Em todos os segmentos da indústria, o setor de compras é, reconhecidamente, um dos mais importantes. Afinal, sem a correta manutenção de estoque com os insumos necessários, toda a produção fica comprometida e sujeita a falhas não programadas. Entretanto, as funções de quem realiza esse trabalho vão muito além da simples negociação com fornecedores e busca pelo melhor preço. O conceito de procurement é prova disso.
Em inglês, o termo diz respeito a “administrar”, “cuidar dos negócios”. Aqui no Brasil, ele é utilizado como sinônimo de “compras” ou “aquisição”, que dá uma interpretação bastante limitada ao que o procurement é. Na realidade, realizar as compras é apenas uma das atividades englobadas.
Para ajudar a esclarecer o que é procurement, este artigo irá mostrar a você o conceito, a aplicação e o porquê dele estar sendo cada vez mais utilizado na indústria. Acompanhe.
O que é procurement?
Este é um conceito presente na rotina daqueles que fazem a gestão de compras. É um amplo e complexo processo que envolve toda a cadeia logística dos suprimentos necessários para o dia a dia industrial. Mais que apenas realizar cotações com fornecedores e decidir pelo melhor custo-benefício, os líderes desse setor precisam cumprir uma série de etapas antes de definir o que será adquirido.
O procurement desempenha uma função muito mais estratégica, que apoia gestores a alcançarem uma das metas mais estipuladas para esse departamento: a redução de custos. Segundo uma pesquisa da Global Chief Procurement Officer, este é o objetivo de 79% dos responsáveis pelas compras.
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Os processos que envolvem a compra de suprimentos, quando apoiados no conceito de procurement são muitos. Confira alguns:
- mapear os ciclos de compra e estipular um calendário que considere as sazonalidades dos suprimentos;
- saber a capacidade de armazenamento de estoque e quanto do orçamento pode ser alocado em cada aquisição;
- avaliar o custo-benefício dos insumos e determinar os padrões de qualidade que devem ser considerados;
- acompanhar o desempenho dos fornecedores, desde a cotação até o pós-compra;
- sincronizar prazos de pagamento e entrega junto aos fornecedores;
- criar documentos que explicitem os processos de negociação;
- manter atualizados os históricos de compra.
Como dito anteriormente, o procurement abrange o ciclo de compra considerando todos os seus detalhes e stakeholders. Isso fica claro, por exemplo, no processo de aquisição de um lubrificante industrial. Para garantir uma transação vantajosa para a indústria, é necessário que sejam envolvidos, pelo menos, três setores diferentes:
- estoque, que garante o espaço físico para estocagem dos produtos e condições próprias para armazenamento;
- financeiro, com a função garantir que o budget definido não seja extrapolado;
- compras, que coordena todo o processo.
A parte técnica determina quais as especificações próprias para o fluido a ser comprado, após um estudo das necessidades do maquinário. Desta forma, é possível, por exemplo, negociar um produto que seja um pouco mais caro que outro, porém, que oferece maior intervalo entre as trocas e prolonga a vida útil dos equipamentos. Seguido disso, deve-se aferir junto ao financeiro a adequação dos valores ao orçamento e a possibilidade de estocagem com o responsável pelo setor.
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Cabe, então, ao gestor de compras reger o processo e mapeá-lo, gerando informações que servirão de base para negociações futuras. Ao realizar esse acompanhamento, é possível encontrar pontos de economia significativos.
Por que o procurement tem sido cada vez mais utilizado na indústria?
Todos os setores da indústria passam, atualmente, por uma grande transformação: a chegada da Indústria 4.0. No agronegócio, a inserção da tecnologia é perceptível e automação do campo tem permitido a produtores de todos os portes se manterem competitivos. O uso de sensores, drones e softwares oferece dados nunca possíveis, como a temperatura e umidade do solo e direcionam o que, quando e onde plantar com máxima eficiência.
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Ou seja, a informação é a grande matéria-prima da Indústria 4.0. Basear as decisões em fatos ajuda os líderes a garantir a assertividade das ações e o processo de procurement vai ao encontro dessa necessidade. Ao se criar uma cultura de dados que engloba o passo a passo da aquisição de insumos, é possível elencar os melhores fornecedores, materiais e desenvolver calendários de compra.
Um exemplo atual da importância de um processo estruturado de procurement é a compra de insumos agrícolas durante a pandemia de Covid-19. Embora o agronegócio deva passar pela crise mundial sem grandes impactos, o fornecimento de fertilizantes e defensivos importados pode sofrer atrasos. Tendo em mãos as informações necessárias para análise, pode-se direcionar os setores responsáveis para o adiantamento das negociações ou para a busca de substitutos nacionais, garantindo, assim, a safra de 2021.
Como fornecedores podem ajudar no processo de procurement?
De todas as atividades que envolvem o processo, o contato com os fornecedores é um dos mais importantes. Estabelecer um bom relacionamento com eles também é bastante, uma vez que compras recorrentes abrem margem para que sejam feitas negociações mais atrativas.
Ao selecionar os melhores provedores de insumos, alguns critérios devem ser levados em consideração. A maneira como eles podem ajudar no processo de compra é uma delas. Um bom exemplo desse auxílio são os parceiros que oferecem assistência técnica aos clientes.
Assim, uma série de etapas podem ser agilizadas, como a determinação dos insumos mais adequados ao maquinário. No caso da lubrificação, os profissionais podem ditar o intervalo das trocas, elencar os principais pontos de cuidado e definir quais os produtos mais indicados para cada caso.
Este amparo por parte dos fornecedores é fundamental para quem quer reduzir os custos, tanto das operações, manutenções ou das compras de insumos. A produção constante por conta do menor número de paradas deve ser considerado também ao citar as vantagens de escolher parceiros que ofereçam assistência técnica.
Agora que você já entendeu o que é procurement e os motivos que o tornam tão essencial para a indústria, continue lendo sobre o assunto no artigo Aprenda a reduzir os custos de manutenção industrial com matéria-prima. Boa leitura!
