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Benchmark em compras: aprimore seu desempenho com essa técnica

Como a sua indústria vem performando quando comparada às melhores do mercado? Se você não tem a resposta para essa pergunta, implementar uma estratégia de benchmark pode ajudar a encontrá-la. Essa técnica já é utilizada por empresas de diversos segmentos e se baseia em informações do segmento para o aprimoramento de processos, produtos e quaisquer outros indicadores que se queira medir.

Para o setor de compras, o benchmak pode proporcionar insights interessantes, principalmente pelo fato de o mercado estar cada vez mais competitivo e o lucro de alguns setores dependendo diretamente da redução de gastos. Assim, medir o desempenho de acordo com grandes players pode mostrar formas de economizar ou otimizar os recursos. 

Certo, mas como fazer isso? Por onde começar? São essas as perguntas que o artigo de hoje irá responder. Acompanhe e entenda como o benchmark aumentará o desempenho do seu setor de compras.

Antes de mais nada: o que é benchmark

O termo se refere à prática de analisar o mercado dentro de um mesmo segmento. É uma forma de “comparação”, onde se colhem dados de empresas concorrentes, normalmente, de destaque no segmento em questão. Os critérios avaliados podem ser muitos, inclusive, a eficiência do setor de compras. Para que essa técnica possa ser aplicada e gerar os resultados esperados, é necessário definir, com precisão, quais as métricas que se deseja comparar e, claro, quais os concorrentes analisados.

Estes não precisam ser, obrigatoriamente, os maiores do setor. É claro que observar as práticas daqueles que se destacam é valioso. Mas não se limitar ao porte da empresa como critério pode fazer com que o seu negócio aprenda, também, com o erro dos outros. Um concorrente que até então se destacava e agora parece inexpressivo diante dos demais, certamente, pode servir de base para comparação. Caso sejam identificados processos similares aos utilizados na sua indústria, essa constatação pode servir para alterações.

É importante ressaltar que o benchmark também pode ocorrer internamente. Indústrias com mais de uma planta podem analisar filiais com melhor desempenho e, assim, instituir as práticas adotadas na unidade em todas as outras. Há, inclusive, setores que prezam por um sistema colaborativo de divulgação de informações. Nesse modelo, várias empresas mantêm uma espécie de banco de dados, onde liberam o acesso aos materiais e métricas organizacionais, em uma forma de estimular o crescimento e competitividade do segmento.

Como aplicá-lo no setor de compras?

Quando falamos em benchmark não estamos nos referindo a um trabalho que deve ser feito esporadicamente, apenas quando há a necessidade de entender os seus diferenciais competitivos. Essa é uma técnica que precisa ser incorporada nos processos da indústria, sendo realizada de forma contínua. Para isso, é interessante ter um colaborador destinado apenas a essa tarefa, que pode ser bastante complexa, dependendo de quais dados se buscam e quais concorrentes são pesquisados.

Caso de sucesso: Como uma mineradora do Vale do Jequitinhonha otimizou suas operações com PETRONAS Hydraulic

No setor de compras, o processo começa da mesma forma que na análise de outros: definição dos objetivos e dos quadros de referência. Ou seja, o que será investigado e com quem sua empresa será comparada. 

Para fins de exemplo, imagine uma usina sucroalcooleira. Esse é um dos setores que mais dependem da redução de custos durante a produção, uma vez que, hoje, quem dita o preço do produto é o mercado, não o produtor. Sendo assim, a melhor performance de uma usina não se dá pelo lucro obtido na venda, mas, sim, de quanta economia ela consegue durante as compras e negociações com fornecedores. Captar informações sobre o processo de mapeamento de parceiros comerciais, fluxo e datas de compras e insumos negociados são exemplos de dados que podem servir de base para mudanças significativas nas operações.

Após as definições que falamos há pouco, começa a tarefa de coletar as informações. Essa pode ser a parte mais complexa do trabalho, uma vez que nem todos estão abertos para compartilhar seus processos. Para isso, buscar parcerias e convênios pode ser uma boa solução.

O que fazer para garantir a eficácia do benchmark?

Agora, você já sabe o que deve angariar para realizar um benchmark para seu setor de compras. Mas, em posse dessas informações, o que fazer para que essa técnica faça diferença real nas suas operações? Confira abaixo os passos que devem ser dados para garantir os resultados:

  1. Identificar as lacunas: aqui, entra a fase de comparação, propriamente dita. É quando o desempenho da concorrente e da sua empresa será colocado lado a lado para descobrir as incompatibilidades;
  2. Projeção: após, é preciso definir o que fazer para preencher as lacunas encontradas. Quais medidas devem ser tomadas? Lembre-se também de estipular um prazo para o alcance das metas determinadas;
  3. Implementação: agora, é hora de colocar em prática as ações estipuladas na etapa anterior;
  4. Reavaliação: como mencionado anteriormente, o benchmark deve fazer parte da cultura organizacional, não sendo um processo único e isolado. Deve ser refeito constantemente, além de manter o acompanhamento das ações implementadas e sua eficácia no atingimento dos resultados.

Um ponto que merece ser ressaltado é que se deve sempre prezar por adequar os aprendizados à realidade da sua indústria. Apenas “copiar” as metodologias alheias pode condenar todo o trabalho a resultados nulos, caso sua empresa não tenha a mesma estrutura do concorrente. 

O benchmark, claro, pode ser aplicado a diversos outros processos. O início de todo o trabalho segue sendo a análise interna para determinar os objetivos e conhecer, com clareza, os tópicos de melhoria. Instituir essa técnica na indústria, certamente, ajuda a manter a competitividade do negócio, reconhecer seus pontos fortes e fracos, além de, claro, possibilitar que novos processos, mais eficientes, passem a fazer parte da empresa.Para saber mais a respeito de processos de gestão e conhecer, em primeira mão, as novidades da indústria brasileira, continue acompanhando o Portal Inovação Industrial.

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