Em muitos casos, o processo de compras na indústria é bastante burocrático e demorado. Mas isso tem uma razão de ser: os requisitos que precisam ser cumpridos a fim de se garantir um padrão mínimo de qualidade. Pois é nesse contexto que surgem o Request for Proposal (RFP) e o Request for Quotation (RFQ).
O RFP e o RFQ são documentos de suma importância para o processo, munindo os compradores com aspectos básicos para otimizar a rotina da formalização de pedidos. Ficam, assim, tanto dentro dos requisitos técnicos da área industrial quanto do padrão das ordens de compra. Quer saber mais sobre o assunto? Então continue a leitura!
O que é o Request for Proposal?
A solicitação de proposta é um documento voltado para detalhar as informações sobre os produtos e serviços a serem adquiridos de fornecedores. O RFP determina quais são os requisitos específicos que precisam ser atendidos no momento de realizar uma oferta e como a empresa vai analisar todas as propostas recebidas.
Ainda que o tempo gasto nessa atividade seja grande, o esforço empregado para a criação de um RFP definitivamente vale a pena tanto para a empresa como para os fornecedores. Podemos citar entre os principais benefícios oferecidos:
- a descrição detalhada das necessidades;
- o recebimento de propostas mais competitivas;
- a possibilidade de divulgação para vários fornecedores;
- a descrição de benefícios e riscos, garantindo que apenas fornecedores empenhados participem da concorrência;
- a formalização dos níveis de serviço esperados;
- o estabelecimento de um padrão na análise das propostas enviadas pelos fornecedores.
E o que é Request for Quotation?
Já a solicitação de cotação é um documento criado com o objetivo de obter informações detalhadas sobre os preços dos produtos. De forma bem detalhada, o RFQ descreve as especificações exigidas pela empresa.
Enquanto a RFP oferece maior flexibilidade para que os fornecedores ofereçam soluções alternativas para as demandas, a RFQ não permite tamanha criatividade. Nesse caso, os parceiros de negócio têm que oferecer os produtos ou prestar os serviços com base nas especificações previamente determinadas.
Algumas vezes, esse documento contém uma tabela que traz a lista dos requisitos para atendimento. Os fornecedores devem preenchê-la, informando sobre sua capacidade de cumprir cada um dos critérios.
Como homologar fornecedores corretamente?
Basicamente, o processo de homologação consiste na qualificação dos fornecedores. A intenção é garantir que algumas condições estabelecidas no contrato sejam efetivamente cumpridas. Para isso, existem alguns aspectos que não podem ser ignorados. Entenda!
Adequação à demanda
Tanto no RFP quanto no RFQ, é preciso registrar de forma clara o que é necessário para garantir o fornecimento esperado. O parceiro de negócios precisa, assim, atender ou se adequar às demandas em vez de fazer com que sua empresa se ajuste às ofertas.
Capacidade de atendimento e escalabilidade
A capacidade de atendimento está intimamente ligada à capacidade produtiva, à proximidade física, ao suporte oferecido e ao conhecimento de mercado. Trata-se de um critério essencial para garantir que não existirão falhas no abastecimento.
Já a escalabilidade está ligada à possibilidade de conseguir lidar com um aumento repentino na demanda sem prejudicar a qualidade dos produtos e serviços ou os prazos acordados em contrato.
Especificações técnicas
Outro ponto importante que deve ser analisado é se os produtos oferecidos pelo fornecedor em questão atendem às especificações mínimas exigidas pela empresa.
Para realizar esse tipo de avaliação, vale a pena solicitar algumas amostras para os times de qualidade, engenharia e manutenção analisarem, checando se estão mesmo dentro dos requisitos.
Entre os critérios que podem ser estabelecidos estão:
- a oferta de apoio técnico;
- o nível de atualização dos compradores a respeito do status do pedido;
- as regularidades fiscais;
- a saúde financeira;
- as qualificações técnicas, como a existência de uma certificação ISO.
Vale lembrar que os critérios adotados podem variar de acordo com as características da empresa, o tipo de mercado no qual ela atua, o impacto nos custos, entre outras possibilidades. Dependendo da situação, essa análise deve ser refinada.
Como esses documentos são elaborados?
A elaboração dos documentos vai depender das necessidades da empresa e do nível de detalhamento que se deseja alcançar. Genericamente, porém, podemos citar alguns pontos que não podem ser negligenciados.
Request for Proposal
Nesse documento, é importante descrever questões como:
- escopo dos produtos;
- definição do modelo de gestão — processo de pré-qualificação, procedimento para envio de perguntas e respostas, formatos de reuniões, entre outros;
- definição do formato de apresentação das informações;
- determinação dos requisitos técnicos mínimos a que os produtos devem obedecer;
- definição do gerenciamento dos requisitos da RFP;
- prazos para envio;
- premissas (requisitos necessários) e restrições (o que restringe a contratação);
- responsabilidades de cada envolvido;
- nível de serviço esperado;
- modelo que deve ser usado para envio dos orçamentos;
- modelo de gestão dos fornecedores;
- termos e condições.
Lembrando que, nesse modelo de documento, é ideal que sejam registrados os requisitos mínimos para que um fornecedor se qualifique a fazer uma proposta de fornecimento para a empresa.
Quanto maior for o nível de detalhe, mais burocrático será o processo, mas, por outro lado, maiores serão as chances de encontrar um parceiro realmente alinhado com as necessidades do negócio.
Request for Quotation
Agora vamos aos pontos necessários para a elaboração de uma solicitação de cotação eficaz. São eles:
- especificação dos produtos e preços — inclusive questões relacionadas a isso, como desconto por volume;
- detalhamento do que se espera dos produtos e serviços;
- detalhes sobre as entregas que não foram descritos no RFP;
- foco nas informações que realmente agregam valor à decisão;
- fornecimento de prazo adequado para o fornecedor responder ao RFQ — lembrando que o tempo necessário será maior ou menor de acordo com a complexidade do contrato.
Como você viu, o Request for Proposal e o Request for Quotation são documentos que buscam nortear o trabalho do comprador, otimizando o processo de concorrência de fornecedores ao mesmo tempo em que padroniza as negociações e detalha as especificações dos produtos e os tipos de serviço esperados pela empresa. Assim, os resultados são mais precisos e a contratação acontece com mais eficiência.
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