Gestão de documentos na era digital: por que e como fazer?

Na sua indústria, quantos registros são gerados por dia? É comum pensarmos, imediatamente, nos contratos, mas não nos referimos apenas às formalizações com clientes e outros parceiros comerciais. Manuais de procedimento, relatórios de inspeção, desenhos mecânicos, certificações e tudo aquilo que contém dados relevantes para o negócio deve ser monitorado de perto. Claro, a gestão de documentos não é nenhuma novidade, mas a chegada da Indústria 4.0 mostrou que essa administração precisa ser revista. 

Manter as informações à disposição, de forma fácil, para todos os interessados é apenas um dos benefícios de realizar esse controle com o auxílio da tecnologia. As automações, que todos os segmentos industriais têm visto de perto, chegaram, também, aos processos gerenciais. Até porque, com um cenário cada vez mais competitivo, é fundamental que os setores estejam alinhados às transformações, do chão de fábrica ao RH.

Entretanto, muitos ainda têm dúvidas sobre como fazer a gestão de documentos de forma simples e eficiente. Vale lembrar que os softwares são apenas facilitadores do trabalho humano. Sendo assim, é preciso que seja organizada uma estrutura e o fluxo de operação antes mesmo de adquirir quaisquer ferramentas. Neste artigo, vamos mostrar como e por que se dedicar a essa tarefa. Acompanhe.

Por que fazer: as vantagens de uma gestão de documentos eficaz

O grande objetivo de realizar esse gerenciamento, é manter o histórico documental da empresa, fazendo com que as informações contidas neles se tornem relevantes para a estratégia do negócio. Por outro lado, esse cuidado traz consigo vantagens relevantes para todos os envolvidos na indústria. 

A agilidade na busca pelas informações é uma delas. Um levantamento da consultoria McKinsey mostrou que os colaboradores perdem, diariamente, 1,8 horas apenas procurando documentos. Isso sem falar que, por não encontrarem as versões antigas, muitos se dedicam a recriar os arquivos perdidos. Esse tempo, certamente, poderia ser usado em atividades mais estratégicas, como o relacionamento com clientes e fornecedores. Essa otimização, por sua vez, é apenas uma das vantagens da gestão de documentos. Confira outras três, a seguir.

Redução de custos

Com o correto acompanhamento dos documentos diminui-se o risco de não cumprimento de cláusulas, que pode levar a multas. As despesas com cópias e impressões também são reduzidas quando se escolhe a digitalização do acervo. 

Ao se optar pela Gestão Eletrônica de Documentos (GED), também reduz-se os custos de manutenção de espaço físico. O fato de manter tudo salvo em um único local, com um software de gestão, tende a diminuir essa necessidade em 60%.

Segurança

Com o uso de GED, é possível fazer backups de todos os arquivos. Além disso, os responsáveis podem determinar camadas de acesso diferentes, permitindo que informações sensíveis fiquem ao alcance apenas de colaboradores específicos.

Na questão das assinaturas, elas são asseguradas por meio de criptografia e qualquer alteração realizada invalida o reconhecimento do documento. Dessa forma, a automatização de gestão de contratos permite garantir a lisura dos acordos, além de possibilitar a centralização de todos os arquivos em um só local.

Cumprimento de prazos e aspectos legais

Para controlar a produção em uma indústria, diversos procedimentos e protocolos são realizados. Como exemplo, podemos citar os planos de manutenção preventiva. Neles, constam datas de revisões, troca de óleo, relação de insumos que devem ser utilizados e uma série de outras informações. Assim, ter fácil acesso aos materiais referentes às rotinas ajuda os gestores a manter o calendário em dia.

Há também o fato de todos os contratos e outras tratativas disporem de cláusulas legais que implicam em multas. Definitivamente, o não acompanhamento rígido desses arquivos pode acarretar prejuízos para o negócio ― sem contar na credibilidade da empresa, que é afetada nas suas relações com clientes e fornecedores.

Como fazer: o que considerar na hora de implementar a gestão de documentos

A inserção da tecnologia no dia a dia dos colaboradores e gestores vai além da simples contratação de uma ferramenta. É preciso que uma verdadeira mudança de mentalidade acompanhe essa implantação ― ou ela corre o risco de se tornar apenas um investimento em vão. Por esse motivo, é preciso instituir algumas ações que a acompanhem. Veja algumas delas logo abaixo.

Treinamento

O treinamento é um pilar de sustentação de toda e qualquer mudança que se deseja implementar. Além de ambientar todos os envolvidos no processo às novas ferramentas, essa etapa tem participação fundamental em outro quesito: a segurança das informações. De acordo com o presidente da empresa de segurança Unisys, desde o início da pandemia de coronavírus, em março de 2020, houve um aumento de 400% nos ataques cibernéticos no Brasil. Segundo ele, o deslocamento dos colaboradores para o home office, onde muitos passaram a utilizar equipamentos pessoais para o trabalho, facilitou esse tipo de investida.

Determine padrões

Os especialistas em gestão de documentos recomendam que esse trabalho englobe 3 níveis:

• 1º: materiais que devem ser arquivados em papel, no formato físico ― contratos e documentos com assinaturas, por exemplo;
• 2º: tabelas, fichas de cadastro, pesquisas, relatórios e outros arquivos volumosos, que precisam estar disponíveis eletronicamente para consulta rotineira;
• 3º: cópias daqueles que não têm necessidade de ser armazenados após o uso.

Para a organização geral, invista na criação de tabelas e listas, com o nome dos arquivos e outras informações importantes para indexação. Caso você ainda precise lidar com muitos documentos físicos, é importante prever um local adequado para a centralização desse armazenamento.

Crie uma política para o uso dos documentos

Garantir a padronização, não só da forma dos documentos, mas, também, do uso é essencial para que a gestão dê resultados efetivos. Estabelecer boas práticas de segurança, determinar quais funcionários podem acessar os arquivos e como organizá-los é uma maneira de ter mais controle sobre os dados e sua circulação.

Para isso, é preciso começar mapeando as necessidades dos setores e dos colaboradores. Dessa forma, a política de uso deve ser um documento breve e claro, de fácil compreensão por parte dos interessados.

É claro que essas são apenas algumas dicas do que todo gestor deve seguir quando deseja realizar uma gestão de documentos eficaz. Uma mudança dessa magnitude, que impacta diretamente no dia a dia de todos as áreas da indústria, é complexa e exige muito estudo, especialmente, no que diz respeito aos objetivos do negócio. Agora que você já sabe por que e como realizar a gestão de documentos, continue sua leitura com o material Guia de Negociação: como fazer bons negócios na indústria. Nele, você aprenderá a reconhecer os perfis e tipos de negociação mais comuns, técnicas de persuasão e dicas para fazer das suas trativas a porta de entrada para relacionamentos longos e produtivos. Boa leitura!