de compras. Isso significa que um prazo de entrega um pouco maior representa alguns dias a mais no intervalo total entre a ordem de serviço e o recebimento dos materiais.

Além de chegar a um acordo a respeito disso, também é preciso incluir o prazo total negociado no contrato. Essa é uma forma de resguardar a empresa de qualquer descumprimento. Sempre que possível, aliás, inclua cláusulas de penalidade para atrasos frequentes.

Como você pôde ver, o lead time de compras tem um papel determinante para garantir que o fornecedor entregue os itens necessários e para manter a eficiência das linhas de produção. Isso ao mesmo tempo em que otimiza os níveis de estoque e reduz os custos operacionais, gerados pelo excesso de itens ou por paradas decorrentes da falta deles.

Por fim, se quer saber por que a gestão de compras é tão importante na indústria e exerce um papel tão estratégico quanto outras áreas, não deixe de conferir este post!