Nivelamento de recursos: porque você não pode esquecer de fazê-lo

O mercado industrial, que sempre foi competitivo, tem ganhado novos ares: a introdução das tecnologias nos processos, resiliência frente às crises e novos modelos de gestão são apenas alguns dos componentes de um cenário desafiador. Uma das primeiras, e principais, áreas afetadas dentro da indústria é a de gestão financeira. Com a otimização dos investimentos sendo prioridade, realizar o nivelamento de recursos é uma etapa que não deve ser negligenciada.

Entretanto, o nivelamento de recursos não diz respeito apenas à distribuição de verba entre os setores. Ele se refere a tudo que está disponível na planta industrial. Dessa forma, mão de obra, equipamentos e espaço físico também devem ser considerados. Afinal, são necessários para a realização dos projetos propostos. 

Uma situação bastante comum, quando não há esse planejamento, é uma mesma equipe de manutenção ter ordens de serviço simultâneas. Aí, é hora de ponderar: atrasar a rotina de determinado ativo em detrimento de outro? Efetuar o pagamento de horas extras para que ambos sejam vistoriados no mesmo dia? Há verba disponível para esse custo? São situações como essa que o nivelamento de recursos visa a anular.

Neste artigo, você vai encontrar informações importantes sobre o nivelamento de recursos e como realizá-lo. Também entenderá o motivo que o faz ser sempre lembrado pelos gestores das empresas mais competitivas.

Nivelamento de recursos: o que é e como começar

É comum que os gestores considerem o nivelamento de recursos apenas quando já estão com as ordens de serviço em mãos. Só nesse momento é que conseguem perceber os gargalos do planejamento: excesso de verba alocado em determinadas tarefas enquanto outras sofrem com a falta de orçamento, conflitos de prazos e de má distribuição do quadro de colaboradores.

Essa análise deve ser feita na montagem do cronograma de planos. Mas atenção: um erro fatal para o nivelamento de recursos é olhar as atividades de forma isolada, não como uma cadeia. A manutenção de um equipamento, por exemplo, envolve muito mais questões, que apenas o prazo final estipulado para que ele volte à produção. Existem fatores como a compra de insumos, deslocamento de pessoal e ocupação de espaço físico para realização dos cuidados, por exemplo.

Portanto, é impossível falar em nivelamento de recursos sem citar o alinhamento entre os setores. Para que sejam distribuídos de forma coerente, é necessário que mais profissionais, além do gestor, ajudem a estruturar a distribuição. Assim, é possível fragmentar uma única tarefa em diversas partes e poder compreender todos os fatores que fazem parte dela.

Ainda na questão da manutenção, até porque esse é um dos pontos mais sensíveis quando falamos na alocação de recursos, ela pode envolver processos muito anteriores à parada programada da máquina. O nivelamento de recursos pode começar já na compra dos lubrificantes que serão necessários para os reparos e rotinas. Apenas para a aquisição, podem ser envolvidos responsáveis técnicos da área, gestores de estoque e financeiro, para garantir que seja a melhor escolha.

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O nivelamento de recursos, também chamado de Resource Leveling, visa a garantir que não haverá falta ou desperdício nos processos, seja nas questões físicas, orçamentárias e humanas. É a partir deste levantamento que é possível realocar verbas, percebendo onde haverá mais necessidade financeira para as tarefas, conciliar os prazos com as demandas produtivas e realizar um planejamento eficiente.

Os principais objetivos do nivelamento de recursos

Para muitos gestores, o nivelamento de recursos é a parte principal de qualquer atividade. De todo modo, é inegável que este levantamento é bastante trabalhoso e cheio de pormenores, o que faz com que muitos se concentrem nos prazos e deixem essa parte de lado.

Como qualquer método, o nivelamento de recursos tem objetivos. Dentre os principais, podemos destacar:

• conhecer as limitações de recursos que podem impactar diretamente em prazos e ordem de prioridade;
• planejar a otimização financeira por meio de novos materiais ou insumos; 
• uniformizar a utilização de recursos, economizando tempo e dinheiro;
• manejar as atividades com folga para cumprimento daquelas que são urgentes;
• conciliar as disponibilidades com os prazos determinados;
• minimizar as variações das demandas.

Como há muitas variáveis e cada empresa tem suas particularidades e prioridades, é impossível prescrever uma fórmula que possa ser aplicada nesse planejamento. Tudo dependerá das criticidades e limitações impostas pelos recursos.

Os principais erros cometidos por gestores

O primeiro grande erro, sem dúvidas, está em não realizar o nivelamento de recursos. Entretanto, muitos outros podem ser cometidos durante a realização do planejamento e que, consequentemente, impactarão na hora mais inconveniente: quando a tarefa estiver prestes a começar.

Confira quais os equívocos mais comuns cometidos por gestores de todos os segmentos.

• Estipular os prazos precocemente: embora sejam de suma importância, os prazos estão atrelados a uma série de outros fatores. Qualquer variação nos recursos e a data limite pode ser posta em xeque. Deixe para determinar esse item quando já tiver feito o levantamento de todas as informações;
• Não colher todas as informações: é impossível nivelar os recursos sem saber exatamente quais são. Portanto, saber os níveis de estoque, disponibilidade dos trabalhadores e orçamento projetado para cada atividade é fundamental para dar início ao plano;
• Não definir métricas: sem elas, não dá para saber se as ações estão acontecendo de acordo com o planejado. Cabe ao gestor definir quais serão os parâmetros para acompanhamento e colher as informações para analisá-las posteriormente.

Agora que você já sabe o que é nivelamento de recursos, por onde começar e quais erros evitar, está pronto para aplicá-lo? No artigo RCM: como funciona essa metodologia? você aprende a determinar o tipo de manutenção dos principais equipamentos, com base na confiabilidade dos ativos. Boa leitura!