Veja como otimizar o planejamento de compras da sua indústria

O cotidiano produtivo de uma indústria é altamente complexo, exigindo a colaboração e eficiência de várias pessoas, processos e acordos. Por conta disso, dedicamos este texto a um tema fundamental para a saúde financeira desse setor: o planejamento de compras.

Com este material, temos o objetivo de aprimorar a sua gestão de suprimentos, explicando a importância dessa prática gerencial e como implementá-la na realidade da sua empresa em apenas 8 etapas. Portanto, não perca tempo e acompanhe!

O conceito do planejamento de compras

De certa forma, a manutenção industrial e a área de compras são os departamentos mais importantes para a produtividade operacional de uma indústria. Afinal de contas, é função desses setores garantir condições funcionais ao maquinário, seja na preservação da sua vida útil ou no abastecimento de insumos para o trabalho dos equipamentos.

É nesse segundo ponto que o planejamento de compras demonstra sua colaboração, impedindo que a indústria tenha prejuízos operacionais, como pausas na produção por falta de produtos lubrificantes ou perda de lotes por conta de alguma contaminação ou irregularidade.

Para tanto, o planejamento é uma prática que se debruça sobre os principais detalhes na relação com os fornecedores e com a própria indústria. Isso porque ela possibilita identificar os melhores produtos para a operação, controlando, assim, o estoque, minimizando desperdícios e cortando custos.

A importância do planejamento de compras

Sendo assim, o planejamento oferece duas vantagens iniciais, possibilitando o saving em compras e trabalhando diretamente para reduzir o lead time. Com a soma desses pontos, a operação percebe um aumento tanto na produtividade como nas margens de faturamento, já que ambos os critérios estão fortemente relacionados.

As 8 etapas de otimização do planejamento de compras

Para que você conquiste os benefícios dessa prática, condensamos todos os conceitos do planejamento em 8 passos, agilizando os seus processos e facilitando o compliance em compras. Dê uma olhada!

1. Listar demandas

Todo planejamento é motivado por uma estratégia de antecipação, em que se tenta estipular as necessidades e obstáculos futuros para o alcance de um objetivo. O mesmo acontece no planejamento de compras, mas aqui é fundamental que o gerente de suprimento estude todas as demandas sob sua responsabilidade.

Para isso, se organizam listas dos equipamentos, níveis de consumo e demais informações. Com isso, o gestor pode elaborar estimativas, determinando as quantidades e itens necessários para garantir a operacionalidade da linha de produção — ajustando esses volumes, conforme a própria demanda produtiva.

2. Definir períodos

Os intervalos são importantes para garantir a organização dos processos. Assim, o profissional responsável pelas compras não precisa lidar com essa questão todos os dias. Para além disso, é importante que esse colaborador concentre seus esforços em estudar as quantidades e necessidades da indústria, e não ser apenas um intermediário das compras.

Por isso, um bom planejamento considera algumas “janelas de compra”, períodos dentro de um mês ou semana em que a indústria faz a reposição de seu estoque, comprando tudo que é necessário para outro ciclo de produtividade. Naturalmente, esse intervalo pode variar conforme o tipo e volatilidade da sua produção.

3. Determinar orçamento

Negociar sem um orçamento é o mesmo que trabalhar sem parâmetros. Com as informações absorvidas pelas etapas anteriores já é possível estipular um orçamento periódico — conforme os intervalos das compras. Esse orçamento deve considerar todas as necessidades operacionais do setor.

Por conta disso, também é importante que o gerente de suprimentos tenha uma comunicação transparente e rápida com o departamento financeiro, garantindo que esses valores sejam considerados no planejamento de custos e providenciados a tempo de realizar as aquisições — sem gerar atrasos, prejuízos ou ociosidades.

4. Orçar as mercadorias

Já aqui, temos a etapa da negociação em si, em que o setor deve interagir com os fornecedores em busca de especificações, preços, condições, prazos e informações afins. Como mencionamos na segunda etapa, a definição de períodos espaçados ocasiona compras de maior volume.

Nessa posição, a sua indústria pode conseguir preços melhores, que tendem a contribuir com a economia do caixa a longo prazo. Além disso, a fase de orçamento também deve considerar as compras espaçadas, calculando os juros de parcelamentos e analisando os prazos de entrega.

5. Qualificar os fornecedores

Embora seja negligenciada por alguns gestores, essa é uma etapa fundamental para a consistência da sua operação. Afinal, toda grande indústria conta com a assistência de bons fornecedores, que compartilham da mesma filosofia de competência, ética, pontualidade e transparência.

No entanto, essas qualidades não fazem parte de todos os fornecedores do mercado. Por isso, é natural que você transite entre várias alternativas durante sua gestão — reconhecendo que algumas dessas parcerias não serão produtivas, por conta de um suporte ruim, incongruência de preços e cobranças, produto de baixa qualidade e situações afins.

Nesse sentido, o que realmente importa é que você mantenha um registro minucioso de todas essas interações, qualificando os fornecedores e identificando, a médio e longo prazo, quais são as empresas mais confiáveis para ajudar na sua operação. Mas logicamente, você não precisa fazer tudo sozinho.

Boa parte da construção de experiência se dá ao aprender com os erros alheios. Por conta disso, é interessante considerar comentários de pessoas importantes no seu segmento, evitando fornecedores que tenham má reputação e baixa confiabilidade.

6. Conferir o recebimento

Então, para além do pedido, chega o momento em que o gestor acompanha o desembarque da mercadoria em seu pátio. Inclusive, vale notar que essa é uma etapa complementar à qualificação dos fornecedores, sendo uma oportunidade de avaliar a qualidade e proteção do carregamento.

De certa forma, a conferência do recebimento é bastante simples, exigindo a verificação de apenas três pontos:

• a correspondência entre o pedido e o que foi recebido;
• a correspondência entre a ordem de compra e a nota fiscal;
• e a condição das mercadorias, evitando que se descarreguem produtos danificados.

7. Otimizar a gestão de estoque

Essa é uma etapa que tende a variar conforme a sua estratégia e infraestrutura. Por exemplo, caso você conte com um sistema de Business Intelligence, bastará registrar a entrada e a quantidade dos produtos na plataforma, cadastrando os insumos com etiquetas ou sensores codificados.

Seja como for, o importante é que as mercadorias sejam tabuladas no inventário da indústria tão logo estiverem no pátio, eliminando qualquer oportunidade para “furos” na contabilidade do estoque, com produtos faltando ou sobrando por conta de um controle mal realizado.

8. Capacitar a equipe

Por último e não menos importante, a estratégia que possibilita a escalabilidade do negócio. Em indústrias menores, é comum que o próprio gerente de suprimentos realize todas essas etapas. No entanto, quanto maior a operação, maior sua complexidade.

Por esse motivo, é fundamental que o gestor capacite o time de colaboradores, principalmente em etapas mais operacionais, como a conferência do recebimento e a interação com o sistema de gestão do estoque, garantindo que as mercadorias sejam recebidas, registradas e manuseadas com o devido controle e acompanhamento.

Como resultado, a implementação de todas essas etapas tende a apresentar melhorias nos indicadores de desempenho de compras. São medidas que propiciam o sucesso da operação em se tornar mais econômica, sustentável e eficiente, eliminando erros, desperdícios, negligências e parcerias malsucedidas.

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