Gerenciamento de fornecedores: descubra tudo sobre o assunto!

De forma geral, é comum que as empresas busquem maneiras de manter um bom relacionamento com seus clientes e colaboradores. Afinal, isso ajuda a criar um ambiente de trabalho mais produtivo e a fidelizar uma parcela maior de seus consumidores.

Mas, quando falamos sobre o gerenciamento de fornecedores, você sabe como é possível realizar essa tarefa para desenvolver uma boa relação com essas empresas? Contar com bons parceiros comerciais traz grandes vantagens para qualquer tipo de negócio ou indústria, aumentando sua capacidade de operação e possibilitando diferentes estratégias de crescimento.

Quer saber como fazer dos seus fornecedores verdadeiros aliados do seu negócio? Convidamos o analista de suprimentos da PETRONAS, Vinícius Miranda, para uma conversa sobre o assunto. Confira agora as suas principais dicas e informações sobre o assunto!

O papel da gestão de compras no gerenciamento de fornecedores

Em primeiro lugar, é preciso ter em mente que a gestão de compras deve ser encarada como uma questão estratégica para a empresa. Por isso, essa prática deve levar em conta aspectos importantes para as operações da companhia, tais como custos dos insumos, capacidade de estoque, prazos, qualidade dos materiais, projetos em andamento e, até mesmo, os trabalhos futuros.

Quando a gestão de compras é feita com base nas diretrizes certas e com dados precisos, fica mais fácil analisar o desempenho dos seus fornecedores e os reflexos dessa parceria no seu negócio. Em termos práticos, exercer um monitoramento constante permite que o gestor saiba se os fornecedores estão entregando o material necessário no momento certo e com a qualidade esperada.

Um contato mais próximo entre o departamento de compras e seus fornecedores ajuda a estreitar as relações entre as partes. Certamente, será mais propício firmar acordos que possam ser vantajosos para os dois lados, negociando valores, prazos de entrega e quaisquer outros detalhes que tornem essa parceria cada vez mais forte.

Além dessa atuação estratégica, a gestão de compras é um cuidado indispensável também para a saúde financeira de qualquer empresa. Vinícius ressalta que, de acordo com o ramo de atuação, os gastos com a aquisição de materiais podem responder por mais da metade dos custos operacionais! Ou seja, uma gestão de compras eficiente é importante tanto para o orçamento da empresa quanto para o desenvolvimento de parcerias.

Por que investir em gerenciamento de fornecedores?

Não é apenas na hora de solicitar os insumos que sua empresa precisará do gerenciamento de fornecedores como uma excelente ferramenta de gestão. Os benefícios dessa prática vão muito além, especialmente quando essa parceria é pautada por um bom planejamento estratégico.

Uma relação próxima permite, por exemplo, que sua empresa tome contato com as inovações do seu setor de forma mais rápida ou que seja alertada sobre as variações do mercado. Quando esses fornecedores estão fisicamente próximos, a logística e, consequentemente, os custos são otimizados e geram ainda mais diferenciais para a sua atuação.

Em alguns casos, o fornecedor pode até mesmo trabalhar para desenvolver soluções customizadas ao seu negócio, garantindo que você consiga atender a qualquer demanda que surgir. Por isso, a dica do nosso analista é firmar contratos de longo prazo com aqueles parceiros com quem sua empresa tem um bom relacionamento, aumentando cada vez mais a confiança e a possibilidade de ótimos negócios.

Dessa forma, não basta apenas voltar a atenção ao preço dos insumos, mas é preciso também enxergar as oportunidades no mercado e novas tecnologias que vão se destacar na relação custo-benefício para a empresa. Por isso, avalie as oportunidades e adequações, visando a saúde financeira da sua empresa, bem como o intermédio para parcerias.

Como avaliar as oportunidades de parceria?

Ainda que o bom relacionamento entre empresa e fornecedor seja um indicativo mais evidente, existem outras maneiras de avaliar se uma parceria será realmente vantajosa e segura. Um cuidado que não pode ficar de fora nessa hora é verificar se os potenciais fornecedores contam com as certificações de conformidade necessárias para o material que será adquirido, como ISO e ABNT.

O departamento de compras também pode fazer uma avaliação financeira dos fornecedores, a fim de descobrir se possuem pendências junto aos órgãos de restrição de crédito, se está devendo impostos, INSS, certidões, certificados etc. Por fim, a realização de rodadas presenciais de avaliação técnica e negociação pode ser uma boa oportunidade para conhecer mais a fundo os possíveis parceiros e fazer as escolhas mais alinhadas com seus objetivos.

Para lidar de forma mais fácil com todos esses pormenores, existem métodos de análise que auxiliam o setor de compras a definir as estratégias mais adequadas de aquisição de bens e serviços. Veja algumas delas:

Matriz de Kraljic

Tem como objetivo reduzir a vulnerabilidade no fornecimento de materiais importantes para a sua produção. Para tanto, classifica-se os produtos por itens, considerando o seu impacto financeiro e o risco de abastecimento para o negócio:

itens estratégicos: possuem alto risco de abastecimento e alto impacto financeiro. Para esses produtos, o indicado é buscar parcerias sólidas de longo prazo;
itens de alavancagem: possuem baixo risco de abastecimento e alto impacto financeiro. O ideal é buscar por ofertas competitivas;
itens de gargalo: alto risco de abastecimento e baixo impacto financeiro. Recomenda-se a busca de fornecedores alternativos, a fim de assegurar o abastecimento;
itens não críticos: baixo risco de abastecimento e baixo impacto financeiro. Nesse caso, deve-se focar na simplificação do processo de aquisição dos materiais.

Esse modelo matricial permite identificar se o fornecedor é realmente estratégico ou se, na verdade, acaba criando um gargalo operacional. A partir desses dados, é possível gerar relatórios que ajudam a avaliar a parceria, como volume de vendas e gastos anuais com o fornecedor.

Matriz Swot

Utilizada para analisar os possíveis cenários de negociação, a Matriz Swot considera as forças, fraquezas, oportunidades e ameaças à sua empresa. Para isso, o método leva em conta dados internos e externos, além de situações, com as quais o gestor pode lidar facilmente, e aquelas que podem comprometer o planejamento. Equilibrando bem os aspectos positivos e negativos de cada cenário, fica mais fácil escolher os melhores objetivos e parcerias para o crescimento da empresa, de forma estratégica.

Como gerenciar e desenvolver as parcerias?

Uma vez que uma parceria é estabelecida, o gestor deve se valer do gerenciamento de fornecedores para monitorar de perto os seus resultados. É indicado fazer reuniões periódicas com o setor de compras para descobrir quais pontos foram otimizados e quais têm causado problemas ao departamento — e, consequentemente, a todo o ciclo produtivo.

Outra recomendação é fazer visitas às instalações físicas dos fornecedores, aproveitando a oportunidade para verificar os detalhes de sua estrutura e de suas operações. Você pode considerar, até mesmo, a contratação de uma consultoria terceirizada para ajudar na avaliação de suas parcerias. Observando os dados de maneira neutra, a empresa terceirizada estará apta a sugerir mudanças e melhorias nessas relações para que sua empresa possa extrair o máximo de benefício de cada acordo firmado.

Vinícius Miranda lembra também que a tecnologia pode ser uma grande aliada nesse controle. O uso de softwares específicos para gestão de estoque traz benefícios como a possibilidade de automatizar processos que antes eram feitos manualmente, reduzindo custos e tempo em seus processos operacionais. A organização de dados importantes e a possibilidade de administrar múltiplos fornecedores em um mesmo lugar também são vantagens dos softwares de gestão, pois isso possibilita fácil acesso e uma análise em tempo real das informações que você precisa na sua gestão de suprimentos.

A essa altura, ficou claro como a gestão de compras é fundamental no desenvolvimento de parcerias estratégicas com os fornecedores, não é mesmo? Então, confira agora o nosso e-book exclusivo sobre as melhores práticas de gestão de compras na indústria e comece a aprimorar essa atividade no seu negócio!