Compliance em compras: os cuidados e medidas necessários para o cumprimento das regras

É difícil pensar em eficiência operacional na indústria sem considerar um processo de aquisições devidamente estruturado, capaz de sustentá-la. Nesse contexto, o compliance em compras desponta como um fator determinante para transações que têm as garantias necessárias.

Como é um assunto de grande relevância em muitas organizações, preparamos este artigo. Durante a leitura, você entenderá a relação entre o setor de compras e o compliance. Além disso, mostraremos quais medidas precisam ser seguidas a fim de assegurar o cumprimento das regras. Aproveite o conteúdo!

Afinal, o que é compliance em compras?

Para tratar o tema com a profundidade que ele requer, conversamos com dois especialistas em compras e compliance:

• Kelly Cristina Reis Ferreira, que é formada em Administração, pós-graduada em gestão empresarial e atua como analista de suprimentos;
• Carlos Eduardo Furtado Mosqueira, que é executivo de suprimentos e tem formação em Engenharia Mecânica.

“De forma resumida, compliance nada mais é do que estar alinhado às normas, controles externos e internos, políticas e diretrizes estabelecidas para o negócio. Ele garante que a empresa aja em sintonia com as regras”, explica Kelly.

O compliance em compras, por sua vez, consiste em “tentar disseminar a cultura ética, tanto em relação aos compradores quanto aos processos associados. Ou seja, é um conjunto de esforços para deixar tudo claro e transparente ao atuar no mercado, seja ao respeitar as leis, seja ao inibir fraudes e proteger processos”, pontua Carlos.

Um processo de compras precisa de transparência e deve ser documentado do início ao fim, em comum acordo com o que é esperado de cada integrante. Dessa forma, é possível cumprir o esperado e seguir os níveis de aprovação em todas as hierarquias da empresa.

Por que é tão importante ter compliance no setor de compras?

Em primeiro lugar, quando uma atividade é executada com o máximo de transparência, fica mais fácil sustentar uma imagem correta do trabalho da empresa perante fornecedores, concorrentes e clientes.

Na área de compras, é preciso firmar questões de compliance nos contratos, principalmente. Todos os contratos pode ser redigidos com cláusulas que tenham esse propósito — anticorrupção, antissuborno etc. — e apresentar um código de ética anexado.

Há, ainda, políticas que vedam o recebimento de brindes ou presentes por parte dos compradores que estão em negociações com as empresas. Essas medidas são tomadas com o intuito de inibir qualquer tipo de entrada ou atividade suspeita. São barreiras para deixar o processo cada vez mais transparente e profissional. Isso porque é recomendável evitar interferências pessoais no ambiente empresarial.

Portanto, o compliance em compras cumpre a importante missão de fazer com que a organização tome decisões que estejam acordo com as regras e legislações vigentes. Assim, qualquer opção distante desse cenário é prontamente descartada, sem causar prejuízos financeiros ou estruturais para a companhia.

Quais medidas são necessárias para garantir o cumprimento das regras?

“Além de implementar cláusulas específicas nos contratos de compras, a empresa também precisa ter um código de ética claro e disponível para todos os colaboradores”, recomenda Kelly. “A criação de um departamento especializado ou a contratação de um profissional que possa cuidar dessas questões é imprescindível. Os treinamentos e a transformação organizacional são extremamente bem-vindos”, complementa.

“A elaboração de documentos internos é o primeiro passo para exercer um controle efetivo desses fatores”, indica Carlos. “Um apoio forte vindo do núcleo diretivo faz toda a diferença”, pontua o executivo.

A partir da disseminação de uma cultura anticorrupção, voltada à transparência, as organizações começam a criar canais de comunicação internos. Esse tipo de veículo permite que existam denúncias de condutas inadequadas. Dessa forma, há como escutá-las e apurá-las.

A política que veda presentes, mencionada no tópico anterior, pode ser inserida nos contratos dos fornecedores. Sendo assim, já fica clara a intenção de não proporcionar nenhum favorecimento aos envolvidos em uma negociação. No fim do ano, você poderá fazer um levantamento de todos os fornecedores e enviar uma carta reforçando a política — isso é uma maneira eficaz de inibir práticas indesejadas.

“Se a empresa já tem a cultura disseminada e é reconhecida como uma instituição séria, torna-se difícil alguém ter a coragem de oferecer qualquer suborno”, ressalta Carlos. Como resultado, conflitos são evitados e riscos, reduzidos.

Para Kelly, “o ideal é eliminar completamente a sensação de que alguém está devendo algum favor. Para isso, é necessário determinar regras claras para que vínculos estranhos não sejam desenvolvidos”. Um dos instrumentos mais adequados para essa finalidade são as auditorias na área de compras. Tanto as internas quanto as externas são úteis para verificar se processos, procedimentos e documentos estão sendo respeitados.

Quais benefícios que a boa aplicação do compliance em compras pode trazer?

De acordo com Carlos, “o compliance em compras vira uma importante ferramenta para corporações que buscam mercados externos, já que organizações estrangeiras levam isso em conta”. Afinal, quando uma empresa está bem alinhada e as pessoas se engajam, isso cria credibilidade no mercado e segurança para os profissionais, melhorando a reputação e até a captação de recursos. Por consequência, os níveis de governança corporativa e os indicadores de desempenho em compras tendem a melhorar.

São muitas as dificuldades envolvidas?

Sim — há uma série de obstáculos, mas eles podem ser superados com planejamento e preparação. “Várias pessoas estão habituadas a tratar determinadas atividades de um jeito. Em virtude disso, o compliance deve estar vinculado à mudança de cultura”, aponta Kelly.

Carlos também chama atenção para esse ponto. “A estrutura organizacional precisa ser preparada, porque se trata de algo novo, que pode espantar os que ainda não conhecem o assunto”. A transparência nesse e em outros setores é necessária até mesmo para as empresas de pequeno porte.  Não controlar a relação com distribuidores e deixar de gerir os contratos de compras pode ser bem prejudicial, gerando desvantagens como:

• falta de transparência;
• negócios comprometidos;
• excesso de questões judiciais e multas;
• parcerias prejudiciais;
• entre outras.

Como você pôde ver, ter boas políticas de compliance em compras é fundamental para que sua empresa se mantenha distante de uma série de riscos. Assim, há como garantir a transparência e a melhoria dos resultados.

Se você gostou do texto, aproveite para assinar nossa newsletter gratuita e receba outros conteúdos como esse em seu e-mail!