Relatório de custos de manutenção: como fazer e o que incluir?

O controle dos recursos de uma indústria é importante para todos os segmentos. Entretanto, em alguns, é uma atitude vital para o negócio. O setor sucroalcooleiro é um bom exemplo. Com o preço da mercadoria sendo regulado por fatores externos, todos os esforços devem estar voltados à economia durante a produção. Nesse sentido, o relatório de custos de manutenção tem papel fundamental. Afinal, é nele que estarão elencados todos os gastos, sejam eles fixos ou indiretos, para que os líderes possam apoiar a tomada de decisão.

Esse, claro, não é um documento simples, visto a complexidade de uma indústria. Empresas sucroalcooleiras, ainda, têm outro desafio, visto que existem duas etapas, a canavieira e a industrial. Dessa forma, é natural que os gestores tenham dúvidas do que, de fato, deve constar no relatório de custos de manutenção.

Para auxiliar nessa questão, elaboramos este artigo, onde você encontrará as informações mais importantes para esse relatório. Além disso, conversamos com o especialista técnico da PETRONAS, Murilo Melo, para entender como o Total Cost of Ownership (TCO), realizado pela assistência técnica em lubrificação, pode complementar esse trabalho e auxiliar na redução de custos de manutenção desse segmento. Acompanhe!

4 pontos fundamentais para fazer um relatório de custos de manutenção

Nem sempre, cortar despesas é a melhor solução. Por outro lado, buscar a redução a qualquer custo pode ser igualmente prejudicial para o negócio. Com a chegada da Indústria 4.0, empresas de todos os portes, agora, precisam deixar o feeling dos gestores de lado e embasar as decisões em dados concretos. E, para isso, ter em mãos um relatório de custos de manutenção, ajuda a ter a visão exata da saúde financeira e expor os gargalos que possam estar ocorrendo.

Mas, antes de continuarmos, é preciso salientar que as informações a seguir são aquelas consideradas imprescindíveis. Com toda a variedade de máquinas e particularidades de cada indústria, é impossível fornecer um modelo pronto e definitivo para usar no seu negócio ― inclusive, desconfie de quem lhe prometer isso!

1. Levante todos os processos: a manutenção, embora seja uma área própria, está presente em quase todos os setores da companhia. Desde o acompanhamento da chegada dos insumos, peças e máquinas no estoque, até o alinhamento das necessidades de produção ao orçamento da empresa, é preciso que tudo seja mapeado.
2. Registre as interferências produtivas: paradas não programadas, falta de profissionais ou perda de materiais devem ser incluídos aqui. Angariando esses dados, é possível traçar um plano eficaz se essas situações ocorrerem novamente. No caso da quebra de uma máquina, por exemplo, é preciso saber, também, tudo que envolveu o conserto ― tempo demandado de serviço, ferramentas utilizadas, fornecedores envolvidos e peças utilizadas.
3. Documente todos os materiais: tudo que entra ou sai do parque deve ser rigorosamente acompanhado. Incluem-se, aqui, as peças, os insumos necessários para a produção ― como os lubrificantes ― e quaisquer outros materiais que façam parte do dia a dia das operações.
4. Equipe de trabalho: esse é um custo fixo, mas não deve ser observada apenas a folha de pagamento. Todos os serviços adicionais oferecidos precisam constar no relatório, incluindo, os treinamentos.

De maneira geral, esses são os pontos fundamentais de qualquer relatório de custos de manutenção. Para facilitar, divida-o em seções e, a partir disso, detalhe as operações que se enquadram em cada uma. 

Outra dúvida comum quando se fala na documentação dos processos é quanto ao uso de planilhas ou softwares. Em empresas de pequeno porte, é possível realizar um bom controle usando a primeira opção. Porém, nas maiores, a digitalização da gestão de documentos é recomendada, por permitir o compartilhamento de informações e a fácil mensuração dos dados. 

TCO: como a assistência técnica da PETRONAS auxilia na redução e controle dos custos de manutenção

Como mencionamos anteriormente, cada empresa tem suas particularidades. Por isso, a forma e conteúdo do relatório de custos de manutenção podem ser diferentes, mesmo entre negócios do mesmo segmento. Entretanto, uma coisa vale para todos: quanto mais completo for o documento, melhor a análise. O Total Cost Ownership (TCO) realizado pela equipe técnica da PETRONAS tem o objetivo de, justamente, oferecer informações completas e precisas sobre a lubrificação dos ativos.

O especialista técnico da PETRONAS, Murilo Melo, explica, em detalhes, o que é e como funciona esse trabalho. “O TCO tem a finalidade de encontrar o melhor produto para cada aplicação, sempre com foco na redução de gastos. A economia que buscamos pode acontecer tanto pela extensão da vida útil do óleo, que exigirá menos paradas para troca e, consequentemente, maior produtividade; como, também, a longo prazo, ao reduzir a depreciação das máquinas.”

Como os lubrificantes são um dos principais insumos de qualquer indústria, presente em quase todos os ativos, esse é um trabalho bastante minucioso. “O TCO é feito produto a produto. Cada aplicação requer um estudo próprio para definir o fluido mais adequado, aquele que garantirá melhor performance e que levará à economia”, complementa Melo.

A metodologia aplicada para chegar ao lubrificante ideal foi desenvolvida pela própria PETRONAS, a chamada LubTime. Nela, o óleo é monitorado de perto pela equipe de assistência técnica e analisado por engenheiros e cientistas no Centro de Pesquisa e Tecnologia, situado na cidade de Contagem (MG). 

“Após o período de testes ― que pode variar, dependendo do segmento do cliente e equipamento ― todos os pontos analisados e passíveis de mensuração são apresentados, sempre com valores. Assim, fica muito mais fácil visualizar o impacto de um bom lubrificante nos custos envolvidos na manutenção”, complementa o especialista da PETRONAS.  

Sendo assim, contar com fornecedores que realizem esse contato direto com o cliente, acompanhando o desempenho das ações e buscando alternativas mais coerentes com os objetivos do negócio, é fundamental para a redução de custos de qualquer setor industrial. No artigo Assistência técnica em lubrificação: saiba por que ela é fundamental! você confere os detalhes do trabalho desenvolvido pelos profissionais da PETRONAS.

Agora que você já sabe melhor a respeito do relatório de custos de manutenção, baixe, gratuitamente, o e-book Gestão da Manutenção Industrial: aprendendo a encontrar gargalos e gerar oportunidades e saiba como otimizar ainda mais o trabalho desse setor. Boa leitura!