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Backlog de manutenção: o que eu preciso saber sobre o assunto?

O backlog de manutenção é uma das ferramentas mais importantes para o controle, o planejamento e a gestão em geral da manutenção na indústria. Com ele, é possível entender e alocar os recursos necessários para que todas as tarefas na área sejam satisfatoriamente executadas.

O backlog de manutenção pode ser definido como o conjunto de tarefas pendentes no setor de manutenção. Isso engloba não apenas aquelas ordens de serviço que encontraram algum tipo de obstáculo e estão atrasadas, como também o que foi planejado para um determinado período, como manutenções preventivas e preditivas.

Neste artigo, vamos explicar melhor o que é o backlog de manutenção, como seu cálculo é realizado e quais as melhores práticas para sua gestão e acompanhamento. Confira!

O cálculo do backlog de manutenção

O objetivo principal de um backlog de manutenção é compreender o trabalho que precisa ser executado pelo time de manutenção e quais os recursos que terão que ser deslocados para tal.

Diferente de outros setores operacionais, não é possível garantir um planejamento fixo na área de manutenção: mesmo com tecnologias avançadas de predição, sensores em máquinas e boas práticas de manutenção preventiva, imprevistos podem e vão acontecer.

Quando tais imprevistos acontecerem, o time de manutenção precisa estar pronto para agir e lidar com o problema de forma adequada. Além dessa demanda irregular, o setor também precisa assumir suas responsabilidades usuais, como a programação de manutenção preventiva, acompanhamento de equipamentos, gestão de suprimentos e outras ordens de serviço.

Portanto, para realizar o cálculo do backlog de manutenção é preciso, antes de tudo, determinar um período, que pode ser de uma semana a um mês, dependendo dos ciclos operacionais da empresa. Uma vez que essa unidade de tempo é conhecida, é possível partir para o cálculo em si.

Inicialmente, é necessário conhecer todas as atividades pendentes, planejadas e programadas para a manutenção. Uma vez que estejam devidamente listadas, é preciso estimar o número de horas-homem necessários para a realização de cada uma delas e somar esse valor. Com o valor total de horas-homem devidamente calculado, o gestor consegue entender se ele conta com os recursos para executar todas elas.

Para isso, em vez de simplesmente comparar o valor de horas-homem necessários com as horas-homem disponíveis, é mais interessante dividir o primeiro número pelo segundo, que muito provavelmente resultará em um valor próximo a 1.

Caso o número final seja maior que 1, significa que as ordens de serviço no backlog excedem a capacidade atual do time de manutenção. Se for igual a 1, a disponibilidade de recursos humanos é exatamente a necessária para a realização do trabalho. E se for menor que 1, as atividades pendentes, planejadas e programadas não excedem a mão de obra disponível.

Idealmente, o valor nesse cálculo inicial deve ser menor que 1, já que muitas atividades urgentes só entram no backlog quando aparecem e é interessante provisionar alguns recursos para sua execução. Por outro lado, um valor muito baixo por muito tempo pode significar desperdício de recursos.

O backlog como ferramenta para tomada de decisão

Além de ser importante para o cálculo de recursos na manutenção, o backlog também é uma ferramenta que facilita o processo de tomada de decisão da gestão. Como ele lista todas as ordens de serviço que precisam ser executadas, é possível organizar seu conteúdo por ordem de prioridade.

Alguns tipos de manutenção são mais urgentes porque envolvem mais riscos e atividades operacionais mais importantes, enquanto outras podem ser adiadas até certo ponto.

Fazendo uma analogia com um carro de passeio, um conserto de um amassado leve na lataria certamente pode esperar, enquanto trocar um pneu furado é uma urgência que precisa ser executada de imediato.

Com uma boa organização de backlog, os gestores podem direcionar os esforços na manutenção para o que é mais importante, priorizando tarefas cruciais e otimizando o trabalho das equipes. Dessa forma, a eficiência do setor é potencializada.

As melhores práticas para gestão do backlog

Como já foi dito, a natureza do trabalho no setor de manutenção é muito dinâmica. Um bom planejamento é muito importante, mas tudo pode mudar em instantes. Logo, também é fundamental ter capacidade de adaptação e flexibilidade.

A gestão do backlog é uma tarefa que precisa ser feita o tempo todo. Sempre que uma nova ordem de serviço é requisitada, a gestão de manutenção deve inseri-la no backlog e ordená-la de acordo com sua prioridade, levando em consideração tudo o que já está listado nele.

Além disso, é necessário atualizar o backlog sempre que um novo ciclo de tarefas começa, acrescentando manutenções preventivas, ajustes programados e as tarefas pendentes do último ciclo, que ficaram para depois.

Equipes mais experientes também costumam levar em consideração históricos de manutenções corretivas e outras atividades emergenciais para estimar melhor a margem de homens-hora disponíveis em relação ao backlog e com isso evitar surpresas.

Por fim, uma boa sugestão é utilizar ferramentas informatizadas para a gestão do backlog. Dessa forma toda a informação fica centralizada em um único local com acessibilidade para todas as partes interessadas e agilidade no trâmite das ordens de serviço.

O acompanhamento do backlog de manutenção

Um backlog de manutenção bem gerenciado é uma ferramenta de grande valor para o setor. Ele permite que, de uma só vez, o gestor enxergue todas as tarefas que precisam ser realizadas e se programe para a sua realização.

Algumas vezes, isso pode significar demandar horas extras do time, despriorizar manutenções de impacto menor ou até mesmo requisitar reforços extras da diretoria. São todas decisões difíceis e de grande responsabilidade, mas com o backlog podem ser tomadas com mais consciência.

Além disso, o backlog também é um indicador importante para descobrir o porquê de algumas atividades da manutenção estarem pendentes. Se o gestor identifica que o tempo gasto em tarefas está alto ou excedendo o planejado, pode ser necessário realizar uma capacitação melhor dos colaboradores ou investir em novas ferramentas de trabalho.

Da mesma forma, se faltam suprimentos para a realização de ordens de serviço pendentes, é mais fácil e rápido que o gestor perceba essa falha de fornecimento com o acompanhamento do backlog de manutenção.

E agora que você já sabe o que é o backlog de manutenção e as melhores práticas para sua gestão, que tal aproveitar e ler também sobre o impacto da inovação nas indústrias de transformação?

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