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A gestão de uma cadeia de suprimentos é complexa e demanda muito planejamento, monitoramento e análises. Nesse sentido, os indicadores de desempenho (KPIs) exercem um papel fundamental — não só de acompanhamento dos resultados, mas também no auxílio tomada de decisão e na elaboração de estratégias mais acertadas.
Neste artigo, vamos falar mais sobre eles, como eles ajudam no gerenciamento da cadeia de suprimentos e quais deles podem ser acompanhados. Continue com a leitura e saiba mais sobre o assunto agora mesmo!
O que são indicadores de desempenho, afinal?
Em regras gerais, um indicador de desempenho é, por natureza, um fator matemático que se utiliza para medir algo. Em outras palavras, ele é formulado para que se consiga acompanhar a performance de determinada área.
No universo dos negócios, essa medição implica a tomada de ações gerenciais. No setor de suprimentos, por exemplo, há KPIs que demonstram como tem sido o desempenho ao longo de determinados períodos.
Geralmente, quando eles são definidos em um departamento, têm como base os indicadores corporativos.
É como se fosse um efeito cascata: a partir desses indicadores de negócios, os níveis vão descendo (estratégico > tático > operacional) e, com isso, os KPIs vão sendo desmembrados até chegar aos mais específicos de cada área.
O conjunto de todos eles dá o suporte para que a empresa alcance os resultados esperados. Isso vale tanto para o monitoramento do desempenho quanto para a avaliação da eficácia das ações adotadas.
Como os indicadores de desempenho ajudam na gestão da cadeia de suprimentos?
Na cadeia de suprimentos, principalmente na gestão de fornecedores, o uso dos indicadores influencia totalmente. Para se chegar a bons resultados, é preciso que esses parceiros de negócios estejam capacitados para atender às necessidades da sua empresa.
Por isso, é muito comum que muitas organizações hoje exijam que seus fornecedores sejam certificados. Eles são acompanhados de forma clara, com base nos requisitos preestabelecidos. Assim, fornecedores bem qualificados geralmente atendem a critérios que envolvem:
- qualidade;
- boa saúde financeira;
- alto grau de confiabilidade.
Além disso, eles também atuam em conjunto dentro dos processos de avaliação, ligados a rotinas operacionais e a indicadores de negócios. É o caso da redução de compras e do saving.
Quais indicadores de desempenho precisam ser acompanhados?
Quando se fala em indicadores da área de suprimentos, deve-se pensar em saving (ou redução de custos) no primeiro momento.
De forma isolada, o KPI de saving é o mais importante, já que está ligado diretamente ao setor que realiza as negociações.
Atualmente, no que diz respeito aos resultados, a redução de custos ainda é mais fácil de se alcançar do que o aumento nas vendas. Em outras palavras, o retorno vem mais rápido quando se reduz os custos do que quando se acelera as vendas.
Basicamente, existem duas formas de mensurar a redução de custos. A primeira delas, impacta diretamente no desempenho, por meio da economia no valor da compra.
Se determinado item é comprado a R$ 10 e se consegue diminuí-lo para R$ 8, essa diferença de R$ 2 representa o saving (ou seja, a economia).
A outra, não impacta diretamente nos resultados, mas são os chamados custos evitados. Assim, se você tem um orçamento disponível para comprar o item a R$ 10, mas consegue negociá-lo com o fornecedor por R$ 9, essa diminuição do valor projetado é o custo evitado (nesse caso, de R$ 1 por item).
Agora, avaliando de forma ampla, existem diversos grupos de indicadores que devem ser acompanhados, como:
- de negócios;
- do setor (em relação à eficiência dos processos);
- de gestão (ligados às pessoas, a certos tipos de processos, às auditorias, entre outros).
Nos próximos tópicos, vamos explicar melhor alguns deles. Veja só!
Ciclo de vida do pedido
Trata-se de um indicador mais operacional da área de suprimentos. Nesse caso, ele é utilizado para saber quanto tempo se leva, em média, para que um pedido de compra se transforme em produto (no estoque ou na produção).
Para mensurá-lo, é preciso calcular o tempo decorrido do momento em que a requisição é aprovada, transformada em pedido de compras, até a chegada do item na empresa. Em outras palavras, é o tempo total gasto em um processo interno da área de compras.
Para encontrá-lo, basta fazer o seguinte cálculo:
Quantidade de dias do ciclo de vida do pedido = data do recebimento dos itens – data da aprovação da requisição.
Índice de automação da área de compras
Um alto índice de automação representa grande quantidade de compras sendo feitas de forma automática. Ao mesmo tempo em que isso é muito vantajoso, também representa um desafio para o departamento.
Isso quer dizer que é necessário ter, dentro do sistema, contratos pré-negociados e condições já estabelecidas, por exemplo, para que se consiga oferecer uma resposta rápida ao solicitante.
Assim, é possível reduzir o tempo do processo de compra, mas, para isso, é necessário ter um nível mais elevado de automação.
Para acompanhar essa informação, utiliza-se o seguinte cálculo:
Índice de automação = quantidade de processos automatizados / quantidade total de processos de compra.
Quanto mais próximo de 1 for esse resultado, mais automatizado é o setor.
Quantidade de ordens de compra em aberto
Ordens de compra em aberto são requisições que foram enviadas para os fornecedores, mas que, em algum momento, houve atraso no processo de entrega. Ele é utilizado para medir a eficiência do fornecedor no que diz respeito aos níveis de serviço acordados previamente.
Trata-se de um KPI mais operacional, ligado a prazos. É importante acompanhá-lo para identificar a assiduidade dos fornecedores e o risco de haver atrasos internos em decorrência da demora no envio dos itens. Para calculá-lo, utiliza-se:
Quantidade de ordens de compra em aberto = quantidade total de ordens de compra abertas no período – quantidade de ordens de compras fechadas – quantidade de ordens de compra no prazo.
Índice de rejeição
Esse indicador está muito voltado para a qualidade dos produtos. Trata-se da rejeição negociada com o fornecedor, indicando qual é o nível de atendimento de qualidade, com base no que foi acordado em contrato. Entre os índices de performance acompanhados nesse caso, estão a pontualidade na entrega e o envio de itens sem defeitos.
Para encontrá-lo, utiliza-se a seguinte fórmula:
Índice de rejeição = quantidade total de pedidos com problemas / quantidade total de pedidos feitos no período.
Índice de conformidade
Para se chegar a esse indicador, são realizadas auditorias em diversas frentes. Elas contribuem para que se tenha um controle mais rigoroso em relação a processos e documentos.
Nesse sentido, um dos indicadores que precisam ser acompanhados é o de conformidade da área de compras.
Em outras palavras, ele está ligado à capacidade do setor de trabalhar com rotinas específicas e atender a todas elas. Assim, um bom KPI é ter nenhuma observação significativa nas auditorias que são realizadas ao longo do tempo.
Para calcular esse indicador, utiliza-se a seguinte fórmula:
Índice de conformidade = quantidade de processos em conformidade / quantidade total de processos auditados.
Como melhorar os indicadores da sua empresa?
Antes de mais nada, é preciso ter em mente que os KPIs sempre devem estar relacionados aos objetivos da empresa. Caso contrário, eles podem não trazer muita informação e levar a lugar algum.
Para controlar bem os indicadores da cadeia de suprimentos, não pode-se olhar apenas um KPI isolado em determinada época do ano. É preciso acompanhar todos eles, mês a mês e, em muitos casos, avaliar a informação em conjunto, já que elas podem se complementar. É o caso de comparar o aumento da lucratividade com base na redução de custos alcançada, por exemplo.
Também é preciso ter em mente que existem aspectos conjunturais que afetam os resultados do negócio, como a inflação. No final das contas, o desempenho esperado pode não ser alcançado e isso precisa ser levado em consideração.
A gestão da cadeia de suprimentos deve ser feita com base em pilares (fornecedor, gestão e processos), mas precisa também dar um destaque especial para a qualificação dos gestores.
Esses profissionais precisam se modernizar e encarar a rotina de compras de forma mais estratégica, agregando mais valor aos resultados.
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