O que é Business Intelligence e como aplicá-la na gestão de compras?

Nos últimos anos, temas como a Indústria 4.0 tomaram a atenção do setor produtivo, apresentando tecnologias e oportunidades para o futuro industrial. Com isso em mente, desenvolvemos este material dedicado a responder de uma vez por todas: o que é Business Intelligence?

O nosso objetivo é fazer com que você tenha as informações necessárias para otimizar o cotidiano da sua indústria, percebendo os impactos positivos que esse conceito pode oferecer — sobretudo no departamento de compras. Portanto, não perca tempo e aproveite esta leitura para refinar sua operação!

O conceito de Business Intelligence

Embora o nome seja sugestivo, existe muito para se aprender sobre o tema. O termo em si é uma expressão inglesa, que pode ser interpretada como a inteligência empresarial no idioma português. No segmento administrativo e industrial, o conceito também é conhecido por sua abreviação direta, BI.

Basicamente, trata-se de uma metodologia de gestão, que aposta na coleta e interpretação de um grande volume de dados para fundamentar as decisões e estratégias de cada departamento. Para tanto, o BI adota uma série de soluções tecnológicas, integrando dispositivos e interfaces, hardwares e softwares para monitorar a operação, colhendo, analisando e apresentando estatísticas para os gestores, operadores e técnicos.

As diferenças entre Business Intelligence e Big Data

Mas então, chegamos em um ponto confuso entre os novos entusiastas no tema. Afinal de contas, sempre que se menciona volumes e dados em um mesmo contexto é comum a associação com outro tema do momento, o Big Data.

No entanto, é fácil diferenciar essas ideias. O Business Intelligence opera como uma metodologia, um pacote de práticas, ferramentas e estratégias para absorver informações, desenvolver estatísticas e apresentar esses dados em uma interface simples e intuitiva.

Já a Big Data é uma implementação técnica para captar “toneladas” de informação. Contudo, apenas o sistema em si não é capaz de discernir o valor individual desses dados e, por isso, não oferece relatórios de fácil leitura e interpretação.

Nesse sentido, enquanto a Big Data é a rede (isto é, a ferramenta de captação), o Business Intelligence é o filtro, com soluções aplicadas para discernir o que fazer com esses dados e como apresentá-los de maneira intuitiva para o profissional que vai interagir com essas informações.

O funcionamento do Business Intelligence

Por conta disso, o BI é uma ampla estratégia, que pode ser aplicada em todos os estágios da produção, pois:

• controla volumes de estoque;
• agiliza as tarefas do gerente de suprimentos e compras;
• acompanha o sucesso das operações logísticas;
• analisa, até mesmo, o comportamento do consumidor, operando como uma solução de marketing.

Entretanto, também é importante entender o que o BI não faz. Até porque existem muitos gestores que acreditam que se trata de uma solução quase “mágica”, que elimina o processo de decisão, sugerindo as melhores estratégias com a frieza computacional — o que não é o caso.

Na realidade, um sistema de BI apenas coleta e organiza as informações. Como tudo isso é feito de maneira autônoma e em tempo real, o gestor ganha tempo útil para analisar esse compilado de dados e, aí sim, tomar as melhores decisões. Sendo assim, o Business Intelligence deve ser visto como uma interface de inteligência operacional, mas nunca como um oráculo administrativo.

Os principais benefícios do Business Intelligence na área de compras

Agora, vamos examinar as vantagens que acontecem em um dos departamentos mais impactados por essa tecnologia. Basicamente, todos esses benefícios poderão ser confirmados na sua operação, conferindo os indicadores de desempenho de compras. Veja só!

Redução de falhas

O crescimento de uma indústria sempre será proporcional ao aumento de sua complexidade. É nesse momento que se torna fundamental o investimento em automação, eliminando o fator humano.

Com um sistema de BI, o monitoramento de volume de estoque passa a contar com toda a exatidão binária de uma solução informática. Assim, você elimina a necessidade de processos de recontagem, conferências, preenchimento de planilhas e qualquer tarefa repetitiva e importante que seja vulnerável à negligência de um operador humano.

Precisão no controle e gestão do estoque

Esse é um benefício complementar ao anterior. Com um sistema informatizado e atualizado em tempo real, você tem a certeza de que a operação não perderá produtividade por falta dos insumos necessários, como fluidos lubrificantes e demais produtos fundamentais para a operação dos equipamentos.

Ponto de ressuprimento

Para além disso, o sistema de BI também analisa o fluxo desses produtos dentro da indústria, cruzando essas informações com o tempo médio com que esses insumos chegam dos fornecedores até o seu pátio.

Com isso, o sistema sugere com uma exatidão cirúrgica os melhores momentos para o gerente de compras realizar novos pedidos, possibilitando trabalhar com estoques menores e, portanto, mais econômicos.

Fator tempo real

Dentro da indústria, atualização é poder, seja durante contratações, navegando o mercado ou acompanhando a própria operação. É nesse contexto que o BI se destaca, entregando um painel de controle atualizado a todo momento — com intervalos de conferência que podem ser definidos pelo gestor.

A aplicação do Business Intelligence na área de compras

Agora, é momento de conhecer quais as estratégias práticas do BI no departamento de compras, entendendo como essa tecnologia pode facilitar o cotidiano do seu trabalho. Em comum, boa parte dessas soluções empregam inteligência artificial na resolução dos problemas. Dê uma olhada!

Análise de relevância

De certa forma, essa análise tende a ser mais utilizada pelo setor comercial, verificando os produtos mais populares por cada segmento e sugerindo sua reposição. No entanto, essa estratégia é reciclada pelo departamento de compras, monitorando o fluxo dos insumos e indicando o momento de compra.

Otimização logística

A depender do tamanho da sua indústria, o sistema de BI também pode ser utilizado para sugerir a distribuição de insumos entre várias filiais ou pavilhões em um mesmo complexo, evitando o deslocamento desnecessário de operadores em equipamentos e setores distantes.

Negociação estratégica

Uma regra tradicional do mercado é que a compra em volume garante descontos na negociação — um exemplo prático da relação atacado-varejo no segmento industrial. Geralmente, esse detalhe se percebe na precificação entre embalagens com diferentes volumes, em que quanto maior o recipiente, menor o preço da solução por litro — a diferença entre comprar recipientes com 20 litros de fluido lubrificante ou um barril com 100.

Por todas essas vantagens, com o BI, as compras se tornam mais espaçadas, volumosas e estratégicas, possibilitando aquisições com preços melhores e mais eficientes para o caixa da operação. Não deixe de implementar essa tecnologia no seu negócio para obter os melhores resultados.

Você gostou desse post esclarecendo o que é Business Intelligence? Então, aproveite para refinar suas estratégias enquanto gerente de suprimentos, baixando o nosso e-book especial sobre a Gestão de Compras na Indústria!