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Acompanhar indicadores de desempenho de compras é fundamental para que as variáveis e processos ligados às aquisições de produtos, insumos e matérias-primas sejam devidamente monitoradas. Assim, fica mais fácil saber quando é necessário realizar intervenções.
Apesar da importância desse recurso, muitos gestores têm dúvidas a respeito de quais deles devem ser geridos na empresa. Pensando nisso, elaboramos este artigo e vamos dar alguns exemplos que podem (e devem) ser adotados. Confira!
O que são indicadores de desempenho
Os indicadores de desempenho — também conhecidos como KPIs — são um recurso adotado para que se possa medir o resultado de processos ou iniciativas. Em outras palavras, consiste em uma ferramenta criada para avaliar a eficácia das ações adotadas.
Eles costumam ser criados com base em métricas e metas específicas — por meio de planilhas ou dashboards, por exemplo — e representam números, percentuais e índices ligados ao desempenho de determinado fluxo de trabalho. Para que você entenda melhor, vamos usar o exemplo da meta de redução do custo por pedido na empresa. Assim:
- metas são tudo aquilo que se espera alcançar como resultado. Exemplo: reduzir o custo na área de compras;
- métricas são os parâmetros definidos para monitorar determinado processo ou objetivos. Elas são criadas com base nas metas. Exemplo: custo com pagamento aos fornecedores;
- indicadores são o meio utilizado para acompanhar essa métrica. Exemplo: custo médio dos pedidos no período (explicaremos como calculá-lo adiante).
Em outras palavras, as métricas são uma medida simples (valor, quantidade, volume ou qualquer outra forma quantitativa), que dá suporte à criação dos KPIs. Portanto, é praticamente impossível criar um indicador de desempenho que ajude no processo decisório sem ter métricas (e metas) bem definidas.
Em resumo, por meio deles, fica mais fácil entender se os resultados alcançados estão de acordo com o planejado ou se é necessário realizar intervenções nos fluxos de trabalho. Também ajudam a compreender quais são as possíveis causas das falhas ou gargalos que prejudicam o desempenho esperado.
Por que acompanhar os KPIs na área de compras
O setor precisa seguir metas claras e objetivas a fim de encontrar fornecedores que ofereçam o melhor preço, mas sem deixar de lado os padrões mínimos de qualidade estabelecidos. Nesse sentido, os indicadores de desempenho de compras ajudam a monitorar questões como essas. Eles, aliados às métricas, fornecem dados sólidos e confiáveis a respeito de questões importantes como:
- tempo;
- custo;
- nível de satisfação;
- produtividade;
- falhas e ineficiências.
Com base nisso, gestores podem tomar decisões mais acertadas e que ajudam a aumentar o lucro (em alguns casos, já no curto prazo). Isso contribui para otimizar o desempenho da empresa como um todo, principalmente nas questões financeiras.
7 indicadores de desempenho de compras para acompanhar
Agora que você já sabe melhor o que são e por que devem ser acompanhados, vamos apresentar uma lista com 7 indicadores de desempenho para se adotar na empresa. Acompanhe!
1. Custo por pedido
O indicador de custo por pedido tem relação com a área financeira e ajuda a identificar se a empresa está gastando mais do que o ideal com os insumos, produtos ou matérias-primas. A lógica aqui é simples: quanto menor for o volume, mais difícil fica de negociar descontos e mais caro o produto sai (e vice-versa). Para fazer o cálculo o custo por pedido, pode-se usar uma fórmula simples:
Custo do pedido = montante gasto no mês / quantidade de pedidos realizados no período.
Se o resultado estiver acima do esperado, o gestor pode adotar uma série de medidas que envolvem desde centralizar os pedidos em uma data (a fim de aumentar o volume), até concentrar as compras em um único fornecedor. Dependendo da situação, a troca do parceiro de negócio também pode ser uma solução.
2. Lead Time
O Lead Time nada mais é do que o tempo decorrido entre a realização do pedido e a entrega dos itens solicitados para o fornecedor. Ele é um dos principais indicadores de desempenho de compras que uma empresa precisa acompanhar.
No caso da indústria, especificamente, é ele que ajuda na reposição dos insumos a tempo, sem o risco de parar a produção por falta de itens em estoque.
A relação é diretamente proporcional: quanto menor for o Lead Time, menor será a necessidade de manter grandes quantidades no armazém e, consequentemente, os custos operacionais. Para realizar o cálculo, basta usar a seguinte fórmula:
Lead Time = data da entrega dos pedidos – data da conclusão do pedido
3. Precisão dos pedidos
Dimensionar bem o volume de compras é fundamental para garantir que os itens necessários sejam adquiridos nas quantidades adequadas. Isso ajuda a evitar problemas como parada na produção e perdas nas vendas (por faltas) e custos adicionais e imobilização do capital de giro por longos períodos (por excesso de itens).
Nesse contexto, o cálculo da precisão dos pedidos ajuda a avaliar a efetividade das decisões de compras. Com base nos resultados, fica mais fácil entender quais ajustes devem ser realizados para equilibrar as aquisições com a demanda. O cálculo pode ser feito utilizando a seguinte fórmula:
Percentual de pedidos precisos = quantidade de ordens cumpridas com exatidão / quantidade total de ordens colocadas no período x 100
Vale lembrar que, nesse caso, se apenas um item deixou de cumprir os requisitos da ordem de compra, ela já não pode ser considerada como exata. Além disso, observar o giro dos produtos, as rupturas e os excessos também ajuda na definição de quais ações devem ser tomadas.
4. Prazo médio de pagamento
O prazo médio de pagamento é um KPI da área de compras. Esse KPI tem grande importância para o financeiro, já que está ligado ao fluxo de caixa e ao capital de giro do negócio. Por meio dele, é possível acompanhar e equilibrar os pagamentos aos fornecedores com os recebimentos por parte dos clientes (quando as vendas são realizadas a prazo). Para encontrar esse indicador, utiliza-se a fórmula:
Prazo médio de pagamento = valor total devido aos fornecedores / total de compras x 365
Nesse caso, o cálculo é realizado referente a um ano (365 dias). Para períodos menores, deve-se considerar o total de compras do período em questão.
5. Nível de serviço de entregas
O indicador de nível de serviço de entrega ajuda a identificar a confiabilidade e a eficiência dos fornecedores no que diz respeito à logística de entrega. Nesse caso, avalia-se o percentual de entregas que foram feitas dentro do prazo em determinado período. Para encontrá-lo, utiliza-se a seguinte fórmula:
Nível de serviço de entregas = quantidade de entregas realizadas dentro do prazo / quantidade total de entregas feitas no mesmo período x 100
Existem casos em que empresas fecham contratos com fornecedores incluindo o acordo de nível de serviço com multas, caso ele seja descumprido. Assim, se o combinado é de 90% e o fornecedor fica abaixo disso por um tempo (geralmente 3 meses consecutivos), por exemplo, são aplicadas multas sobre o valor do pedido.
Nesse indicador de nível de serviço também é possível avaliar questões como índice de avarias (itens com algum dano) e de extravios (quando o produto nem chega na planta). Juntando as informações, chega-se ao chamado pedido perfeito — entregue no lugar certo, no momento ideal, da forma como foi solicitado.
6. Taxa de devolução
O indicador de taxa de devolução ajuda a avaliar o impacto das devoluções — e, como consequência, a quantidade de itens defeituosos ou com algum outro tipo de problema. Com ele, é possível avaliar se as aquisições estão sendo feitas da forma adequada e se os fornecedores estão atendendo aos padrões de qualidade. Para realizar o cálculo, utiliza-se a seguinte fórmula:
Taxa de devolução = quantidade de produtos devolvidos / quantidade total de produtos adquiridos no período x 100
Vale lembrar que quanto menor for esse percentual, melhor é para a empresa. Caso os números estejam altos, vale a pena rever os processos ou até mesmo a parceria com o fornecedor em questão.
7. Saving
O saving é outro indicador de desempenho em compras que tem relação com a área financeira. Nesse caso, ele ajuda a entender como se deu o gasto em relação ao que foi orçado inicialmente.
O objetivo é identificar se houve algum ganho, quais custos foram evitados e qual foi a quantia economizada. Ele é essencial para avaliar a eficácia do setor para realizar boas negociações — reduzindo custos e gerando mais lucro para a empresa. Para encontrá-lo, utiliza-se a seguinte fórmula:
Saving = montante orçado para as compras – total gasto com as aquisições
Além desses, existe uma série de outros indicadores de desempenho de compras que podem ser utilizados para acompanhar a performance do setor.
Na hora de avaliar quais deles serão controlados, é importante conhecer a relevância que eles têm para os objetivos e estratégias da área. Assim, evita-se acompanhar diversas informações que não levam a lugar algum.
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