O que é e como fazer um PDCA (Plan-Do-Check-Act) para sua rotina de manutenção?

A busca pela redução de custos está presente em todos os segmentos. Agronegócio, cabotagem, mineração, não importa: o cenário 4.0 exige a otimização de recursos para assegurar a competitividade de qualquer empresa. Porém, essa procura não se restringe à automatização de tarefas fabris. Os processos gerenciais têm grande responsabilidade nisso. E uma das ferramentas de maior destaque, atualmente, é o PDCA (Plan-Do-Check-Act).

De acordo com uma pesquisa da Confederação Nacional da Indústria, 34% das organizações entrevistadas já utilizam conceitos do Lean Manufacturing, entre eles, o PDCA. Quando aplicado à manutenção dos ativos, esse ciclo é capaz de eliminar desperdícios, otimizar rotinas e promover melhoria contínua. Há publicações que relatam que, após adotá-lo, foi possível observar uma redução de custos na indústria de papel e celulose de cerca de 16%. Além disso, o aperfeiçoamento constante dos processos possibilitou aumentar o volume em até 28%.

Mas os exemplos podem vir de todos os setores. O PDCA (Plan-Do-Check-Act) traz resultados significativos quando implementado de forma segmentada internamente, como no caso de empresas que o adotam na manutenção, suprimentos ou financeiro. Neste artigo, explicaremos um pouco melhor sobre o ciclo e mostraremos como aplicá-lo. Acompanhe.

O que é um PDCA

A sigla se refere à Plan-Do-Check-Act (Planejar, Fazer, Verificar e Agir ou Ajustar), um ciclo de 4 passos que busca a evolução contínua dos processos. Nele, equipes de técnicos, supervisores, gerentes, profissionais de manutenção e operadores definem metas com base no cálculo do potencial máximo de melhoria. Grandes problemas são, então, divididos em etapas menores. Para cada uma delas são determinadas as ações e, se essas alcançarem o resultado esperado, busca-se a padronização.

Para exemplificar, vamos utilizar a manutenção de uma frota de empresa de ônibus. Durante as inspeções de rotina, os profissionais detectam alguns componentes do motor com pontos de desgaste. Isso pode acontecer quando o lubrificante utilizado não consegue manter as partículas que entram em contato com o óleo em suspensão. Assim, elas têm atrito direto com as faces de metal.

Encontrado esse problema, o PDCA pode se mostrar da seguinte forma:

• Plan (Planejar): o que será feito para mitigar o desgaste. Por exemplo: a busca de um novo fornecedor, que ofereça um lubrificante com pacote de aditivos mais robusto. É necessário, também, a definição dos carros-teste. Ou seja, aquela fração da frota que servirá de base para testar o novo produto e ser o comparativo com o restante;
• Do (Fazer): recebido o novo insumo, coloque o planejado em prática;
• Check (Verificar): verifique se tudo ocorreu de acordo com o esperado. Como anda a integridade das peças? Qual a durabilidade do óleo em relação ao utilizado nos outros ônibus? Analise os resultados;
• Act (Ajustar): se eles forem negativos, é preciso reavaliar a causa raizdo problema e analisar outras hipóteses. Em caso positivo, o próximo passo é corrigir eventuais falhas e padronizar essa ação.

O objetivo é “fragmentar” o problema, dando a ele etapas menores e fáceis de observar. Como você pode imaginar, essa ferramenta tem sido usada em todos os setores da indústria, uma vez que, além de encontrar causas raízes, ajuda a promover a melhoria contínua dos processos.

Como implementar o PDCA no setor de manutenção

As oportunidades de otimização no setor de manutenção são muitas. Insumos modernos, novas tecnologias de manutenção automotiva preditiva e, até mesmo, o ambiente adequado melhoram os resultados e aumentam a produtividade. E a padronização dos processos tem papel central nisso. É preciso que, não apenas os gestores, mas todos os profissionais da manutenção, estejam procurando, constantemente, maneiras de uniformizar as ações e buscar a máxima eficiência do fluxo de trabalho.

O PDCA pode ser implementado sempre que um problema aparecer. Sim, a ferramenta é eficaz para ajudar a encontrar a saída de questões simples, como os gargalos de tempo de deslocamento interno, até os mais complexos, como a busca por novos fornecedores. Entretanto, vale o aviso: antes de começar os quatro passos do ciclo, é fundamental que esteja claro o que se precisa resolver. Sem que exista essa definição, as ações ficam difusas e os resultados, claro, não serão perceptíveis.

Encontrado o problema a ser solucionado, fragmente-o nas quatro etapas descritas abaixo.

1. Plan: defina a meta e o método. Ou seja, o objetivo e quais as ações que serão adotadas para alcançá-lo. Aqui, também, devem ser determinados os indicadores de desempenho que serão utilizados. Essa especificação ajudará na etapa posterior, de verificação. Para entender melhor quais estipular, confira o artigo KPIs da indústria 4.0 – Você sabe o que analisar?
2. Do:no exemplo anterior, o “fazer” se resume a colocar o novo lubrificante nos carros escolhidos para o teste. Mas esse passo, dependendo do que se quer alcançar com o PDCA, pode envolver muito mais tarefas. Educar e treinar os colaboradores para executar o que foi planejado e manter a regularidade da coleta dos dados são questões que os gestores de manutenção devem incluir nessa etapa.
3. Check: posterior a isso, é preciso conferir se os objetivos definidos lá na primeira fase foram atingidos. E, para isso, você utilizará os KPIs que comentamos acima. É importante ressaltar que os erros que, eventualmente, serão encontrados servem de base para o aprimoramento em um próximo ciclo.
4. Act: agora, serão instituídas as melhorias orientadas pela checagem. Realizar um novo ciclo PDCA para corrigir as falhas que o impediram de alcançar metas importantes também estão inclusas nesse passo.

Melhoria contínua: o principal objetivo do PDCA

Vale lembrar que, nem sempre, o PDCA segue essa ordem de etapas. Pode ser que durante o “Do” se mostre mais complexo do que aquilo que foi planejado. Nesse momento, deve-se voltar ao primeiro passo e tentar entender onde houve o erro. Esse ciclo é eficiente, justamente, por permitir que tudo possa ser acompanhado de perto e readequado. Assim, se acontecerem erros, eles são rapidamente detectados e corrigidos.

O PDCA (Plan-Do-Check-Act) é uma ferramenta que prega a melhoria contínua. Por isso, deve ser implementado na rotina de manutenção, uma vez que a solução de alguns problemas em um primeiro ciclo apontam gargalos importantes que podem ser sanados realizando um novo PDCA.

Como você percebeu, os indicadores de desempenho têm uma função importante na avaliação do sucesso do ciclo PDCA. Para saber mais sobre eles, baixe o e-book Indicadores da manutenção industrial: o guia completo. E, para continuar por dentro das nossas dicas de gestão e manutenção industrial, inscreva-se no canal exclusivo do Inovação Industrial no Telegram.