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Quando falamos em certificação de qualidade, a ISO 9001 é sempre lembrada. Existente desde 1987, esse conjunto de normas já passou por uma série de reformas, sendo a mais recente a de 2015. Esta, por sua vez, trouxe muitas mudanças na forma de estruturar e manter um sistema de gestão da qualidade (SGQ).
E é para elucidar as principais questões referentes à ISO 9001 que criamos este artigo. Nele, abordaremos as modificações pela qual o conjunto de normas passou, os pontos de atenção para os gestores e como a sua indústria pode se adequar às novas exigências. Acompanhe!
Entenda o que é e para que serve a ISO 9001
Antes de mais nada, é bom esclarecer o que é a ISO 9001. Ela é um sistema de gestão criado pela organização suíça International Organization for Standardization. O conjunto de normas estabelece um modelo de gerenciamento que visa a otimizar processos e, por meio da padronização, agilizar a produção e aumentar a satisfação dos clientes.
O sistema de gestão da qualidade (SGQ), proposto pela ISO 9001, também ajuda os gestores a encontrarem gargalos e processos ineficientes a fim de corrigi-los. Entretanto, há aqueles que pensam que a certificação é concedida apenas a grandes empresas. Porém, a realidade é que qualquer indústria, independentemente do porte, pode obtê-la. Para isso, é necessário seguir alguns passos. São eles:
- definir um plano de ação e um método de implementação;
- delegar uma equipe responsável;
- cumprir os requisitos da norma;
- executar uma auditoria interna;
- contratar uma auditoria de certificação.
Os pontos mais importantes da ISO 9001 para os gestores
Antes da sua última atualização em 2015, a versão de 2008 ainda era a que vigorava. Porém, nesses 7 anos muita coisa mudou e o sistema de gestão padronizado pela organização suíça precisou se adaptar. Abaixo, trouxemos os pontos mais relevantes para o conhecimento dos gestores.
Inclusão do Anexo SL
Uma das mais relevantes foi a que trouxe mais eficiência para a própria ISO 9001. Antes, dentro de uma mesma empresa, poderia haver diferentes comitês de sistemas de gestão. Desse modo, cada um deles determinava quais os requisitos mais importantes, mas nunca de maneira holística. Assim, começaram a aparecer os problemas: duplicidades ou falta de informação, inconsistências que levavam a erros e muito desperdício de tempo. Por conta disso, a partir de 2015, foi implementado o Anexo SL (estrutura de alto nível), que estabelece um padrão de requisitos fundamentais.
Aqui, vale ressaltar que a terminologia SL não diz respeito a nenhuma sigla ou possui significado específico. O nome é dado por conta da organização dos anexos, que segue a ordem alfabética.
Responsabilidades compartilhadas
Outra mudança significativa foi em relação à participação das lideranças. Antes de 2015, um representante da direção (RD) era tido como o responsável pelo sistema de gestão. Agora, esse papel é descentralizado e engloba todos os líderes da organização. Essa é, inclusive, uma forma de repercutir a cultura da qualidade entre todos os setores da indústria.
Novos termos
Ainda, dois termos merecem destaque quando falamos das mudanças trazidas pela ISO 9001:2015: conhecimento e serviços. O primeiro substitui o uso da palavra “treinamentos”. Estes, claro, continuam existindo, mas agora são encarados como parte de uma estratégia maior, a de gestão de conhecimento. Já o segundo caso, vem para abarcar aqueles que, diferente do que constava anteriormente, não lidam com produtos. Agora, ao mencionar os serviços, uma série de outras empresas podem aplicar a ISO 9001.
Mais atenção à gestão de riscos
Em 2018, a gestão de riscos já era contemplada no ISO 9001. Porém, com as alterações de 2015, essa parte ganhou destaque, podendo ser facilmente aplicada no planejamento estratégico. A norma específica dizia que, para ter uma gestão de riscos eficiente, é preciso determinar quais são (tanto aqueles relacionados à estratégia do negócio quanto dos processos produtivos) e classificá-los. A seguir, devem ser criados planos de contingência para cada um deles, bem como métodos de controle para as possíveis ocorrências que derivam deles.
Aqui, uma dica para os gestores: embora a norma liste os pontos que devem constar no plano de gestão de riscos, ela não é específica quanto à forma. Ou seja, a certificadora não explicita nenhum método para essa gestão, nem o processo para documentação. Por isso, aqueles que estão pleiteando a certificação, devem recorrer ao auditor responsável para receber a orientação.
Saiba por que a ISO 9001 é importante para a sua indústria
O primeiro e, talvez, mais reconhecido benefício de conseguir a certificação ISO 9001 fica por conta da estrutura que ela confere à organização. Ao estar em conformidade com os requisitos, a indústria passa a ser mais organizada e ter um melhor controle interno. E não podemos deixar de mencionar o ganho na produtividade. Uma vez que os gestores têm procedimentos claros a seguir para manter a conformidade, processos que são onerosos, lentos ou que não agregam valor podem ser identificados e redesenhados ― ou excluídos, dependendo do caso.
Todas essas melhorias convergem a um único ponto: a redução de custos. Isso porque, ao adotar uma metodologia enxuta, todos os fluxos de trabalho ganham agilidade. Ainda, essa revisão dos processos ajuda a reduzir o índice de erros, sejam eles na linha de produção ou no âmbito gerencial.
Entretanto, os ganhos não se mostram apenas dentro da indústria. O relacionamento com stakeholders externos, como os fornecedores e clientes, também é favorecido. Garantir uma certificação internacionalmente reconhecida como essa tem impactos diretos na imagem do negócio. Para os consumidores, há outro diferencial, que é a menor chance de erros ou defeitos nos produtos e, consequentemente, o aumento da satisfação.
Neste artigo, procuramos trazer as principais informações sobre a ISO 9001. O documento é extenso e, por isso, recomendamos que aqueles que têm interesse na certificação leiam com atenção o documento completo. Você pode conferir a íntegra das normas neste link.
Na indústria, seguir as normas é sinônimo de competitividade! Com questões importantes sendo levantadas, como o compliance, manter-se atento a elas é essencial para a imagem corporativa. No artigo “Qual a importância da NR12 e a NR13 para sua indústria?” você confere duas das mais relevantes.
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