A gestão de pessoas mudou muito com a chegada da Indústria 4.0, trazendo, inclusive, alguns desafios. Desde as habilidades consideradas necessárias para os profissionais, até as ações que as empresas devem tomar para garantir a integração dos funcionários com a tecnologia, o gerenciamento de equipes vem demandando mais atenção por parte das lideranças. Monitorar a performance, em especial, é um assunto que ainda traz dúvidas. Como escolher os indicadores de desempenho (também conhecidos como Key Performance Indicator ou, simplesmente, como KPIs) corretos? Quais aspectos devem ser considerados importantes? O que fazer com os resultados obtidos?
É para responder a essas e outras perguntas que elaboramos este artigo. Nele, você saberá como medir a atuação do seu time e usar os dados angariados para instituir mudanças que coloquem a equipe em consonância com os objetivos da empresa. Continue a leitura e saiba mais.
Como definir os KPIs do gerenciamento de equipes
Quais KPIs utilizar? Bom, a resposta para essa pergunta depende de uma única definição: o seu objetivo. É apenas a partir dele que o gestor poderá definir quais os indicadores de desempenho mais adequados para conferir se as ações estão, de fato, sendo úteis para alcançá-lo. Aqui, cabe um aviso: é bastante tentador angariar o maior número de informações possíveis, ainda mais com o fácil acesso proporcionado pela Indústria 4.0. Entretanto, para evitar a sobrecarga de análise, é comum que sejam determinados entre 3 e 6 pontos de análise.
Para estipular os indicadores de desempenho mais acertados, você pode aplicar uma técnica chamada SMART, que determina alguns critérios que qualificam o KPI.
- Specific (específica): o indicador precisa ser claro e específico para o objetivo daquilo que se quer avaliar.
- Measurable (mensurável): deve ser tangível, que possa ser expresso em números para comparação posterior.
- Attainable (atingível): defina objetivos reais, possíveis de serem alcançados.
- Relevant (relevante): a meta precisa ter relevância para o negócio.
- Time-bound (tempo limite): deve ser estipulado um prazo para o atingimento.
Seguindo os critérios de qualificação, fica muito mais fácil determinar quais os indicadores de desempenho que, realmente, farão a diferença na hora de avaliar os resultados obtidos pela equipe. É claro que alguns pontos de análise são universais, como produtividade, tempo, qualidade e custo. A seguir, falaremos um pouco mais sobre cada um deles.
4 KPIs essenciais no gerenciamento de equipes
Independentemente de quais sejam os objetivos do seu negócio, certamente, reduzir custos, aumentar a produtividade, aprimorar a qualidade dos serviços e otimizar o tempo, estão entre eles. Por esse motivo, elencamos as principais formas de medir o desempenho da sua equipe segundo esses critérios.
1. Produtividade
Esse quesito se apresenta de diversas formas: para a manutenção, pode se referir ao aumento no intervalo das paradas programadas; para quem lida com clientes, o número de atendimentos. Entretanto, a relação se dá sempre entre o que deve ser feito e quanto tempo foi dispensado para a sua realização.
Dessa forma, antes de determinar o KPI, é preciso observar, primeiramente, o que a produtividade representa para a equipe. Alguns exemplos:
- custo total versus número de clientes atendidos;
- recursos previstos versus utilizados;
- receita total versus custo total.
2. Qualidade
Esse KPI se relaciona diretamente com o anterior, sendo considerado, até mesmo, um complemento aos indicadores de produtividade. Isso porque, na hora de monitorar a qualidade, muitos gargalos podem ser encontrados nos processos. Ao eliminá-los, a eficiência aumenta.
Alguns dos KPIs que podem ser instituídos para o gerenciamento desse ponto são:
- índice de falhas nos produtos finais versus período determinado;
- número de avarias versus total de produtos finais produzidos;
- erros identificados versus corrigidos.
3. Tempo
Esse KPI é bastante conhecido por aqueles que monitoram equipes externas de atendimento. Entretanto, o fator tempo é relevante para todos os processos desenvolvidos em uma indústria, desde a área gerencial até o chão de fábrica.
Aqui, não existe segredo na hora de medir: basta saber quanto tempo foi programado para a realização de uma tarefa e o número de horas que, na verdade, precisou ser dispensado até a conclusão. Assim, é possível perceber as lacunas, investigar os motivos dos atrasos e realizar os ajustes necessários para que se cumpra o determinado.
4. Custos
Chegamos, então, ao objetivo onipresente em todos os negócios: a redução dos custos de produção. Isso é importante, especialmente, em segmentos como o sucroalcooleiro, onde a lucratividade depende diretamente da diminuição dos gastos envolvidos. Esse, talvez, seja o KPI mais complexo de se medir, uma vez que devem ser consideradas todas as tarefas desempenhadas e tudo que engloba o funcionamento da planta industrial. Ou seja, materiais utilizados, hora de trabalho dos colaboradores, energia elétrica e manutenção dos equipamentos.
Por conta disso, esse indicador de desempenho é onde o objetivo da análise se mostra ainda mais importante. Ele será o guia que ajudará a determinar qual aspecto e parâmetros devem ser medidos. Por exemplo: se o levantamento está sendo feito a respeito da equipe de manutenção, os pontos de mensuração são diferentes dos que seriam utilizados na avaliação do setor de compras.
Como a tecnologia pode ajudar no gerenciamento de equipes
A Indústria 4.0 não se restringe às inovações que facilitam as análises preditivas dos equipamentos ou à tecnologia presente no maquinário. Isso porque ela oferece, também, a oportunidade de realizar uma mudança na cultura da empresa, baseando a tomada de decisões em dados concretos.
No âmbito da gestão de pessoas, isso se dá pela utilização de softwares que ajudam o gestor a colher informações detalhadas sobre os mais variados aspectos da equipe. Entretanto, mesmo que os KPIs estejam mais fáceis de obter, a tecnologia, na verdade, é apenas uma forma de facilitar esse trabalho e garantir a sua regularidade. Mensurar o desempenho, analisar os pontos de melhoria e decidir como implementar melhorias, segue sendo responsabilidade dos líderes.
Os KPIs de gerenciamento de equipes são excelentes aliados na busca por uma indústria mais ágil e eficiente. Para continuar lendo sobre outras estratégias que visam a esse objetivo, confira a sessão Estratégia de Custos.
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