Como a automatização de gestão de contratos gera mais eficiência

A cada novo acordo, um contrato precisa ser feito. Você, claro, sabe disso. Especialmente na indústria, esses documentos precisam ser ainda mais robustos, uma vez que englobam todos os detalhes de uma transação, muitas vezes, de grande porte. Mas, além de atenção na hora de redigir as cláusulas, é preciso gerir e acompanhar de perto. E, visto a profissionalização de muitos setores, o volume pode fazer com que a automatização de gestão de contratos seja uma boa alternativa para muitas companhias.

Um bom exemplo de como o cenário vem mudando e exigindo ainda mais atenção no gerenciamento de contratos vem do agronegócio. O aluguel de máquinas agrícolas está em grande expansão, inclusive, com a entrada de empresas especializadas no mercado. Mesmo sendo uma prática comum nas propriedades, até pouco tempo atrás nenhum tipo de contrato era feito entre as partes. Porém, mesmo que o ciclo de vida do contrato seja curto, normalmente, o tempo da safra, ele precisa conter uma série de informações que garantam a lisura do acordo. Esse, como todos os outros, precisa ser acompanhado de perto quanto à validade, direitos e deveres dos envolvidos.

A gestão de contratos tem um papel importante para a empresa como um todo. Ao acompanhá-los, contratempos decorrentes de perda de prazos, cobranças indevidas e multas são evitados. Sua relevância é tanta que pode ser considerada parte fundamental da saúde financeira do negócio. 

Neste artigo, você saberá como a automatização de gestão de contratos pode aumentar a eficiência, não apenas do setor responsável por essa tarefa, mas da indústria como um todo. Acompanhe.

Por que é tão importante realizar a gestão dos contratos

Antes de falarmos sobre os benefícios que a automatização de gestão de documentos traz, é preciso dar um passo atrás e entender os motivos que tornam esse trabalho tão essencial. Quando falamos em Indústria 4.0, é natural pensarmos em um cenário um tanto distópico, onde as máquinas assumem, inclusive, as tarefas estratégicas. Entretanto, esse ainda é um futuro bem distante e a atividade humana está longe de ser desnecessária.

Dito isso, é importante pontuar que a utilização de um software somente fornece um respaldo à atividade realizada pelos responsáveis. Acompanhar o ciclo de vida de um contrato não se resume apenas a ter ciência do prazo de expiração, mas é preciso, também, ficar atento às oscilações que podem ocorrer durante o tempo de acordo e pontos passíveis de multas.

Outras atividades que devem ser feitas durante a gestão são:

• contato direto com os setores envolvidos na tratativa (financeiro, manutenção etc.);
• garantir que as informações estejam disponíveis de forma fácil;
• realizar a armazenagem adequada dos documentos;
• conferir e registrar o cumprimento de cada cláusula;
• manter o documento atualizado.

Como você pôde ver, muitos detalhes precisam ser acompanhados para que a gestão de contratos seja eficiente. Sendo assim, o gerenciamento manual pode tomar muito tempo, além de estar mais suscetível a erros. 

As vantagens da automatização de gestão de contratos para a indústria

Uma das vantagens mais importantes da automatização de gestão de contratos, nem sempre pode ser mensurada. Estamos falando do diferencial competitivo que essa inovação oferece. Quando a empresa faz esse gerenciamento, certamente, é muito melhor vista por parceiros comerciais, sejam eles clientes ou fornecedores. Assim como o contrato firmado é sinônimo de seriedade entre as partes, mostrar eficiência na gestão deles demonstra interesse e profissionalismo sobre os acordos.

Abaixo, você confere outros benefícios trazidos pela inclusão da tecnologia na gestão dos contratos da sua indústria.

1. Eficiência

Não poderíamos deixar de mencionar o ganho na produtividade, uma vez que esse é um dos principais impactos da utilização da tecnologia. A revolução digital pela qual passamos não visa a exterminar postos de trabalho, mas, sim, fazer com que as pessoas dentro de uma organização assumam tarefas e responsabilidades mais estratégicas para o negócio.

Dessa forma, um colaborador que deveria se manter a par de todos os contratos vigentes da indústria, ao ter auxílio tecnológico, passa a se dedicar a questões mais relevantes para o crescimento, como a relação com fornecedores e clientes. A própria redação dessas trativas fica mais simples, pois há softwares que permitem a edição de partes únicas do contrato a partir de um modelo pronto. Poder inserir assinaturas digitais também facilita e agiliza o dia a dia dos responsáveis.

2. Segurança

Os dados presentes no contrato são informações sérias e que devem ter acesso restrito. Definitivamente, as formas de armazenagem física não são a maneira mais segura de manter o documento a salvo da interferência de terceiros. Ao utilizar um software para realizar esse trabalho, todos os documentos ficam salvos na nuvem, permitindo acesso por meio de identificação.

Na questão das assinaturas, elas são asseguradas por meio de criptografia e qualquer alteração realizada invalida a assinatura dos envolvidos. Dessa forma, a automatização de gestão de contratos permite assegurar a lisura dos acordos, além de possibilitar a centralização de todos os documentos em um só local.

3. Integração

Constantemente, aqui no Inovação Industrial, falamos a respeito de como a indústria 4.0 precisa, necessariamente, de uma maior integração entre os setores. Todas as facilidades disponíveis, seja no chão de fábrica, nas usinas, na lavoura ou nos processos gerenciais, só podem ser exploradas plenamente se há esse alinhamento que trata a empresa como um único organismo. Isso vale, também, para a automatização de gestão de contratos.

Para cada documento, existem vários setores que podem estar envolvidos, como citamos anteriormente. Um sistema que permita, eletronicamente, englobar todos aqueles que têm participação no acordo, aumenta as chances de que todos os detalhes sejam cumpridos, evitando multas e outras penalidades.

A automatização de gestão de contratos é apenas mais uma das formas que a Indústria 4.0 tem de levar mais eficiência e agilidade às empresas. Em um cenário cada vez mais acirrado, lidar com esses documentos exige cada vez mais atenção e seriedade. Continue acompanhando o Inovação Industrial para mais artigos sobre o mercado nacional e a Indústria 4.0.