A área de suprimentos exerce um papel bem estratégico nas organizações: ela é responsável por atender às demandas de outros setores, provendo produtos e serviços de qualidade, ao mesmo tempo em que minimiza os custos — e o impacto financeiro gerado por eles.
Para que tudo isso se torne possível, é necessário contar com um procedimento de compras bem definido e garantir que ele será executado conforme o planejado.
Pensando nisso, resolvemos elaborar este e apresentar 7 boas práticas para tornar o setor mais eficiente. Confira!
Afinal, quais são as boas práticas mais adequadas para a área?
Existem algumas práticas indicadas para otimizar o procedimento de compras e contribuir para que os resultados alcançados sejam mais satisfatórios. Veja algumas delas a seguir:
1. Diagnóstico da área e planejamento estratégico
O diagnóstico é o primeiro passo para começar a melhorar a rotina do setor de compras. Nesse sentido, o foco gira em torno da relação entre o que foi gasto em compras em determinado período e o budget que havia sido planejado.
Há um jargão na administração que diz que “não se gerencia aquilo que não se mede”. Em outras palavras, se os gastos não são controlados de acordo com o orçamento disponível, dificilmente será possível saber se o setor é (ou não) eficiente.
Vale lembrar que o budget é estimado com base nos gastos do ano anterior. Entretanto, é preciso considerar alguns pontos como:
- reajustes nos preços;
- alterações no mercado;
- entrada de novos fornecedores.
Negligenciar esses aspectos faz com que a probabilidade de definir um teto de custos abaixo do ideal seja bem grande — o que poderia gerar um rombo financeiro no final do ano.
2. Capacitação dos colaboradores
O fator humano é um dos pontos que tem mais peso nos resultados de uma empresa. De nada adianta ter processos bem planejados e estruturados se quem vai executá-los não está bem capacitado.
Sendo assim, além de investir em treinamentos voltados para a qualificação, também vale a pena treiná-los para que eles fiquem por dentro da estratégia da empresa e dos objetivos definidos.
3. Sinergia entre os processos e a estratégia empresarial
Os objetivos e as estratégias são definidos pela alta gestão e são “quebrados” em metas e planos de ação à medida em que são repassados para outros setores — criando um efeito cascata que se torna mais simplificado nas áreas mais operacionais.
Devido a isso, os processos geridos em cada setor devem estar alinhados com esse planejamento, garantindo que a prática seja condizente com o que é esperado de cada colaborador e setor.
Isso é especialmente importante quando a empresa tem filiais. É preciso manter um equilíbrio entre as práticas e leis locais e as recomendações enviadas pela matriz — o que requer uma atenção maior quando se trata de países diferentes.
4. Melhoria no relacionamento com os clientes internos
Os clientes internos são todas as outras áreas da empresa que fazem solicitações para a área de compras — RH, financeiro, logística, entre outras. Além de colocar em prática o procedimento de compra que foi definido, também é preciso investir no relacionamento com esses setores para que os resultados alcançados fiquem dentro do esperado.
Dessa forma, os atendimentos se tornam mais eficientes, o índice de erros diminui, pode-se pensar em alternativas para redução de custos, entre outros benefícios — tudo de acordo com a estratégia organizacional e as demandas dos departamentos.
Cumprimento do procedimento estabelecido
Falamos anteriormente sobre a importância de estruturar os processos de acordo com a estratégia empresarial. Ou seja, os profissionais da área de compras devem segui-lo conforme a padronização estabelecida.
Dentro do contexto do relacionamento com os clientes, é preciso lembrar de segui-lo, ainda que se trate de um pedido de urgência. Quando houver uma necessidade imediata, o comprador precisa buscar uma solução que atenda o cliente interno, mas que, ao mesmo tempo, não fuja do procedimento.
A partir do momento em que a formalização do fluxo de trabalho é realizada, todos no setor devem atuar de acordo com ela. Isso ajuda a evitar que cada um aplique a tratativa que achar mais adequada e também a deixar claro para as outras áreas que existe um método a ser respeitado.
5. Atualização dos procedimentos e comunicação das mudanças
Ao longo do tempo, é possível identificar ineficiências que serão corrigidas e, portanto, vão mudar a metodologia de trabalho adotada inicialmente. Isso também pode ocorrer quando novas estratégias são definidas, alterando o plano de ação.
Quando essa transição é bem significativa e impacta a rotina de outros setores, todos precisam ser comunicados e se preparar para adaptar a rotina com as novas exigências. Nesse sentido, é preciso haver um trabalho intenso de conscientização, para que os envolvidos entendam a importância de se adequar — em vez de tentar flexibilizar a rotina da área de compras e, com isso, deixar de seguir o procedimento.
6. Análise dos resultados e otimização dos processos
A otimização dos processos por meio das melhorias é um dos principais pontos para alcançar a melhoria dos resultados. Porém, para garantir que as mudanças sejam mesmo eficazes, é necessário analisar o desempenho.
Logo, deve-se avaliar se as consequências estão dentro do que era esperado ou se novas alterações precisam ser realizadas. Caso positivo, deve-se iniciar o ciclo de “análise > identificação de falhas > implementação de mudanças > avaliação de resultados”.
7. Gestão de fornecedores
Outro ponto que não pode ser deixado de lado é a gestão de fornecedores. Ao padronizar o processo de seleção, evita-se o risco de contratar empresas que não sejam capazes de atender com a qualidade necessária. Entre algumas boas práticas que podem ser citadas, estão:
- buscar empresas que são referências no mercado;
- consultar a carteira de clientes;
- verificar a saúde financeira;
- analisar se a empresa pratica os valores e as missões.
A partir dessas informações, já se consegue fazer um filtro e reduzir as opções a somente empresas que se mostrem qualificadas.
O que fazer para superar as metas estabelecidas?
Com uma boa gestão, é possível alcançar bons resultados. Porém, existem algumas medidas que podem ajudar a superar as metas. Conheça algumas delas.
Análise da cadeia de suprimentos
O ideal é reunir uma equipe para analisar os pontos fortes e fracos, as ameaças e oportunidades que podem causar algum impacto na organização. Identificar o cenário permite que sejam feitas diversas melhorias, como:
- aumento da produtividade;
- redução de custos;
- aumento da qualidade no desempenho;
- redução do ciclo de vida dos pedidos.
Criação de planos de ação em conjunto
Se algum fornecedor apresenta alguma falha recorrente, vale a pena trabalhar em condição de parceria, para que seja feito um diagnóstico mais preciso e, a partir dele, sejam sugeridas ações de melhorias nos processos.
Realização de benchmarking
O benchmarking é uma metodologia na qual as empresas identificam as boas práticas aplicadas em outras organizações (de preferência os concorrentes diretos) e encontram um meio de adaptá-las para se adequarem à realidade do negócio. O conhecimento adquirido pode — e deve — ser incorporado ao plano de ação.
Como garantir uma boa relação com fornecedores?
Desenvolver uma relação de parceria com os fornecedores é uma estratégia que pode render boas oportunidades, que vão desde a redução de preços até a melhoria no atendimento da demanda. Para isso, vale a pena atuar em conjunto para buscar as melhores soluções para que todos saiam satisfeitos — principalmente, o cliente final. Isso quer dizer que sua empresa possa ter que ceder em alguns pontos, estabelecendo uma relação de ganha-ganha.
Qual é a relação entre o compliance e o procedimento de compras?
Compliance é uma palavra inglesa, originada do verbo “to comply”, que significa cumprir regras, regulamentações, normas e leis. Aqui no Brasil, há a lei nº 12.846/2013 — também conhecida como “Lei Anticorrupção” — que responsabiliza empresas (em âmbito civil e administrativo) que cometem atos que lesam a administração pública.
Isso quer dizer que as ações dos compradores também devem ser tomadas com base na lei, mesmo que alguns pontos sejam divergentes do processo de compras (que terá que ser adaptado para promover essa adequação).
Como podemos ver, o procedimento de compras é crucial para o um desempenho do setor e o sucesso da empresa — que reflete (mesmo que indiretamente) na satisfação dos clientes com o negócio.
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