Como a tecnologia na indústria ajuda a área de compras a gerir contratos e fornecedores

Aqui no Inovação Industrial, o cenário 4.0 está em constante evidência. Sempre vistas dos seus mais diferentes ângulos, da manutenção dos ativos às atividades de gestão, as tecnologias envolvidas na indústria são um dos grandes focos do Portal, uma iniciativa da PETRONAS Lubricants Internacional.

O processo de compras, também, tem lugar de destaque. Afinal, a Indústria 4.0 não se resume às inovações no chão de fábrica e a área de suprimentos precisa acompanhar esse novo ritmo. Muito mais conectadas, mensuráveis e estratégicas, as aquisições, agora, são encaradas como oportunidades de saving e geração de valor.

Incluir a tecnologia no fluxo de compras traz mais agilidade, assertividade e controle sobre os processos. E a PETRONAS é um grande exemplo nesse sentido. Vendo a necessidade de automatizar boa parte do trabalho operacional que envolve a área, a empresa buscou uma parceria que pudesse sanar esse gargalo. Foi quando a Nimbi, desenvolvedora de soluções para o gerenciamento da cadeia de suprimentos, entrou em ação.

Para este artigo, conversamos com o Diretor de Compras da PETRONAS nas Américas, Adilson Tunes de Souza Mello. No bate-papo, que você confere a seguir, ele comenta sobre a posição estratégica da área de compras para a empresa, quais os desafios e, claro, como a tecnologia da Nimbi impulsionou o setor de suprimentos. Acompanhe!

Entenda mais sobre os desafios da área de compras da PETRONAS

Fundada em 2008, a PETRONAS Lubricants International fabrica e comercializa uma linha completa de lubrificantes automotivos e industriais de alta qualidade, em mais de 100 mercados ao redor do mundo. Com sede em Kuala Lumpur, na Malásia, a PLI tem mais de 30 instalações em 27 países, todos eles gerenciados por meio de núcleos regionais, na capital da Malásia, Pequim, Turim, Contagem, Chicago e Durban.

No Brasil, além do núcleo brasileiro, a PETRONAS conta com o Centro de Pesquisa e Tecnologia em Contagem, junto à fábrica em Minas Gerais. Também presta atendimento em todos os estados do país: no Centro-Oeste, Norte e parte do Sudeste por meio da matriz. Para o Nordeste, o Centro de Distribuição em Pernambuco cobre a região e outro em Curitiba, para abastecimento do Sul.

Assim como qualquer empresa, além de ser fornecedora para grandes clientes, a PETRONAS também está do outro lado da relação quando o assunto são os próprios insumos. Afinal, para manter as atividades é preciso adquirir embalagens, materiais de escritório, limpeza e uma série de outros indiretos.

Aqui, vale destacar a divisão entre os fornecedores mencionada por Adilson Mello: “Existem os fornecedores de materiais diretos, aqueles que compõem a estrutura do nosso produto, como óleos básicos e aditivos, principalmente. Esse grupo de fornecedores é responsável, hoje, por mais de 90% do custo final, e os indiretos, como o próprio nome diz, são suporte na fabricação e comercialização, mas não têm impacto no valor agregado das graxas e lubrificantes”.

Fornecedores de indiretos: quais as características desses parceiros?

Se você atua na indústria, está claro para você que as compras de diretos devem ser prioridade, certo? Afinal, ali estão os materiais que fazem parte do core business e são responsáveis diretos pelo valor que é entregue ao cliente final. Entretanto, no dia a dia, a aquisição de indiretos tem o poder de rivalizar com a atenção dada às matérias-primas e maquinários.

Porém, as transações são bem diferentes entre esses dois grupos de parceiros. No caso daqueles que provêm os indiretos, o mercado conta com uma vasta gama de fornecedores independentes. Estes, geralmente, são selecionados por meio de concorrências abertas e assumem contratos de médio ou longo prazo, visando a economia em escala.

Independente das particularidades, a PETRONAS avalia quatro fatores que qualificam um fornecedor, seja ele de diretos ou de indiretos. São eles:

• exercer, de forma clara, Politicas de Qualidade, Segurança e Meio Ambiente;
• capacidade de produção e recursos financeiros para atender às demandas;
• contar com uma política transparente em relação à ética nos negócios;
• competência técnica para oferecer produtos e serviços.

Acontece que a busca por esses fornecedores, sua gestão e avaliação, bem como o acompanhamento dos contratos, demanda muito tempo e esforço do time de compras. Portanto, um dos principais desafios era desafogar a equipe de suprimentos e automatizar boa parte das tarefas operacionais que envolvem a negociação de indiretos.

Como a PETRONAS otimizou a gestão de documentos e fornecedores de indiretos com auxílio da tecnologia

Por ser uma empresa que investe pesado na tecnologia dos seus produtos, a PETRONAS sempre esteve de olho nas inovações voltadas à gestão. Antes da parceria com a Nimbi, outra plataforma era utilizada. Porém, quando o sistema ERP foi implementado, ela caiu em desuso. Afinal, por meio dele era possível acompanhar, de alguma forma, o processo de compras.

Mas Adilson menciona algo importante: “esse é, na verdade, um sistema de gestão bastante focado no que acontece internamente. Quando não se tem uma solução exclusiva para compras que converse rapidamente com o mercado, perde-se muito: visibilidade, acesso às tendências, novos parceiros, enfim, muitas chances de otimização. Como somos uma empresa inserida na Indústria 4.0 tínhamos uma inquietação muito grande em melhorar nossa área de suprimentos, torná-la mais eficiente e estratégica para a empresa. E isso só é possível por meio da digitalização de processos”.

Detectado isso, todo o time global da PETRONAS foi escalado para buscar uma nova tecnologia de e-procurement, que atendesse a essa demanda. “Além de se mostrar bastante adequada à nossa necessidade, a plataforma da Nimbi teve um grande diferencial: o custo. Isso porque, como opera na nuvem, não há necessidade de estar alocada na empresa. E, ainda, é possível integrá-la ao ERP. Estamos na fase final desse trabalho e, então, os sistemas estarão conectados”, comenta Adílson.

Junto à integração, acontece o treinamento das mais diversas áreas que usarão o sistema. Isso porque, assim que isso for finalizado, as requisições serão feitas, exclusivamente, via Nimbi.

Gestão de documentos: como a Nimbi desafogou o time de compras da PETRONAS

“Todos os fornecedores que constam na base da PETRONAS passam por uma seleção rigorosa em termos de análise de qualificação. Dependendo do item negociado, diferentes documentos são exigidos para comprovar a aptidão e legalidade do parceiro junto aos órgãos regulamentadores. Antes da Nimbi, tudo isso era gerido de maneira bastante manual, por meio de planilhas alimentadas pelos compradores”, explica o Diretor de Compras da empresa.

Isso significa que, mês a mês, era preciso conferir os documentos em busca de alguma inconformidade. Afinal, é de interesse da PETRONAS que todos se mantenham em dia com licenças e em conformidade com o compliance. “Com um dos módulos disponibilizados pela Nimbi, o Certifica, a gestão de contratos foi automatizada. Ele atua desde o princípio do processo de compra, justamente, a pré-qualificação. Nosso trabalho foi definir os parâmetros e nutrir o sistema com essas informações. Hoje, já temos quase 100% dos nossos fornecedores homologados pela plataforma e isso facilitou muito o nosso dia a dia. Atuamos, basicamente, como auditores, apenas selecionando amostras para conferir se tudo está conforme o planejado”, completa Adílson.

Por meio dos alertas, os fornecedores e gestores da carteira são avisados automaticamente acerca dos documentos. Dessa forma, os compradores podem deixar essa gestão a cargo da tecnologia e se dedicarem a tarefas muito mais importantes e estratégicas.

Para saber mais detalhes sobre a plataforma desenvolvida pela Nimbi, acesse o site. E para se manter por dentro das novidades do cenário industrial, continue acompanhando o Portal e inscreva-se no nosso canal no Telegram.